Утвержден
постановлением акимата
Акмолинской области
от 19 августа 2019 года
№ А-8/391
Регламент государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок»
1. Общие положения
1. Государственная услуга «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» (далее — государственная услуга) оказывается государственными архивами области, районов, городов Кокшетау, Степногорск (далее — услугодатель).
Прием заявления и выдача результата оказания государственной услуги осуществляются через:
1) некоммерческое акционерное общество «Государственная корпорация «Правительство для граждан» (далее — Государственная корпорация);
2) веб-портал «электронного правительства» www.egov.kz (далее — портал).
2. Форма оказания государственной услуги: электронная (частично автоматизированная) и (или) бумажная.
3. Результат оказания государственной услуги — архивная справка о подтверждении сведений социально-правового характера по форме согласно приложению 50 к Формам документов, оформляемых (составляемых) при комплектовании, хранении, учете и использовании документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденным приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года № 62 (зарегистрировано в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 18392), либо копия архивного документа или архивная выписка по форме согласно приложению 51 к Формам, или ответ об отсутствии на хранении у услугодателя запрашиваемых сведений либо мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги, по основаниям, предусмотренным пунктом 10-1 стандарта государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок», утвержденного приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 17 апреля 2015 года № 138 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов № 11086).
Форма предоставления результата оказания государственной услуги — электронная или бумажная.
На портале результат оказания государственной услуги направляется в «личный кабинет» услугополучателя в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП) уполномоченного лица услугодателя.
В случае обращения через портал для получения результата оказания государственной услуги на бумажном носителе услугополучателю в «личный кабинет» направляется уведомление с указанием места и даты получения результата государственной услуги.
2. Описание порядка действий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги
4. Для получения государственной услуги услугополучатель предоставляет документы, указанные в пункте 9 Стандарта.
5. Содержание каждой процедуры (действия), входящей в состав процесса оказания государственной услуги, длительность его выполнения:
1) сотрудник канцелярии осуществляет прием документов и их регистрацию — 15 минут.
В случаях предоставления услугополучателем неполного пакета документов, указанных в пункте 9 Стандарта и (или) документов с истекшим сроком действия услугодатель отказывает в оказании государственной услуги;
2) руководитель услугодателя ознакамливается с корреспонденцией и определяет ответственного исполнителя для исполнения выдачи архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок — 1 час;
3) ответственный исполнитель осуществляет проверку документов и подготовку выдачи архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок о подтверждении либо ответа об отсутствии сведений социально-правового характера — 10 рабочих дней.
В случаях, когда для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, и (или) периода более чем за 5 лет услугодателем срок оказания государственной услуги продлевается не более чем на 30 календарных дней после истечения срока оказания государственной услуги с последующим уведомлением услугополучателя через Государственную корпорацию или портал о продлении срока в течение 2 рабочих дней.
При установлении недостоверности документов, предоставленных услугополучателем для получения государственной услуги, и (или) данных (сведений), содержащихся в них услугодатель отказывает в оказании государственной услуги;
4) руководитель подписывает выдачу архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок о подтверждении либо ответ об отсутствии сведений социально-правового характера, либо монивированный ответ об отказе — 1 час;
5) сотрудник канцелярии осуществляет выдачу архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок о подтверждении либо ответ об отсутствии сведений социально-правового характера, либо мотивированный ответ об отказе — 15 минут.
6. Результат процедуры (действия) по оказанию государственной услуги, который служит основанием для начала выполнения следующей процедуры (действия):
1) прием и регистрация документов;
2) ознакомление с корреспонденцией и определение ответственного исполнителя;
3) проверка документов и подготовка выдачи архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок о подтверждении либо ответа об отсутствии сведений социально-правового характера;
4) подписание выдачи архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок о подтверждении либо ответа об отсутствии сведений социально-правового характера;
5) осуществление выдачи архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок о подтверждении либо ответа об отсутствии сведений социально-правового характера.
3. Описание порядка взаимодействия с Государственной корпорацией и (или) иными услугодателями, а также порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги
7. Описание порядка обращения в Государственную корпорацию, длительность обработки запроса услугодателя:
процесс 1 — работник Государственной корпорации проверяет представленные документы, принимает, регистрирует заявление услугополучателя и выдает расписку о приеме документов с указанием даты и времени приема документов;
условие 1 — в случае представления услугополучателем неполного пакета документов, указанных в пункте 9 Стандарта, работник Государственной корпорации отказывает в приеме документов и выдает расписку об отказе в приеме документов по форме согласно приложению 2 к Стандарту;
процесс 2 — процедуры (действия) услугодателя, предусмотренные пунктом 5 настоящего регламента;
процесс 3 — работник Государственной корпорации в срок, указанный в расписке о приеме соответствующих документов, выдает услугополучателю готовый результат оказания государственной услуги.
При обращении в Государственную корпорацию, день приема документов не входит в срок оказания государственной услуги.
8. Описание порядка обращения и последовательности процедур (действий) услугодателя и услугополучателя при оказании государственной услуги через портал.
Услугополучатель осуществляет регистрацию на портале посредством индивидуального идентификационного номера (далее — ИИН) и бизнес–идентификационного номера (далее — БИН), а также пароля (осуществляется для незарегистрированных услугополучателей на портале);
процесс 1 — процесс ввода услугополучателем ИИН/БИН и пароля (процесс авторизации) на портале для получения услуги;
условие 1 — проверка на портале подлинности данных о зарегистрированном услугополучателей через ИИН/БИН и пароль;
процесс 2 — формирование порталом сообщения об отказе в авторизации в связи с имеющимися нарушениями в данных услугополучателя;
процесс 3 — выбор услугополучателем услуги, указанной в настоящем регламенте, вывод на экран формы запроса для оказания услуги и заполнение услугополучателем формы (ввод данных) с учетом ее структуры и форматных требований, прикрепление к форме запроса необходимых копий документов в электронном виде указанные в пункте 9 Стандарта, а также выбор услугополучателем регистрационного свидетельства электронно-цифровой подписи (далее — ЭЦП) услугополучателя либо с помощью ввода одноразового пароля для удостоверения (подписания) запроса;
условие 2 — проверка на портале срока действия регистрационного свидетельства ЭЦП и отсутствия в списке отозванных (аннулированных) регистрационных свидетельств, а также соответствия идентификационных данных (между ИИН/БИН указанным в запросе, и ИИН/БИН указанным в регистрационном свидетельстве ЭЦП);
процесс 4 — формирование сообщения об отказе в запрашиваемой услуге в связи с не подтверждением подлинности ЭЦП услугополучателя;
процесс 5 — направление электронного документа (запроса услугополучателя), удостоверенного (подписанного) ЭЦП услугополучателя через шлюз «электронного правительства» в автоматизированном рабочем месте региональный шлюз «электронного правительства» для обработки запроса услугодателем;
процесс 6 — процедуры (действия) услугодателя, предусмотренные пунктом 5 настоящего регламента;
процесс 7 — получение услугополучателем результата оказания государственной услуги в «личном кабинете» услугополучателя. Электронный документ формируется с использованием ЭЦП руководителя услугодателя.
Диаграмма функционального взаимодействия информационных систем, задействованных в оказании государственной услуги через портал указана в приложении 1 к настоящему регламенту.
Подробное описание последовательности процедур (действий), взаимодействий структурных подразделений (работников) услугодателя в процессе оказания государственной услуги, а также описание порядка взаимодействия с иными услугодателями и (или) государственной корпорацией и порядка использования информационных систем в процессе оказания государственной услуги отражается в справочнике бизнес-процессов оказания государственной услуги согласно приложению 2 к настоящему регламенту.
