Қызметi Мемлекеттiк архивiнiң Аршалы ауданының есептi кезеңде iске асыруға бағытталған ҚР Президентiнiң Қазақстан халқына Жолдауын 31 қаңтардағы 2017 жылдың Үшiншi жаңғырту-Қазақстанның жаһандық бәсекеге қабiлеттiлiгi". Заңын басшылыққа ала отырып, "Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар", ескере отырып, оған енгiзiлген өзгерiстер мен толықтырулар, үлкен назар аударылды жетiлдiру, мұрағаттық жұмыс. Өткен ақпан айында 2017 жылғы жиналыста ұжымның мемлекеттiк мұрағатының берiлдi басшысы Жолдауының негiзгi бағыттарын түсiндiру мемлекет басшысы Н. ә. А. Назарбаевтың, ынталандыру үшiн жұмысты одан әрi жандандыру.
За девять месяцев 2017 года согласно разработанному плану, были проведены аппаратные занятия по темам: «Исполнение запросов физических и юридических лиц в соответствии с новыми законодательными актами и требованиями», «Изучение стандарта государственной услуги «Выдача архивных справок», «Повышение правовой грамотности архивных работников. Изучение антикоррупционного законодательства», изучение регламента государственной услуги «Выдача архивных справок», «Порядок составления списков источников комплектования архива» «Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, изменения и дополнения», « Порядок фондирования архивных документов», «Научно-техническая обработка документов постоянного хранения», «Порядок хранения архивных документов».
Проведен комплекс мероприятий по работе с обращениями физических и юридических лиц в свете выполнения Закона Республики Казахстан от 12 января 2007 года № 2340 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», по соблюдению сроков исполнения запросов.
В соответствии с планом работы и в целях обеспечения сохранности документов за девять месяцев 2017 года во время работы с документами и при исполнении запросов социально-правового характера улучшали физическое состояние документов, подклеивали листы, своевременно вели учет поступающих документов, их описание и картонирование.
При перезагрузке программы «Архивный фонд» на новый компьютер произошел сбой, данные на все фонды начали вносить в программу заново, в программу смогли занести данные на 70 фондов, но из за неполадок в работе программы (выдает ошибку) данные на остальные фонды внести не представляется возможным.
По состоянию на 01.09.2017 года в государственном архиве числится 159 фондов, на государственном хранении находится 30354 ед.хр., в том числе:
- управленческой документации постоянного хранения 18579 ед.хр.;
- по личному составу 11674 ед.хр.; — личного происхождения 70 ед.хр.;
- фотодокументов 26 ед.хр.; видеодокументов 5 ед.хр.
Для обеспечения сохранности и государственного учета документов за девять месяцев 2017 года было улучшено физическое состояние 197 ед.хр., в том числе отреставрировано — 159 ед.хр./199 листов, поменяли 4 обложки.
В отчетном периоде провели проверку наличия и физического состояния документов фонда № 62. Это управленческие документы Вишневского райисполкома, всего 1812 единиц хранения. Фондов: № 70 — колхоз им. Джамбула — 49 ед.хр, № 71 — колхоз «Пятилетка» — 24 ед.хр., № 74- колхоз им.Ворошилова — 160 ед.хр. Это документы Сарабинского сельского Совета (фонд № 78) -161 ед.хр, Вишневской районной аптеки (фонд № 83) -51 ед.хр, Вишневский райсобес (фонд № 84) — 200 ед хр. Отреставрировали за девять месяцев 2017 года при проверке наличия и при работе с документами при исполнении запросов 197 единиц хранения, а именно заменили четыре обложки, подклеили 199 листов. Оформили все соответствующие документы. Заполнили акт и лист проверки наличия и состояния документов. Утери документов не обнаружено.
