Деятельность Государственного архива Аршалынского района за отчетный период была направлена на реализацию Послания Президента РК народу Казахстана «Новые возможности развития в условиях четвертой промышленной революции». Руководствуясь Законом РК «О Национальном архивном фонде и архивах», с учетом внесенных в него изменений и дополнений, значительное внимание уделялось совершенствованию архивной работы. На прошедшем в январе 2018 года собрании коллектива государственного архива были даны разъяснения основных направлений Послания главы государства Н. А. Назарбаева, который стал стимулом для дальнейшей активизации работы сотрудников.
В течение 2018 года согласно разработанному плану, были проведены аппаратные занятия по темам: Изучение регламента и стандарта государственной услуги «Выдача архивных справок», Закона РК «О Национальном архивном фонде и архивах», «Порядок составления списка источников комплектования», «Типовые правила документирования. Порядок документирования, подготовки и оформления документов» и т.д. Проведен комплекс мероприятий по работе с обращениями физических и юридических лиц в свете выполнения Закона Республики Казахстан от 12 января 2007 года № 2340 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», по соблюдению сроков исполнения запросов, по увеличению запросов через портал электронного правительства.
В соответствии с планом работы и в целях обеспечения сохранности документов за 2018 год во время работы с документами и при исполнении запросов социально-правового характера улучшали физическое состояние документов, подклеивали листы, своевременно вели учет поступающих документов, их описание и картонирование.
При перезагрузке программы «Архивный фонд» на новый компьютер произошел сбой, данные на все фонды начали вносить в программу заново, в программу смогли занести данные на 70 фондов, но из за неполадок в работе программы (выдает ошибку) данные на остальные фонды внести не представляется возможным.
По состоянию на 01.12.2018 года в государственном архиве числится 163 фонда, на государственном хранении находится 30806 ед.хр., в том числе:
- управленческой документации постоянного хранения 18737 ед.хр.;
- по личному составу 11921 ед.хр.; — личного происхождения 75 ед.хр.;
- фотодокументов 68 ед.хр.; видеодокументов 5 ед.хр.
Для обеспечения сохранности и государственного учета документов за 2018 год было улучшено физическое состояние 160 ед.хр., в том числе отреставрировано — 110 ед.хр./165 листов.
В отчетном периоде провели проверку наличия и физического состояния документов фонда № 92, это документы по личному составу Бабатайского хлебоприемного предприятия, всего 63 единицы хранения. Фонда № 93 — АО «Бабатайское ХПП» — 8 ед.хр, фонда № 94 — АООТ «Сарыобинское» — 16 ед.хр., фонда №95 ТОО «Степное» -18 ед.хр., фонда № 96 Вишневский маслозавод-27 ед.хр., фонда № 97 АО «Арман» -11 ед.хр. , фонда № 99 –« Государственная нотариальная контора» — 195 ед.хр., фонда №100 АО «Мер мер»- 21 ед.хр., фонда №101 Аршалынские РЭС — 12 ед.хр., фонда № 102 СПК «Константиновский» -115 ед.хр. Отреставрировали за 2018 года при проверке наличия и при работе с документами, при исполнении запросов 110 единиц хранения, подклеили 165 листов. Оформили все соответствующие документы. Заполнили акт и лист проверки наличия и состояния документов. Утери документов не обнаружено.
