Қызметi Мемлекеттiк архивiнiң Аршалы ауданының есептi кезеңде iске асыруға бағытталған ҚР Президентiнiң Қазақстан халқына Жолдауын 31 қаңтардағы 2017 жылдың Үшiншi жаңғырту-Қазақстанның жаһандық бәсекеге қабiлеттiлiгi". Заңын басшылыққа ала отырып, "Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар", ескере отырып, оған енгiзiлген өзгерiстер мен толықтырулар, үлкен назар аударылды жетiлдiру, мұрағаттық жұмыс. Өткен ақпан айында 2017 жылғы жиналыста ұжымның мемлекеттiк мұрағатының берiлдi басшысы Жолдауының негiзгi бағыттарын түсiндiру мемлекет басшысы Н. ә. А. Назарбаевтың, ынталандыру үшiн жұмысты одан әрi жандандыру.
За полугодие 2017 года согласно разработанному плану, были проведены аппаратные занятия по темам: «Исполнение запросов физических и юридических лиц в соответствии с новыми законодательными актами и требованиями», «Изучение стандарта государственной услуги «Выдача архивных справок», «Повышение правовой грамотности архивных работников. Изучение антикоррупционного законодательства», изучение регламента государственной услуги «Выдача архивных справок», «Порядок составления списков источников комплектования архива» «Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, изменения и дополнения».
Проведен комплекс мероприятий по работе с обращениями физических и юридических лиц в свете выполнения Закона Республики Казахстан от 12 января 2007 года № 2340 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», по соблюдению сроков исполнения запросов.
В соответствии с планом работы и в целях обеспечения сохранности документов за полугодие 2017 года во время работы с документами и при исполнении запросов социально-правового характера улучшали физическое состояние документов, подклеивали листы, своевременно вели учет поступающих документов, их описание и картонирование.
При перезагрузке программы «Архивный фонд» на новый компьютер произошел сбой, данные на все фонды начали вносить в программу заново, в программу смогли занести данные на 70 фондов, но из за неполадок в работе программы (выдает ошибку) данные на остальные фонды внести не представляется возможным.
По состоянию на 01.01.2017 года в государственном архиве числится 159 фондов, на государственном хранении находится 30221 ед.хр., в том числе:
- управленческой документации постоянного хранения 18459 ед.хр.;
- по личному составу 11669 ед.хр.; — личного происхождения 70 ед.хр.;
- фотодокументов 18 ед.хр.; видеодокументов 5 ед.хр.
Для обеспечения сохранности и государственного учета документов за полугодие 2017 года было улучшено физическое состояние 134 ед.хр., в том числе отреставрировано — 108 ед.хр./133 листов, поменяли 3 обложки.
В отчетном периоде провели проверку наличия и физического состояния документов фонда № 62. Это управленческие документы Вишневского райисполкома, всего 1812 единиц хранения. Фондов: № 70 — колхоз им. Джамбула — 49 ед.хр, № 71 — колхоз «Пятилетка» — 24 ед.хр., № 74- колхоз им.Ворошилова — 160 ед.хр. Отреставрировали за полугодие 2017 года при проверке наличия и при работе с документами при исполнении запросов 134 единиц хранения, а именно заменили три обложки, подклеили 133 листа. Оформили все соответствующие документы. Заполнили акт и лист проверки наличия и состояния документов. Утери документов не обнаружено.
За полугодие 2017 года выверены комплекты учетных документов: в первом квартале фонда № 62- Вишневский райисполком. В книге учета поступления документов под № 14 от 15 сентября 1995 года сделана запись о приеме от госархива Акмолинской области документов Вишневского райисполкома постоянного хранения за 1935-1936, 1939-1942 годы, в количестве 7 ед.хр., под № 24 от 05 февраля 2008 года сделана запись о приеме от госархива Акмолинской области документов постоянного хранения Вишневского райисполкома за 1931, 1934-1951,1953-1993 годы в количестве 1805 единиц хранения. Во втором квартале выверены комплекты учетных документов фондов № 70, № 71, № 74. В книге учета поступления документов под № 14 от 15 сентября 1995 года сделана запись о приеме от госархива Акмолинской области документов колхоза им. Джамбула за 1953-1956 годы в количестве 49 ед.хр,; колхоза «Пятилетка» за 1946-1950 годы в количестве 24 ед.хр; колхоза им. Ворошилова за 1951-1959 годы в количестве 160 ед. хр. Оформлены и другие учетные документы: лист, карточка фонда, по три экземпляра описей и др.
За отчетный период закартонировано — 2635 ед.хр., За первый квартал 2017 года работникам архива из архивохранилищ выдано — 3204 ед. хр.
