Аршалы ауданындағы мұрағат iсiнiң дамуы туралы
2015 жылғы
Аршалы ауданы мемлекеттiк мұрағатының қызметi есептiк кезеңiнде ҚР Президентiнiң Қазақстан халқына 2014 жылдың 11 қарашасындағы «Нұрлы жол — Путь в будущее» Жолдауын жүзеге асыруға бағытталған болатын. «Ұлттық мұрағат қоры мен мұрағаттар туралы» ҚР Заңын басшылыққа ала отырып, оған енгiзiлген өзгерiстер мен толықтырулар есебiмен, айтарлықтай көңiл мұрағат iсiн жетiлдiруiне бөлiнген. 2015 жылдың қаңтарында мемлекеттiк мұрағат ұжымының өткен жиналысында Елбасы Н. Ә. Назарбаевтың Жолдауы негiзгi бағыттарының түсiнiктерi берiлген болатын, ол қызметкерлер жұмысының кейiнгi белсендiруi үшiн ынталандыру болған. 2015 жылғы әзiрленген жоспар бойынша төрт аппараттық сабақ өткiзiлген: 1. «Қазақстан халқына Президент Жолдауы, негiзгi бағыттар»; 2. «Жаңа заңнамалық актiлер мен талаптарға сәйкес жеке және заңды тұлғалар сұрауларын орындау»; 3. «Тұрақты сақтаудағы құжаттардың ғылыми-техникалық өңдеуi». 4. 2015 жылғы Аршалы ауданының мемлекеттiк мұрағаты жұмысының нәтижелерi және келесi жылға мiндеттер туралы; «Жеке және заңды тұлғалар үндеулерiн қарау тәртiбi туралы» 2007 жылдың 12 қаңтардағы № 2340 Қазақстан Республикасының Заңын орындау мақсатында жеке және заңды тұлғалар үндеулерiмен жұмыс бойынша, сұрауларды орындау мерзiмдерiн сақтау бойынша iс-шаралар кешенi өткiзiлген
Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының
сақталуын қамтамасыз ету және мемлекеттiк есепке алу
Жұмыс жоспарына сәйкес және құжаттарды сақтау мақсатында 2015 жылдың iшiнде құжаттармен жұмыс және әлеуметтiк-құқықтық сипаттағы сұрауларды орындаған кезiнде құжаттардың табиғи жағдайын жақсартқан, беттердi желiмдеген. Жұмыс жоспарына сай, уақытылы түсетiн құжаттардың есепке алуын, олардың өңдеуiн, сипаттауын және картондауын жүргiзген. «Мұрағат қоры» бағдарламасын жаңа компьютерге, қайта енгiзу кезiнде, iркiлiс болған, барлық қорларға мәлiметтердi бағдарламаға жаңадан енгiзуге тура келедi, есептiлiк кезеңiнде бағдарламаға 70 қорға деректер енгiзiлдi. 01.01.2016 жылдың жағдайына мемлекеттiк мұрағатта 159 қор есептелуде, мемлекеттiк сақтауда 29564 сақт. бiрл. бар, соның iшiнде: - басқарушылық құжаттаманың тұрақты сақтаудағы 17961 сақт. бiрл.; - жеке құрамы бойынша 11518 сақт. бiрл.; - жеке тектiк 70 сақт. бiрл.; - фотоқұжаттар10 сақт. бiрл.; - бейнеқұжаттар 5 сақт. бiрл. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және мемлекеттiк есепке алу үшiн 2015 жылы 160 сақт. бiрл. табиғи жағдайы жақсартылған, соның iшiнде 110 сақт. бiрл./138 бет қалпына келтiрiлдi. 2015 жылдың бiрiншi тоқсанында № 45 және № 46 қорлары құжаттарының бар болуы мен табиғи жағдайының тексерiсiн өткiзген. Бұл (№ 45 қор) Вишневка астық қабылдау пунктiнiң құжаттары, атап айтқанда жеке құрамы бойынша бұйрықтар, жалақыны есептеу тiзiмдемелерi — барлығы 45 сақтау бiрлiгi, және Вишневка «Госкомсельхозтехника» аудандық бiрлестiгiнiң құжаттары (№ 46 қор), жеке құрамы бойынша бұйрықтар, қызметкерлердiң жеке шоттары¸ барлығы 56 сақтау бiрлiгi. Екiншi тоқсанда орталық