За девять месяцев 2017 года выверены комплекты учетных документов семи фондов: в первом квартале фонда № 62- Вишневский райисполком. В книге учета поступления документов под № 14 от 15 сентября 1995 года сделана запись о приеме от госархива Акмолинской области документов Вишневского райисполкома постоянного хранения за 1935-1936, 1939-1942 годы, в количестве 7 ед.хр., под № 24 от 05 февраля 2008 года сделана запись о приеме от госархива Акмолинской области документов постоянного хранения Вишневского райисполкома за 1931, 1934-1951,1953-1993 годы в количестве 1805 единиц хранения. Во втором квартале выверены комплекты учетных документов фондов № 70, № 71, № 74. В книге учета поступления документов под № 14 от 15 сентября 1995 года сделана запись о приеме от госархива Акмолинской области документов колхоза им. Джамбула за 1953-1956 годы в количестве 49 ед.хр,; колхоза «Пятилетка» за 1946-1950 годы в количестве 24 ед.хр; колхоза им. Ворошилова за 1951-1959 годы в количестве 160 ед. хр. В третьем квартале выверены комплекты учетных документов фондов № 78, 83,84. В книге учета поступления документов под № 14 от 15 сентября 1995 года сделана запись о приеме от госархива Акмолинской области документов Сарабинского сельского Совета за 1951 год в количестве -1 ед.хр. и под № 12 от 05 февраля 2008 года о приеме 160 ед.хр. за 1943-1963 годы, под № 1 от 18 февраля 1996 года сделана запись о приеме от районной аптеки ее документов за 1967-1996 год в количестве 51 ед.хр, под № 2 от 25 февраля 1996 года о приеме от районного отдела социальной защиты документов райсобеса за 1951-1983 годы в количестве 31 ед.хр., под № 2 от 01 марта 1999 года сделана запись о приеме от отдела соц защиты населения документы райсобеса за 1943-1980 годы в количестве 80 ед.хр, под № 23от 12 ноября 2007 года сделана запись о приеме от областного архива документов райсобеса за 1951-1980 годы в количестве 89 ед.хр. Оформлены и другие учетные документы: лист, карточка фонда, по три экземпляра описей и др.
За отчетный период закартонировано — 2833 ед.хр., За девять месяцев 2017 года работникам архива из архивохранилищ выдано — 4104 ед. хр.
В течение текущего периода в архивохранилище поддерживали порядок, периодически проводили влажную уборку, обеспыливание документов.
В феврале текущего года провели конкурсные процедуры на изготовление проектно-сметной документации на капитальный ремонт здания архива, в сентябре заключаем договор на проведение экспертизы проектной документации .
В течение отчетного периода работа госархива Аршалынского района была направлена на улучшение состояния процессов документирования и управления документацией в районных учреждениях и организациях. Помогали в работе специалистам по делопроизводству, ведомственных архивов аппарата акима района, Михайловского, Константиновского, Ижевского, Волгодоновского, Берсуатского, Анарского, Арнасайского, Жибек-жолы, Сарыобинского, Акбулакского сельских округов, Аппарата акима п.Аршалы, районного Маслихата, Центра занятости, Отдела культуры, Отдела занятости и социальных программ, отдела образования, ресурсного центра молодежи, центра детского творчества, отдела ветеринарии, школ района и др. Номенклатуру дел с архивом согласовали 30 организации и учреждения района, положение об экспертной комиссии 10 и ведомственном архиве — 5 организаций.
В марте 2017 года оказали помощь в документировании и управлении документацией с выходом в ведомство в аппарате акима Аршалынского района. В апреле 2017 года оказали помощь в вопросах ведения делопроизводства в Ижевском сельском округе, августе в Акбулакском сельском округе.
16 февраля 2017 года государственным архивом Аршалынского района со специалистами организаций и сельских округов проведен семинар по теме «Порядок документирования, подготовки и оформления документов. Порядок оформления реквизитов документа», 14 мая 2017 года со специалистами организаций и сельских округов проведен семинар по теме «Порядок приема документов на хранение в ведомственный архив». 14 февраля с работниками Аршалынского ЦОНа круглый стол по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок», 25 мая 2017 года семинар по теме «Разьяснение по изменениям и дополнениям внесенным в стандарт государственных услуг в области архивного дела» . 10 августа с работниками делопроизводственных служб района проведен семинар на тему «Порядок подготовки и оформления распорядительных документов», 20 сентября с работниками ЦОНа проведен семинар по государственной услуге. «Выдача архивных справок» (ознакомление с новым регламентом государственной услуги «Выдача архивных справок»)
На хранение поступили документы аппарата акима п.Аршалы, за 2006-2010 годы в количестве 127 ед. хр. Из них 102 ед.хр. похозяйственные книги, 20 ед.хр. –документы постоянного хранения и 5 ед.хр. по личному составу. Фотодокументы по истории Аршалынского района в количестве -10 (десять) ед. уч., 8 (восемь) ед. хр.