В течение текущего периода в архивохранилище поддерживали порядок, периодически проводили влажную уборку, обеспыливание документов.
В феврале текущего года провели конкурсные процедуры на изготовление проектно-сметной документации на капитальный ремонт здания архива, в июне на проведение экспертизы проектной документации .
В течение отчетного периода работа госархива Аршалынского района была направлена на улучшение состояния процессов документирования и управления документацией в районных учреждениях и организациях. Помогали в работе специалистам по делопроизводству, ведомственных архивов аппарата акима района, Михайловского, Константиновского, Ижевского, Волгодоновского, Берсуатского, Анарского, Арнасайского, Жибек-жолы, Сарыобинского, Акбулакского сельских округов, Аппарата акима п.Аршалы, районного Маслихата, Центра занятости, Отдела культуры, Отдела занятости и социальных программ, отдела образования, ресурсного центра молодежи, центра детского творчества, отдела ветеринарии, школ района и др. Номенклатуру дел с архивом согласовали 30 организации и учреждения района, положение об экспертной комиссии 10 и ведомственном архиве — 5 организаций.
В марте 2017 года оказали помощь в документировании и управлении документацией с выходом в ведомство в аппарате акима Аршалынского района. В апреле 2017 года оказали помощь в вопросах ведения делопроизводства в Ижевском сельском округе.
16 февраля 2017 года государственным архивом Аршалынского района со специалистами организаций и сельских округов проведен семинар по теме «Порядок документирования, подготовки и оформления документов. Порядок оформления реквизитов документа», 14 мая 2017 года со специалистами организаций и сельских округов проведен семинар по теме «Порядок приема документов на хранение в ведомственный архив». 14 февраля с работниками Аршалынского ЦОНа круглый стол по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок», 25 мая 2017 года семинар по теме «Разьяснение по изменениям и дополнениям внесенным в стандарт государственных услуг в области архивного дела» .
На хранение поступили документы аппарата акима п.Аршалы, за 2006-2010 годы в количестве 127 ед. хр. Из них 102 ед.хр. похозяйственные книги, 20 ед.хр. –документы постоянного хранения и 5 ед.хр. по личному составу. Фотодокументы по истории Аршалынского района в количестве -10 (десять) ед. уч., 8 (восемь) ед. хр.
Описи на принятые документы отправлены на ЭПМК управления.
В течение текущего периода работники районного архива постоянно консультировали представителей делопроизводственных служб учреждений и организаций района по самым различным вопросам, оказано 26 консультаций.
Работники государственного архива Аршалынского района в течение полугодия 2017 года провели работу по усовершенствованию описи фонда № 35 Нововладимировский сельский Совет в количестве 54 ед.хр . Опись отправлена на согласование ЭПМК управления архивов и документации Акмолинской области.
Продолжили работу по каталогизации документов фонда № 62.
За полугодие 2017 года оставлена компьютерная база на документы фонда
№ 120 Отдел коммунальной собственности Аршалынского района (договоры приватизации) и фонда № 99 Государственная нотариальная контора (завещания) .
Подготовили и разместили в архиве стенд «От послания к посланию», по Посланию Президента РК народу Казахстана от 31 января 2017 года «Третья модернизация Казахстана: глобальная конкурентоспособность», выставку фотографий к пятилетию посещения ПК «Ижевский» Президентом Республики Казахстан Назарбаевым Н.А. , выставку по фотодокументам архива к 72 годовщине Великой Победы.
Согласно плану работы в первом квартале 2017 года в районной газете должны были опубликовать заметки по документам архива и по государственной услуге, но в связи с тем, что до сих пор идут конкурсные процедуры газета не выходит.
К Международному Дню архивов 07 июня 2017 года в зданиях РГП ЦОН и архива, государственный архив Аршалынского района провел единовременную акцию «Архив консультирует» по разъяснению государственной услуги «Выдача архивных справок». Главная цель данной акции — осуществление информационно-разъяснительной работы среди населения. Предварительно в районной газете «Вперед» было опубликовано объявление о предстоящей акции, консультации в этот день получили 14 человек
1кв 2 кв. 3 кв. 4 кв за год
Исполнение запросов 218 242
Всего
тематических — —
социально-правового характера 218 242
по документам архива 205 234
с положительным результатом 205 234
непрофильных
На 27 июня 2017 года по данным программы Е-акимат в архив поступило 460 запросов, из них через ЦОН поступило -271 заявление, через ПЭП — 103 заявления, по почте 86 запросов.
В течение шести месяцев 2017 года работники райгосархива знакомились с Законами и актами Правительства и Президента Республики Казахстан, комитета и управления по управлению архивами и документацией. В коллективе обсуждено Послание Президента Республики Казахстан Назарбаева Н.А. 22 февраля 2017 года (протокол № 3 от 22.02.2017) на аппаратном совещании прошло обсуждение результатов общественного мониторинга качества оказания государственных услуг.