аудандық аурухана № 47 қоры құжаттарының бар болуы мен жағдайын тексерген, жеке құрам бойынша бұйрықтар, жалақыны есептеудiң есеп-айырысу тiзiмдемелерi, мiндеттi зейнетақы жарналарды аудару бойынша тiзiмдер және төлем тапсырмалары, барлығы 470 сақт. бiрл. Үшiншi тоқсанда үш қор құжаттарының бар болуы мен жағдайы тексерiсiн өткiздi: № 48 Вишневка ЖПУ, бұл жеке құрамы бойынша бұйрықтар мен жалақы есептеудiң тiзiмдемелерi, барлығы 56 сақт. бiрл.; № 49 Киножелi дирекциясы, бұл жеке құрамы бойынша бұйрықтар мен жалақы есептеудiң тiзiмдемелерi, барлығы 22 сақт. бiрл.; № 50 № 63 ЖП, бұл жеке құрамы бойынша бұйрықтар мен жалақы есептеудiң тiзiмдемелерi, барлығы 19 сақт. бiрл. Төртiншi тоқсанда Вишневка АӨК қызметкерлерi кәсiподағының аудандық комитетi № 51 қорының құжаттарын тексерген, бұл: аудандық кәсiподақ конференциялар хаттамалары, жылдық статистикалық есептер, есептiк баяндамалар, жылдық сметалар және басқалар, барлығы 179 сақт. бiрл. 2015 жылғы бар болу тексерiсi кезiнде және құжаттармен жұмыс кезiнде сұрауларды орындау кезiнде 110 сақтау бiрлiгi қалпына келтiрген, атап айтқанда 12 тысты ауыстырды, 128 беттi желiмдедi. Барлық сәйкес құжаттарды ресiмдедi. Актiнi және құжаттардың бар болуы мен жағдайын тексерiсi парағын толтырды. Құжаттардың жоғалуы байқалмаған. Есептiлiк кезеңде сегiз қордың есептiк құжаттарының топтамалары салыстырылған, бiрiнiшi тоқсанда, Вишневка астық қабылдау пунктi — № 45 қорының және Вишневка «Госкомсельхозтехника» аудандық бiрлестiгi — № 46 қорының есептiк құжаттары топтамасының салыстыруын өткiздi. Құжаттардың түсуiн есепке алу кiтабында 1991 жылдың 21 қаңтардағы № 18 Вишневка АҚП-нен (№ 45 қор) 45 сақтау бiрлiгi көлемiнде 1958-1987 жылдарғы жеке құрамы бойынша құжаттарды қабылдау туралы жазу iстелiндi, 1991 жылдың 21 қаңтардағы № 19 Вишневка «Сельхозтехника» АӨБ-нен (№ 46 қор) 56 сақтау бiрлiгi көлемiнде 1961-1985 жылдарғы жеке құрамы бойынша құжаттарды қабылдау туралы жазу iстелiндi. Екiншi тоқсанда орталық аудандық аурухана — № 47 қорының есептiк құжаттары топтамасының салыстыруын өткiздi. Құжаттардың түсуiн есепке алу кiтабында 15.07.1992 жылғы № 20 1941-1988 жылдарғы жеке құрамы бойынша құжаттарды аудандық ауруханадан қабылдау туралы, 27.06.1997 жылғы № 4 1993 жылғы құжаттарды қабылдау туралы жазу iстелiндi, 02.12.1998 жылғы № 8 сонымен бiрге аудандық ауруханадан 1957, 1963-1964, 1966-1967, 1988 жылдарғы құжаттар қабылданды. 02.02.2011 жылғы № 4 ОАА-нан 1999-2005 жылдарғы құжаттарды қабылдау туралы құжаттардың түсуiн есепке алу кiтабында жазу iстелiндi. Үшiншi тоқсанда № 48, № 49, № 50 қорларының есептiк құжаттары топтамасының салыстыруын өткiздi. Құжаттардың түсуiн есепке алу кiтабында 15.07.1992 жылғы № 21 56 сақтау бiрлiгi көлемiнде 1938-1985 жылдарғы Вишневка ЖПУ құжаттарын өндiрiстiк-жол учаскесiнен қабылдау туралы жазу iстелiндi. № 22 киножелiсi дирекциясының 22 сақтау бiрлiгi көлемiнде құжаттарын мәдениет бөлiмiнен қабылдау туралы жазу iстелiндi. № 23 19 сақтау бiрлiгi көлемiнде 1976-1987 жылдарғы 63 ЖПУ құжаттарын қабылдау туралы жазу iстелiндi. Төртiншi тоқсанда Вишневка АӨК жұмысшылары кәсiподағының аудандық комитетi № 51 қорының есептiк құжаттары топтамасын тексердi. 