Описи утверждены протоколом ЭПМК управления архивов и документации Акмолинской области.
В течение текущего периода работники районного архива постоянно консультировали представителей делопроизводственных служб учреждений и организаций района по самым различным вопросам, оказано 26 консультаций.
Работники государственного архива Аршалынского района в течение девяти месяцев 2017 года провели работу по усовершенствованию описей фондов № 35 Нововладимировский сельский Совет в количестве 101 ед.хр, № 36 Михайловский сельский Совет- 49 ед.хр., № 39 Белоярский сельский Совет- 55 ед.хр. Описи отправлены на согласование ЭПМК управления архивов и документации Акмолинской области.
Продолжили работу по каталогизации документов фонда № 62.
За девять месяцев 2017 года оставлена компьютерная база на документы фонда
№ 120 Отдел коммунальной собственности Аршалынского района (договоры приватизации) и фонда № 99 Государственная нотариальная контора (завещания) .
Подготовили и разместили в архиве стенд «От послания к посланию», по Посланию Президента РК народу Казахстана от 31 января 2017 года «Третья модернизация Казахстана: глобальная конкурентоспособность», выставку фотографий к пятилетию посещения ПК «Ижевский» Президентом Республики Казахстан Назарбаевым Н.А., выставку по фотодокументам архива к 72 годовщине Великой Победы.
Согласно плану работы в районной газете опубликовали заметку по документам архива «Шел солдат на запад» и по государственной услуге две заметки, но в связи с тем, что газета выходит не регулярно из за финансовых проблем, публикация заметок задерживается..
К Международному Дню архивов 07 июня 2017 года в зданиях РГП ЦОН и архива, государственный архив Аршалынского района провел единовременную акцию «Архив консультирует» по разъяснению государственной услуги «Выдача архивных справок». Главная цель данной акции — осуществление информационно-разъяснительной работы среди населения. Предварительно в районной газете «Вперед» было опубликовано объявление о предстоящей акции, консультации в этот день получили 14 человек
1кв 2 кв. 3 кв. 4 кв за год
Исполнение запросов 218 242 264
Всего
тематических — —
социально-правового характера 218 242 264
по документам архива 205 234 245
с положительным результатом 205 234 245
непрофильных
На 26 сентября 2017 года по данным программы Е-акимат в архив поступило 724 запроса, из них через ЦОН поступило -428 заявлений, через ПЭП — 169 заявлений, по почте 127 запросов.
В течение девяти месяцев 2017 года работники райгосархива знакомились с Законами и актами Правительства и Президента Республики Казахстан, комитета и управления по управлению архивами и документацией. В коллективе обсуждено Послание Президента Республики Казахстан Назарбаева Н.А. 22 февраля 2017 года (протокол № 3 от 22.02.2017) на аппаратном совещании прошло обсуждение результатов общественного мониторинга качества оказания государственных услуг.
В марте 2017 года приняли активное участие в подготовке и праздновании Наурыза, совместно с другими организациями райцентра участвовали в конкурсе национальных кухонь, устанавливали юрту на площади поселка. В майские дни приняли активное участие в праздновании Дня единства народа Казахстана и мероприятиях посвященных Дню Победы. 03 июня 2016 года участвовали в праздничных мероприятиях посвященных Дню Государственных символов Республики Казахстан. В августе работники районного архива участвовали в праздничных мероприятиях посвященных Дню Конституции.
С 20 июня по 22 июня 2017 года архивист Петренко Маргарита Маратовна, с 23 по 25 августа архивист Шильман Елена Георгиевна прошли обучение на курсах повышения квалификации в г Кокшетау.
За отчетный период своевременно информировали работников государственного архива о передовом опыте в архивной отрасли, новых формах и методах работы. Делопроизводство в архиве ведется в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144.
За девять месяцев 2017 года подготовлены 18 аутентичных приказов по основной деятельности, 12 — по личному составу, 12 — о предоставлении командировок, дисциплинарных взысканиях. Ежемесячно проводилась аппаратная учеба. Ведется регулярный учет проделанной работы. Уделяется внимание вопросам социальной защиты работников государственного архива и ветеранов архивного дела.
