Деятельность Государственного архива Аршалынского района за отчетный период была направлена на реализацию Послания Президента РК народу Казахстана «Новые возможности развития в условиях четвертой промышленной революции». Руководствуясь Законом РК «О Национальном архивном фонде и архивах», с учетом внесенных в него изменений и дополнений, значительное внимание уделялось совершенствованию архивной работы. На прошедшем в январе 2018 года собрании коллектива государственного архива были даны разъяснения основных направлений Послания главы государства Н. А. Назарбаева, который стал стимулом для дальнейшей активизации работы сотрудников.
За первый квартал 2018 год согласно разработанному плану, были проведены аппаратные занятия по темам: «Исполнение запросов физических и юридических лиц в соответствии с новыми законодательными актами и требованиями», «Изучение стандарта государственной услуги «Выдача архивных справок», «Повышение правовой грамотности архивных работников. Изучение антикоррупционного законодательства». Проведен комплекс мероприятий по работе с обращениями физических и юридических лиц в свете выполнения Закона Республики Казахстан от 12 января 2007 года № 2340 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», по соблюдению сроков исполнения запросов.
В соответствии с планом работы и в целях обеспечения сохранности документов за первый квартал 2018 год во время работы с документами и при исполнении запросов социально-правового характера улучшали физическое состояние документов, подклеивали листы, своевременно вели учет поступающих документов, их описание и картонирование.
При перезагрузке программы «Архивный фонд» на новый компьютер произошел сбой, данные на все фонды начали вносить в программу заново, в программу смогли занести данные на 70 фондов, но из за неполадок в работе программы (выдает ошибку) данные на остальные фонды внести не представляется возможным.
По состоянию на 01.04.2018 года в государственном архиве числится 159 фондов, на государственном хранении находится 30420 ед.хр., в том числе:
- управленческой документации постоянного хранения 18624 ед.хр.;
- по личному составу 11695 ед.хр.; — личного происхождения 70 ед.хр.;
- фотодокументов 26 ед.хр.; видеодокументов 5 ед.хр.
Для обеспечения сохранности и государственного учета документов за первый квартал 2018 года было улучшено физическое состояние 43 ед.хр., в том числе отреставрировано — 29 ед.хр./44 листа.
В отчетном периоде провели проверку наличия и физического состояния документов фонда № 92, это документы по личному составу Бабатайского хлебоприемного предприятия, всего 63 единицы хранения. Фонда № 93 — АО «Бабатайское ХПП» — 8 ед.хр, фонда № 94 — АООТ «Сарыобинское» — 16 ед.хр.. Отреставрировали за первый квартал 2018 года при проверке наличия и при работе с документами при исполнении запросов 29 единиц хранения, подклеили 44 листа. Оформили все соответствующие документы. Заполнили акт и лист проверки наличия и состояния документов. Утери документов не обнаружено.
За первый квартал 2018 года выверены комплекты учетных документов трех фондов: фонда № 92- Бабатайский ХПП. В книге учета поступления документов под № 3 от 15 февраля 2000 года сделана запись о приеме от АО «Бабатайский ХПП» документов Хлебоприемного предприятия по личному составу за 1990-1993 годы, в количестве 9 ед.хр., под № 3 от 02 февраля 2011 года сделана запись о приеме от АО «Бабатайский ХПП» документов по личному составу за 1948-1989 годы в количестве 54 единицы хранения. Фонда № 93 — АО «Бабатайский ХПП», в книге учета поступления документов под № 4 от 20 февраля 2000 года сделана запись о приеме от АО «Бабатайский ХПП» документов Акционерного общества по личному составу за 1994-1997 годы, в количестве 9 ед.хр. Фонда № 94 –АООТ «Сарыобинское», в книге учета поступления документов под № 5 от 20 мая 2000 года сделана запись о приеме от АО «Сарыобинское» документов по личному составу за 1997-1999 годы в количестве 16 ед.хр.. Оформлены и другие учетные документы: лист, карточка фонда, по три экземпляра описей и др.
За отчетный период закартонировано — 604 ед.хр., при плане 375 дел. За первый квартал 2018 года работникам архива из архивохранилищ выдано 2400 ед. хр..
В течение текущего периода в архивохранилище поддерживали порядок, периодически проводили влажную уборку, обеспыливание документов.