1992 жылдың 04 шiлдесiнде № 24 құжаттардың түсуiн есепке алу кiтабында 31 сақтау бiрлiгi көлемiнде 1965-1987 жылдарғы кәсiподақтар аудандық комитетiнен құжаттарды қабылдау туралы жазу iстелiндi, 2003 жылдың 10 ақпанында № 1 1983-1997 жылдарғы 58 сақтау бiрлiгiн қабылдау туралы, 2008 жылдың 05 ақпанында облыстық мұрағаттан 90 сақтау бiрлiгi көлемiнде 1970-1997 жылдарғы АӨК жұмысшылары кәсiподағының аудандық комитетi құжаттарын қабылдау туралы жазу iстелiндi. Басқа есептiк құжаттар да ресiмделдi: парақ, қор карточкасы, тiзiмдемелердiң үш данасынан және басқа. Есеп беру кезеңiнде 200 сақт. бiрл. картондалды, бұл жұмыс № 159 «Сарыоба селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ, № 87 «Аршалы ауданының қаржы бөлiмi» ММ, № 115 «Аршалы аудандық мәслихаты» ММ қорлары бойынша жалғастырылған. 2015 жылы мұрағат қызметкерлерiне мұрағат қоймаларынан 1900 сақт. бiрл. берiлдi. Ағымдағы кезеннiң iшiнде мұрағат қоймасын тазалықта ұстаған, дүркiн-дүркiн ылғалды жинастыру, құжаттардың шаңын сүрттi. Басқа ғимаратқа көшудi күткенiмiзге байланысты, мұрағат бөлмелерiнiң ағымдағы жөндеуi iстелiнген жоқ.
ҚР Ұлттық мұрағат қорын қалыптастыру. Ведомстволық
мұрағаттармен ұйымдастырушылық-әдiстемелiк басшылық және
мекемелер, ұйымдар мен кәсiпорындар iс жүргiзуiнде құжаттарды
ұйымдастыру. Мемлекеттiк емес заңды тұлғалардың мұрағаттары
мен олардың бiрлестiктерiмен жұмыс.
Есеп беру кезең iшiнде Аршалы ауданы мемлекеттiк мұрағатының жұмысы аудан мекемелерi мен ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқару процесстерiнiң жағдайын жақсартуға бағытталған болатын. Аудан әкiмiнiң аппараты, Михайловка, Константиновка, Ижевское, Волгодоновка, Берсуатский, Анар, Арнасай, Жiбек-жолы, Сарыоба, Ақбұлақ селолық округтерi, Аршалы поселкесi әкiмiнiң аппараты, аудандық соты, аудандық мәслихат, аумақтық инспекция, жұмыспен қамту орталығы, мәдениет бөлiмi, жұмыспен қамту және әлеуметтiк бағдарламалар бөлiмi, аудандық аурухана, фитосанитария орталығы, бiлiм беру бөлiмi, жастар ресурстық орталығы, балалар шығармашылығы орталығы, ветеринария бөлiмi, агротехникалық колледжi, ауданның орта мектептерi және басқалары ведомстволық мұрағаттарының, iс жүргiзу бойынша жұмысында мамандарға көмектескен. Ауданның 34 ұйымдары мен мекемелерi iстер номенклатурасын, сараптамалық комиссия туралы 10 және ведомстволық мұрағат туралы ережелердi — 5 ұйым мұрағатпен келiстi. 2015 жылдың наурызында Ақбұлақ селолық округiнде, мамырда Анар селолық округiнде, қыркүйекте Турген ауылдық округiнде, ағымдағы жылдың қарашасында Ижевское селолық округiнде ведомствоға шығуымен құжаттау мен құжаттаманы басқаруда көмек көрсеттi. Ағымдағы жылы Аршалы ауданының мемлекеттiк мұрағатымен бес семинар өткiзiлдi. Ағымдағы жылдың тоғызыншы ақпанында ауданның селолық округтерi мен ұйымдары құжаттамалық қызмет мамандарымен «Құжаттармен жұмыстың нормативтiк әдiстемелiк