За отчетный период выверены комплекты учетных документов десяти фондов: фонда № 92- Бабатайский ХПП. В книге учета поступления документов под № 3 от 15 февраля 2000 года сделана запись о приеме от АО «Бабатайский ХПП» документов Хлебоприемного предприятия по личному составу за 1990-1993 годы, в количестве 9 ед.хр., под № 3 от 02 февраля 2011 года сделана запись о приеме от АО «Бабатайский ХПП» документов по личному составу за 1948-1989 годы в количестве 54 единицы хранения. Фонда № 93 — АО «Бабатайский ХПП», в книге учета поступления документов под № 4 от 20 февраля 2000 года сделана запись о приеме от АО «Бабатайский ХПП» документов Акционерного общества по личному составу за 1994-1997 годы, в количестве 9 ед.хр. Фонда № 94 –АООТ «Сарыобинское», в книге учета поступления документов под № 5 от 20 мая 2000 года сделана запись о приеме от АО «Сарыобинское» документов по личному составу за 1997-1999 годы в количестве 16 ед.хр.. В книге учета поступления документов под № 7 от 14 августа 2000 года сделана запись о приеме от ТОО «Степное» документов по личному составу за 1996-1998 годы в количестве 18 ед.хр, под № 9, №10 от 9 октября 2000 года сделана запись о приеме документов по личному составу Вишневского маслозавода и АО «Арман» за 1971-1993, 1993-2000 годы в количестве 38 ед.хр. В книге учета поступления документов под №1 от 05 марта 2001 года сделана запись о приеме документов государственной нотариальной конторы за 1978-2000 годы в количестве 195 ед.хр. В четвертом квартале провели выверку учетных документов фондов: № 100 АО «Мер мер», в книге учета поступления документов под № 2 от 02 августа 2001 года сделана запись о приеме от АО «Мер мер» документов по личному составу за 1994-2000 годы в количестве 21 ед.хр. В книге учета поступления документов под №3 от 02 августа 2001 года сделана запись о приеме документов по личном составу за 1998-2001 годы в количестве 12 ед.хр., под № 7 от 01 августа 2001 года сделана запись о приеме от ЗАО «Константиновский исток» документов по личному составу за 1998-2004 годы в количестве 115 ед.хр Оформлены и другие учетные документы: лист, карточка фонда, по три экземпляра описей и др.
За отчетный период закартонировано — 3816 ед.хр., при плане 1500 дел. За 2018 год работникам архива из архивохранилищ выдано 10520 ед. хр..
В течение текущего периода в архивохранилище поддерживали порядок, периодически проводили влажную уборку, обеспыливание документов.
В течение отчетного периода работа госархива Аршалынского района была направлена на улучшение состояния процессов документирования и управления документацией в районных учреждениях и организациях. Помогали в работе специалистам по делопроизводству, ведомственных архивов аппарата акима района, Михайловского, Константиновского, Ижевского, Волгодоновского, Берсуатского, Анарского, Арнасайского, Жибек-жолы, Сарыобинского, Акбулакского сельских округов, Аппарата акима п.Аршалы, районного Маслихата, Центра занятости, Отдела культуры, Отдела занятости и социальных программ, Отдела образования, Центра детского творчества, Отдела ветеринарии, школ района и др. Номенклатуру дел с архивом согласовали 32 организации и учреждения района, положение об экспертной комиссии 10 и ведомственном архиве — 5 организаций.
В марте 2018 года оказали помощь в документировании и управлении документацией с выходом в ведомство в аппарате акима поселка Аршалы, мае в аппарате акима Акбулакского сельского округа, в сентябре в Центре занятости Аршалынского района, в ноябре в отделе сельского хозяйства.
09 февраля 2018 года государственным архивом Аршалынского района со специалистами организаций и сельских округов проведен семинар по теме: «Порядок управления документацией (Порядок обработки входящих, исходящих документов, прохождения внутренних документов, регистрации документов и т.д.), 30 января с работниками Аршалынского ЦОНа проведен круглый стол по оказанию государственной услуги «Сроки оказания государственной услуги», 27 февраля семинар по теме «Выдача архивных справок (соблюдение требований законодательства услугодателями)», 15 мая 2018 года провели с работниками делопроизводственных служб учреждений и организаций района семинар на тему «Порядок оперативного хранения документов, передача их на хранение в ведомственный архив организации», 19 июня 2018 года с работниками Аршалынского ЦОНа семинар по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок», 23 июля семинар по вопросам государственной услуги «Выдача архивных справок», 15 августа с работниками делопроизводственной сферы организаций семинар по теме «Порядок проведения экспертизы ценности документов и оформление ее результатов, составления описей дел, документов», 20 сентября 2018 года семинар с работниками Госкорпорации по увеличению количества обращений через портал электронного правительства. 12 ноября 2018 года провели выездной семинар по обработке документов с работниками Акбулакского сельского округа, 13 ноября — выездной семинар с Ижевском сельском округе по обработке документов, семинар с работниками Госкорпорации по увеличению количества обращений через портал электронного правительства и совещание с акимом Ижевского сельского округа Ахимовой Г.О. 19 ноября 2018 года выездной семинар в Михайловском сельском округе по обработке и оформлению документов. 23 ноября семинар с работниками делопроизводственных служб организаций и учреждений по теме «Номенклатура дел — основополагающий документ для работы в организации».