В марте 2017 года приняли активное участие в подготовке и праздновании Наурыза, совместно с другими организациями райцентра участвовали в конкурсе национальных кухонь, устанавливали юрту на площади поселка.
С 20 июня по 22 июня 2017 года архивист Петренко Маргарита Маратовна прошла обучение на курсах повышения квалификации в г Кокшетау.
За отчетный период своевременно информировали работников государственного архива о передовом опыте в архивной отрасли, новых формах и методах работы. Делопроизводство в архиве ведется в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144.
За полугодие 2017 года подготовлены 15 аутентичных приказов по основной деятельности, 7 — по личному составу, 6 — о предоставлении командировок, дисциплинарных взысканиях. Ежемесячно проводилась аппаратная учеба. Ведется регулярный учет проделанной работы. Уделяется внимание вопросам социальной защиты работников государственного архива и ветеранов архивного дела.
ОСНОВНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ
выполнения плана работы Государственного архива
Аршалынского района за шесть месяцев 2017 года
| № | Показатели | Единицизмерен | Объем | |
| Нагод | период | |||
| За первый квартал 2017 год | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1 | Обеспечение сохранности и государственный учет документов Национальногоархивного фонда РК | |||
| 1.1 | Улучшение физическогосостояния документов | |||
| 1.1.1 | Документов на бумажной основе (всего)в том числе реставрация док-ов | ед.хр ед.хр листов |
260 210 265 |
134 108 133 |
| 1.1.2. | Консервационно-профилактическая обработка | |||
| 1.1.2.1. | Кинодокументов | ед.х р | ||
| 1.1.2.2. | Фотодокументов | ед.хр | ||
| 1.1.2.3. | Фонодокументов | ед.хр | ||
| 1.1.2.4. | Страхового фонда | ед.хр/рулон тыс.кадров |
||
| 1.2. | Картонирование документов | ед.хр | 800 | 2635 |
| 1.3. | Восстановление затухающих текстов | лист | ||
| 1.4. | Дезинфекция (дезинсекция) | Ед.хр | ||
| 1.5. | Выявление особо ценных документов | |||
| 1.5.1. | Описание особо ценных документов | |||
| 1.5.1.1. | На бумажной основе | Ед.хр | ||
| 1.5.1.2. | кинодокументов | Ед.учета | ||
| 1.5.1.3. | фотодокументов | Ед.хр | ||
| 1.5.1.4. | фонодокументов | Ед.учета | ||
| 1.6. | Создание страхового фонда на | |||
| 1.6.1. | Бумажной основе | Ед.хр Ед.учета |
||
| 1.6.2. | кинодокументов | Ед.хр. Ед.учета |
||
| 1.6.3. | фотодокументов | Ед.хр | ||
| 1.6.4 | фонодокументов | Ед.хрЕд.учета | ||
| 1.7. | Проверка наличия и состояниядокументов | |||
| 1.7.1. | На бумажной основе | ед.хр | 3067 | 2045 |
| 1.7.2. | кинодокументов | Ед.хр | ||
| 1.7.3. | фотодокументов | Ед.хр | ||
| 1.7.4. | фонодокументов | Ед.хр | ||
| 1.7.5. | Страхового фонда | ед.хр/рулон Тыс.кадров |
||
| 1.8. | Выверка комплекта учетных документов | фонд | 10 | 4 |
| 2 | Формирование Национального архивногофонда РК, организационно-методическоеруководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводствеучреждений, организаций и предприятий | |||
| 2.1. | Прием документов | |||
| 2.1.1. | От учреждений, организаций и предприятий | |||
| 2.1.1.1. | Управленческой документации | ед.хр. | 250 | |
| 2.1.1.2. | Научно –технической документации | Ед.хр | ||
| 2.1.1.3. | кинодокументов | Ед.хр | ||
| 2.1.1.4. | видеодокументов | Ед.хр | ||
| 2.1.1.5. | фотодокументов | Ед.хр | 5 | |
| 2.1.1.6. | фонодокументов | Ед.хр | ||
| 2.1.1.7. | по личному составу | ед.хр | 150 | |
| 2.1.2. | От граждан | Е д.хр | 5 | |
| 2.2. | Экспертиза ценности документов находящихся на гос.хранении: | |||
| 2.2.1. | Управленческой документации и документов личного происхождения | Ед.хр | 15 | 15 |
| 2.2.2 | Научно –технической документации | Ед.хр | ||