негiздерi» тақырыбы бойынша семинар, 10 ақпанда Аршалы ЗТМО бөлiмшесiнiң қызметкерлерiмен «ҚР мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдардағы құжаттау мен құжаттаманы басқарудың типтiк ережелерiн тәжiрибеге енгiзу» тақырыбы бойынша семинар, 16 маусымда «Мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдардағы құжаттау мен құжаттаманы басқарудың типтiк ережелерiн» ауданның селолық округтерi мен ұйымдарының жұмыс тәжiрибесiне енгiзу бойынша семинар өткiздi. 2015 жылдың 18 тамызында аудандық ұйымдар мамандарымен «Құжаттарды дайындау және ресiмдеу ережелерi» тақырыбына семинар өткiздi. 2015 жылдың 24 қарашасында мекемелер мен селолық округтерiнiң iс жүргiзу қызметтерi мамандарымен «Iстер номенклатурасы дегенiмiз не. Оны құрастыру тәртiбi» тақырыбына семинар. Есеп беру кезеңiнде Аршалы аудандық мемлекеттiк мұрағатымен Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорын қалыптастыру бойынша келесi жұмыс өткiзiлген. 2015 жылы құжаттарды сақтауға қабылдады: № 159 қор «Сараоба селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ қоры 131 сақт. бiрл. көлемiнде, олардың 109 сақт. бiрл. тұрақты сақтаудағы, 22 сақт. бiрл. жеке құрам бойынша; № 87 қор «Аршалы ауданының қаржы бөлiмi» ММ 46 сақт. бiрл. көлемiнде, олардың 13 сақт. бiрл. тұрақты сақтаудағы, 33 сақт. бiрл. жеке құрам бойынша; № 115 қор «Аршалы аудандық мәслихаты» ММ 45 сақт. бiрл. көлемiнде, олардың 41 сақт. бiрл. тұрақты сақтаудағы, 4 сақт. бiрл. жеке құрам бойынша. Мемлекеттiк сақтауға бейнеқұжаттар қабылданды — 5 сақт. бiрл. 5 есеп бiрл.; фотоқұжаттар — 10 сақт. бiрл. 10 есеп бiрл., Аршалы ауданының тарихы бойынша. № 159 «Сарыоба селолық округi әкiмiнiң аппараты» ММ жаңа бiр қор құрылды. 01.01.2016 жылдың жағдайына Аршалы ауданы Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорын толықтыру көздерi тiзiмi бойынша 43 толықтыру көзi, 2 әлеуеттi толықтыру көзi. Ағымдағы кезеңнiң iшiнде аудандық мұрағат қызметкерлерi үнемi аудан мекемелерi мен ұйымдарының iс жүргiзу қызметтерi өкiлдерiне кеңес берген.
Ақпараттық-iздестiру жүйелерiн жасау, ғылыми ақпарат және құжаттарды
пайдалану
Аршалы ауданының мемлекеттiк мұрағат қызметкерлерi 2015 жылы тiзiмдемелердi жетiлдiру бойынша жұмысты өткiзген: № 101 қор Аршалы электрлiк желiлерi — 1998-2001 жылдарғы жеке құрамы бойынша iстердiң № 1-ж тiзiмдемесiн, № 61 қор Вишневка аудандық агроөнеркәсiпқұрылыс — 1991-1992 жылдарғы жеке құрамы бойынша iстердiң № 1-ж тiзiмдемесi. № 62 қоры құжаттарын каталогтау бойынша жұмысты жалғастырды. "Нұрлы жол — Путь в будущее" ҚР Президентi Жолдауы бойынша «Жолдаудан жолдауға» стендiн дайындады және мұрағатта орналастырды, мұрағат құжаттары бойынша аудандағы алғашқы Социалистiк Еңбек Ерi Мусалим Жолдаспаевтың шынайы құжаттар көрмесiн дайындады. Ол туралы, «Вперед» аудандық газетiнде 2015 жылдың 17 наурыздағы № 20 «Он был первым…» мақаласы жарияланды. Мамырда, Жеңiс мерекесiне, соғыс қатысушысы Г. С. Беляевтiң құжаттары бойынша мұрағатта көрме дайындады, және № 4 агротехникалық колледжiнiң қатысушыларымен ашық сабақ өткiздi. Жеңiс күнiне «Вперед» аудандық газетiнде 2015 жылдың 28 сәуiрдегi № 32 «Так ковалась победа» мақаласын, 2015 жылдың 01 мамырдағы № 33 «Участник парада» мақаласын жарияды. Астана күнiне «Вперед» аудандық газетiнде 2015 жылдың 06 шiлдесiндегi № 52 «Астана — город мира и согласия» мақаласын жарияды. 