За 2018 год на государственное хранение поступили документы Отдела архитектуры и градостроительства Аршалынского района за 2006-2012 годы в количестве 66 ед. хр. из них 45 ед.хр. -документы постоянного хранения и 21 ед.хр.- по личному составу, Аппарата акима Михайловского сельского округа за 2010-2012 годы в количестве 65 ед.хр., из которых 47 документы постоянного хранения и 18 ед.хр. по личному составу. Пополнился документами личный фонд Беляева Г.С., поступили на хранение 5 ед. хр. и 98 документов. Приняты на хранение фотодокументы по истории Аршалынского района, опись на 42 ед.хр за 1921-1989 годы, документы по личному составу совхоза «Вячеславский», СПК «Вячеславский», ТОО «Кайсар» за 1971-2011 годы в количестве 128 ед.хр., документы Волгодоновского сельского округа за 2011-2012 годы в количестве 30 документов постоянного хранения и 8 по личному составу. Поступили на хранение документы Аршалынского филиала Казахтелеком в количестве 108 ед.хр. из которых 46 документов постоянного хранения, 62 ед.хр по личному составу, Анарского сельского округа за 2006-2012 годы в количестве 112 ед.хр. из которых -86 документы постоянного хранения, 26 ед.хр. по личному составу. На согласование ЭПМК управления архивов и документации отправлены описи документов: Аршалынского районного Маслихата за 2004-2012 годы в количестве 147 ед.хр., из них 108 ед.хр. управленческие документы, 39 -документы по личному составу. Всего за 2018 год на хранение в государственный архив Аршалынского района поступило на хранение- 711 единиц хранения (с учетом документов Маслихата).
В течение текущего периода работники районного архива постоянно консультировали представителей делопроизводственных служб учреждений и организаций района по самым различным вопросам, дано 52 консультации.
Работники государственного архива Аршалынского района за 2018 год провели работу по усовершенствованию описи №1-л дел по личному составу фонда № 97 Акционерное общество «Арман» в количестве 12 ед.хр. Опись согласована протоколом ЭПМК управления архивов и документации № 9 от 27 апреля 2018 года. Также провели усовершенствование описи №1-л дел по личному составу Вишневской ветеринарной станции за 1947-1995 годы в количестве 51 ед.хр., которая согласована протоколом № 17 от 25 августа 2018 года. Продолжили работу по каталогизации документов фонда № 62 Вишневский районный исполнительный комитет, составили 20 карточек.
Подготовили и разместили в архиве стенд «От послания к посланию», по Посланию Президента РК народу Казахстана «Новые возможности развития в условиях четвертой промышленной революции», 25 февраля 2018 года работниками государственного архива Аршалынского района проведена благотворительная акция «Забота» — помощь пенсионерам архива в очистке дворов от снега. 27 февраля 2018 года в преддверии Дня Благодарности архивистом Шильман Е.Г. проведен открытый урок в Центральной средней школе «Благодарность не знает границ». Цель: призвать ребят быть отзывчивыми, благодарными и великодушными людьми, стремиться к примирению, к светлым ценностям мира и дружбы. 28 февраля 2018 года провели круглый стол «Казахстан моя родина, Узбекистан край где я родился» совместно с районной библиотекой, мероприятие приурочено ко Дню Благодарности. 01 марта 2018 года в День Благодарности в коллективе КГУ «Государственный архив Аршалынского района» проведена беседа по теме «Благодарность исходит от души». 31 мая, работники КГУ «Государственный архив Аршалынского района» совместно с работниками Центральной районной библиотеки провели мероприятие в память о жертвах политических репрессий, на которое были приглашены не только те люди, которые пережили эти события, но и их потомки. Директор архива представила информацию: «Заочное путешествие. КАРЛАГ. Круги ада». Присутствующие рассказывали истории своих судеб и делились воспоминаниями родителей. Душевная беседа всколыхнула память, которая должна жить в годах для потомков.
27 июля 2018 года в Аршалынском районе проведена выставка «Өлке тарихы — Ел тарихы», организованная Управлением архивов и документации Акмолинской области.