| 2.2.3. | кинодокументов | Ед.хр | ||
| 2.2.4. | видеодокументов | Ед.хр | ||
| 2.2.5. | фотодокументов | Ед.хр | ||
| 2.2.6. | фонодокументов | Ед.хр | ||
| 2.3. | Экспертиза ценности документов, находящихся на ведомственном хранении (утверждение описей наЭПК) на: | |||
| 2.3.1. | Управленческую документацию | ед.хр | 250 | |
| 2.3.1.1 | По личному составу | |||
| 2.3.2. | Научно –техническую документацию | Ед.хр | ||
| 2.3.3. | Кинодокументы | Ед. учета | ||
| 2.3.4. | Видеодокументы | Ед. учета | ||
| 2.3.5. | Фотодокументы | Ед.хр | 5 | |
| 2.3.6. | Фонодокументы | Ед. учета | ||
| 2..3.7. | От граждан | Ед.хр | 5 | |
| 2.3.8. | По личному составу | Ед.хр | 50 | |
| 3. | Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов | |||
| 3.1. | Описание | |||
| 3.1.1. | Управленческой документации | Ед.хр | 250 | |
| 3.1.1.2. | документов личного происхождения | Ед.хр | 5 | |
| 3.1.1.3. | Документов по личному составу | Ед.хр | 50 | |
| 3.1.2. | Научно –технической документации | Ед.хр | ||
| 3.1.3. | кинодокументов | Ед. учета | ||
| 3.1.4. | видеодокументов | Ед .учета | ||
| 3.1.5. | фотодокументов | Ед.хр | 5 | |
| 3.1.6. | фонодокументов | Ед. учета | ||
| 3.2. | Переработка описей | |||
| 3.2.1. | Управленческой документации и документов личного происхождения | Ед.хр | ||
| 3.2.2. | кинодокументов | Ед. учета | ||
| 3.2.3. | видеодокументов | Ед. учета | ||
| 3.2.4. | фотодокументов | Ед.хр | ||
| 3.2.5. | фонодокументов | Ед. учета | ||
| 3.3 | Усовершенствование описей (редактирование и создание комплекса научно-справочного аппарата к описи): | |||
| 3.3.1.3.3.2. | Управленческой документации и документов личного происхождения и по личному составу | Ед.хр | 130 | 54 |
| 3.3.3. | кинодокументов | Ед. учета | ||
| 3.3.4. | видеодокументов | Ед. учета | ||
| 3.3.5. | фотодокументов | Ед.хр | ||
| 3.3.6. | Фонодокументов | Ед. учета | ||
| 3.4. | Каталогизация: | |||
| 3.4.1. | Управленческой документации и документов личного происхождения | Ед.хр | 20 | 10 |
| 3.4.2. | Научно –технической документации | Ед.хр | ||
| 3.4.3. | Кинодокументов | Ед. учета | ||
| 3.4.4. | видеодокументов | Ед. учета | ||
| 3.4.5. | фотодокументов | Ед.хр | ||
| 3.4.6. | фонодокументов | Ед. учета | ||
| 3.4.7. | Вливание тематических карточек в каталогина: | |||
| Управленческую документацию и документы личного происхождения | карт | 20 | 10 | |
| Научно –техническую документацию | карт | |||
| Кинодокументы | карт | |||
| Видеодокументы | карт | |||
| Фотодокументы | карт | |||
| фонодокументы | карт | |||
| 3.5. | Создание научно-справочного аппарата к документам | |||
| 3.5.1. | Создание межфондовых указателей | ФондЕд.хр | ||
| 3.5.2. | Составление межведомственного архивного справочника по личному составу | справочник | ||
| 4. | Научная информация ииспользование документов | |||
| Подготовка: | ||||
| 4.1. | Выставок документов | выстав | 2 | 2 |
| 4.2. | Радио и телепередач | передача | ||
| 4.3. | Статей и подборок документов | статья | 8 | |
| а | По документам архива | статья | 4 | |
| б | По госуслугам | статья | 4 | 1 |
| 4.4 | Информационных документов | документ | ||
| 4.5. | экскурсий | Экскурсия | 1 | |
| 5. | Оказание помощи в ведении делопроизводства с выходом в ведомства | Проверка | 4 | 2 |
| 5.1. | Разработка номенклатуры дел | Номенкл. | 1 | 1 |
| 5.2. | Согласование номенклатуры дел | Номенкл. | 20 | 30 |
| 5.3. | Проведение семинаров -совещаний | семинар | 8 | 4 |
| а | По делопроизводству | семинар | 4 | 2 |
| б | По госуслугам | семинар | 4 | 2 |
| 5.4. | Согласование положений о ведомственном архиве | полож. | 5 | 5 |
| 5.5. | Согласование положений об экспертной комиссии | полож | 10 | 10 |