100 қадам Республикалық бағдарламасын насихаттау бойынша және ел Президентi Н. Ә. Назарбаевтың «Казахстан в новой глобальной реальности:рост, реформы, развитие» жолдауы бойынша «Вперед» аудандық газетiнде 19-25 желтоқсандағы № 98 «Детализация действий» мақаласын жариялады. 2015 жылдың 25 қарашасында Ақбұлақ орта мектебiнiң оқушыларымен мұрағатшы Шильман Е.Г. «Назарбаев, бiздiң президент» Қазақстан Республикасының Тұңғыш Президентi күнiне арналған ашық сабақ өткiздi. 2015 жылдың 14 желтоқсанында аудандық кiтапханамен бiрiгiп «Гүлдене бер, Қазақстан, туған жерiм» Қазақстан Республикасының тәуелсiздiгi күнiне дөңгелек үстел өткiзiлдi. «Мұрағаттық анықтаманы беру» электронды қызметтi насихаттау үшiн «Вперед» аудандық газетiнде 2015 жылы төрт хабарландыру мен екi мақаланы жариялады. 2016 жылға айрықша және ұмытылмас даталар күнтiзбесi дайындалды. 2015 жылдың 20 желтоқсанына мұрағатқа 763 сұрау түстi, олардың ХҚКО арқылы 421 арыз, ЭҮП арқылы — 46 арыз.
Ғылыми-техникалық ақпарат. Кадрлар бiлiктiлiгiн арттыру.
Ұжымның әлеуметтiк дамуы.
2015 жылдың ағымында аудандық мемлекеттiк мұрағат қызметкерлерi Қазақстан Республикасы Үкiметi мен Президентiнiң, мұрағаттар мен құжаттаманы басқару бойынша комитет және басқарманың заңдары мен актiлерiмен танысқан. Ұжымда Қазақстан Республикасы Президентi Н. Ә. Назарбаевтың «Нұрлы жол-Путь в будущее» Жолдауы талқыланды. 2015 жылдың наурызында Наурыз дайындығына және тойлауына белсендi қатысты, сол үшiн мемлекеттiк мұрағат ұжымы Аршалы ауданының әкiмi Ж.Ж. Нұркеновтың грамотасымен марапатталған. Мамырда Жеңiстiң 70-жылдығына арналған мерекелiк iс-шараларға, 30 тамызда Конституция күнiне арналған iс-шараларға қатысқан. Желтоқсанда Республиканың тұңғыш Президентi мен Тәуелсiздiк күнiне арналған iс-шараларға қатысқан. Тұрақты негiзде мемлекеттiк мұрағат сайтын жаңарту бойынша жұмыс жүргiзiлген. Есеп беру кезеңiнде уақытылы мемлекеттiк мұрағат қызметкерлерiне мұрағат саласындағы озат тәжiрибе, жұмыстың жаңа нысандары мен әдiстерi туралы хабар еттi. Мұрағаттағы iс жүргiзу 2014 жылдың 22 желтоқсандағы № 144 Қазақстан Республикасының мәдениет және спорт Министрiнiң бұйрығымен бекiтiлген, мемлекеттiк және мемлекеттiк емес ұйымдардағы құжаттау мен құжаттаманы басқарудың типтiк ережелерiне сәйкес жүргiзiледi. 2015 жылы 7 негiзгi қызмет бойынша, 8 — жеке құрам бойынша, 16 — демалыс, iссапар беру, тәртiптiк жазалар туралы түпнұсқалық бұйрықтар дайындалған. Мамандық бойынша жұмыс өтiлiн есептеу бойынша комиссияның 3 отырысы өткiзiлдi, хаттамалар ресiмделдi. Ай сайын аппараттық оқу өткiзiлген. Iстелiнген жұмыстың жүйелi есебi жүргiзiледi. Мемлекеттiк мұрағат қызметкерлерi мен мұрағат iсi ардагерлерiн әлеуметтiк қорғау мәселелерiне көңiл бөлiнедi.