01 октября 2018 года в «День пожилых» директор государственного архива Аршалынского района Руденко М.А. посетила пенсионеров ушедших на заслуженный отдых из коллектива архива: Левандовскую Л.Н., Бакулина И.Д.. поинтересовалась их нуждами, здоровьем и вручила денежные средства.
С 7 по 21 ноября 2018 года в рамках программы «Рухани жанғыру» работники районного архива провели в здании аппарата акима п.Аршалы, в здании акимата Акбулакского сельского округа, в здании акимата Ижевского сельского округа, в здании Тургеневской средней школы, в здании Волгодоновской средней школы, в здании Михайловской средней школы, в здании Берсуатской средней школы, в здании Анарской средней школы выставку фотодокументов по истории Аршалынского района.
22 ноября 2018 года в коллективе КГУ «Государственный архив Аршалынского района» прошло обсуждение статьи Президента Республики Казахстан Назарбаева Н.А. «Семь граней великой степи». Особенно архивистов заинтересовал во втором разделе статьи первый проект «Архив 2025», в котором Президент предлагает создать семилетнюю программу, в которую вошли бы серьезные фундаментальные исследования всех отечественных и зарубежных архивов, начиная с античности и кончая современностью. Все архивисты понимают, что это важная во всех отношениях деятельность, что необходимо не только кропотливо собирать архивные данные но и активно конвертировать их в цифровой формат делая доступными для широкой общественности. Как правильно отметил Президент нашей страны Назарбаев Н.А.: «Приобщенность к национальной истории формирует чувство единства своих истоков у всех казахстанцев»
Согласно плану работы в районной газете «Вперед» № 8 от 23 февраля 2018 года опубликовали заметку по документам архива «Его именем названа улица», и по государственной услуге одну заметку. В районной газете «Панорама Аршалы» № 9 от 01 июня 2018 года опубликованы четыре заметки по документам архива: «В память о батыре» про батыра Богенбая, к 73 годовщине Великой Победы заметки: «И грянула война…. Из воспоминаний ветеранов», «Погиб в бою», «Из фронтовой жизни В.С. Трикилова». В этом же номере газеты опубликована заметка по государственной услуге «Архивная справка через портал Электронного правительства». В районной газете «Панорама Аршалы» № 11 от 15 июня 2018 года опубликована заметка посвященная 95- летию архивной службы Акмолинской области, под аналогичным названием. В июльском номере районной газеты «Панорама Аршалы» опубликована заметка «Архивная справка через портал Электронного правительства», в № 24 от 14 сентября 2018 года заметка по документам архива «Была такой директор»
1кв 2 кв. 3 кв. 4 кв за год
Исполнение запросов 248 360 301 291 1200
Всего
тематических — —
социально-правового характера 248 360 301 291 1200
по документам архива 219 286 264 240 1009
с положительным результатом 219 286 264 240 1009
непрофильных
На 20 декабря 2018 года по данным программы Е-акимат в архив поступило 1219 запросов, из них через ЦОН поступило -564 заявления, через ПЭП -403 заявления, по почте 252 запроса.
В течение 2018 года работники райгосархива знакомились с Законами и актами Правительства и Президента Республики Казахстан, комитета и управления по управлению архивами и документацией. В коллективе обсуждено Послание Президента Республики Казахстан Назарбаева Н.А..
В марте 2018 года приняли активное участие в подготовке и праздновании Наурыза, совместно с другими организациями райцентра участвовали в установке и оформлении юрты на площади поселка. 05 мая 2018 года коллектив государственного архива Аршалынского района участвовал в подготовке и проведении торжественных мероприятий посвященных празднованию 1 мая- Дня единства народа Казахстана. Наша колонна тематически представляла- «Астану- столицу Казахстана» показом всех областей Республики. 27 июля 2018 года в Аршалынском районе провели выставку «Өлке тарихы — Ел тарихы», организованную Управлением архивов и документации Акмолинской области.
За отчетный период своевременно информировали работников государственного архива о передовом опыте в архивной отрасли, новых формах и методах работы.
Делопроизводство в архиве ведется в соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан
от 31 октября 2018 года № 703
За 2018 года подготовлены 12 аутентичных приказов по основной деятельности, 20 — по личному составу. Ежемесячно проводилась аппаратная учеба. Ведется регулярный учет проделанной работы. Уделяем внимание вопросам социальной защиты работников государственного архива и ветеранов архивного дела.