В течение отчетного периода работа госархива Аршалынского района была направлена на улучшение состояния процессов документирования и управления документацией в районных учреждениях и организациях. Помогали в работе специалистам по делопроизводству, ведомственных архивов аппарата акима района, Михайловского, Константиновского, Ижевского, Волгодоновского, Берсуатского, Анарского, Арнасайского, Жибек-жолы, Сарыобинского, Акбулакского сельских округов, Аппарата акима п.Аршалы, районного Маслихата, Центра занятости, Отдела культуры, Отдела занятости и социальных программ, Отдела образования, Центра детского творчества, Отдела ветеринарии, школ района и др. Номенклатуру дел с архивом согласовали 30 организаций и учреждений района, положение об экспертной комиссии 10 и ведомственном архиве — 5 организаций.
В марте 2018 года оказали помощь в документировании и управлении документацией с выходом в ведомство в аппарате акима поселка Аршалы
09 февраля 2018 года государственным архивом Аршалынского района со специалистами организаций и сельских округов проведен семинар по теме: «Порядок управления документацией (Порядок обработки входящих, исходящих документов, прохождения внутренних документов, регистрации документов и т.д.), 30 января с работниками Аршалынского ЦОНа проведен круглый стол по оказанию государственной услуги «Сроки оказания государственной услуги», 27 февраля семинар по теме «Выдача архивных справок (соблюдение требований законодательства услугодателями)». В первом квартале текущего года на хранение поступили документы Отдела архитектуры и градостроительства Аршалынского района за 2006-2012 годы в количестве 66 ед. хр. Из них 45 ед.хр. -документы постоянного хранения и 21 ед.хр. по личному составу.
В течение текущего периода работники районного архива постоянно консультировали представителей делопроизводственных служб учреждений и организаций района по самым различным вопросам, оказано 25 консультаций.
Работники государственного архива Аршалынского района в первом квартале 2018 года провели работу по усовершенствованию описи №1-л дел по личному составу фонда № 97 Акционерное общество «Арман» в количестве 12 ед.хр. Опись отправлена на согласование ЭПМК управления архивов и документации Акмолинской области.
Продолжили работу по каталогизации документов фонда № 62 Вишневский районный исполнительный комитет.
Подготовили и разместили в архиве стенд «От послания к посланию», по Посланию Президента РК народу Казахстана «Новые возможности развития в условиях четвертой промышленной революции», 25 февраля 2018 года работниками государственного архива Аршалынского района проведена благотворительная акция «Забота» — помощь пенсионерам архива в очистке дворов от снега. 27 февраля 2018 года в преддверии Дня Благодарности архивистом Шильман Е.Г. проведен открытый урок в Центральной средней школе «Благодарность не знает границ» Цель: призвать ребят быть отзывчивыми, благодарными и великодушными людьми, стремиться к примирению, к светлым ценностям мира и дружбы. 28 февраля 2018 года провели круглый стол «Казахстан моя родина, Узбекистан край где я родился» совместно с районной библиотекой, мероприятие приурочено ко Дню Благодарности. 01 марта 2018 года в День Благодарности в коллективе КГУ «Государственный архив Аршалынского района» проведена беседа по теме «Благодарность исходит от души».
Согласно плану работы в районной газете опубликовали заметку по документам архива «Его именем названа улица», и по государственной услуге одну заметку. В связи с тем, что тендер выиграла новая районная газета, отделом внутренней политики договор с ней на публикацию материалов находится в стадии заключения, к тому же у этой газеты еще нет подписчиков, публикация других материалов задерживается.
1кв 2 кв. 3 кв. 4 кв за год
Исполнение запросов 248
Всего
тематических — социально-правового характера 219
по документам архива 219
с положительным результатом 219
непрофильных
В марте 2018 года по данным программы Е-акимат в архив поступило 248 запросов, из них через ЦОН поступило -143 заявлений, через ПЭП -69 заявлений, по почте 36 запросов.
В течение первого квартала 2018 года работники райгосархива знакомились с Законами и актами Правительства и Президента Республики Казахстан, комитета и управления по управлению архивами и документацией. В коллективе обсуждено Послание Президента Республики Казахстан Назарбаева Н.А..
В марте 2018 года приняли активное участие в подготовке и праздновании Наурыза, совместно с другими организациями райцентра участвовали в установке и оформлении юрты на площади поселка.
За отчетный период своевременно информировали работников государственного архива о передовом опыте в архивной отрасли, новых формах и методах работы. Делопроизводство в архиве ведется в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144.
За первый квартал 2018 год подготовлены 3 аутентичных приказа по основной деятельности, 4 — по личному составу. Ежемесячно проводилась аппаратная учеба. Ведется регулярный учет проделанной работы. Уделяем внимание вопросам социальной защиты работников государственного архива и ветеранов архивного дела.
