Қызметi Мемлекеттiк архивiнiң Аршалы ауданының есептi кезеңде iске асыруға бағытталған ҚР Президентiнiң Қазақстан халқына Жолдауын 31 қаңтардағы 2017 жылдың Үшiншi жаңғырту-Қазақстанның жаһандық бәсекеге қабiлеттiлiгi". Заңын басшылыққа ала отырып, "Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар", ескере отырып, оған енгiзiлген өзгерiстер мен толықтырулар, үлкен назар аударылды жетiлдiру, мұрағаттық жұмыс. Өткен ақпан айында 2017 жылғы жиналыста ұжымның мемлекеттiк мұрағатының берiлдi басшысы Жолдауының негiзгi бағыттарын түсiндiру мемлекет басшысы Н. ә. А. Назарбаевтың, ынталандыру үшiн жұмысты одан әрi жандандыру.
За 2017 год согласно разработанному плану, были проведены аппаратные занятия по темам: «Исполнение запросов физических и юридических лиц в соответствии с новыми законодательными актами и требованиями», «Изучение стандарта государственной услуги «Выдача архивных справок», «Повышение правовой грамотности архивных работников. Изучение антикоррупционного законодательства», изучение регламента государственной услуги «Выдача архивных справок», «Порядок составления списков источников комплектования архива» «Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, изменения и дополнения»,
« Порядок фондирования архивных документов», «Научно-техническая обработка документов постоянного хранения», «Порядок хранения архивных документов», «Научно- техническая обработка документов по личному составу», Создание коллекции фотодокументов, их обработка и описание», «Порядок размещения архивных документов».
Проведен комплекс мероприятий по работе с обращениями физических и юридических лиц в свете выполнения Закона Республики Казахстан от 12 января 2007 года № 2340 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», по соблюдению сроков исполнения запросов.
В соответствии с планом работы и в целях обеспечения сохранности документов за 2017 год во время работы с документами и при исполнении запросов социально-правового характера улучшали физическое состояние документов, подклеивали листы, своевременно вели учет поступающих документов, их описание и картонирование.
При перезагрузке программы «Архивный фонд» на новый компьютер произошел сбой, данные на все фонды начали вносить в программу заново, в программу смогли занести данные на 70 фондов, но из за неполадок в работе программы (выдает ошибку) данные на остальные фонды внести не представляется возможным.
По состоянию на 01.12.2017 года в государственном архиве числится 159 фондов, на государственном хранении находится 30354 ед.хр., в том числе:
- управленческой документации постоянного хранения 18579 ед.хр.;
- по личному составу 11674 ед.хр.; — личного происхождения 70 ед.хр.;
- фотодокументов 26 ед.хр.; видеодокументов 5 ед.хр.
Для обеспечения сохранности и государственного учета документов за 2017 год было улучшено физическое состояние 466 ед.хр., в том числе отреставрировано — 210 ед.хр./265 листов, поменяли 4 обложки.
В отчетном периоде провели проверку наличия и физического состояния документов фонда № 62. Это управленческие документы Вишневского райисполкома, всего 1812 единиц хранения. Фондов: № 70 — колхоз им. Джамбула — 49 ед.хр, № 71 — колхоз «Пятилетка» — 24 ед.хр., № 74- колхоз им.Ворошилова — 160 ед.хр. Это документы Сарабинского сельского Совета (фонд № 78) -161 ед.хр, Вишневской районной аптеки (фонд № 83) -51 ед.хр, Вишневский райсобес (фонд № 84) — 200 ед хр, Вишневский райфинотдел (фонд № 87) -404 ед.хр., Вишневский щебзавод №5 (фонд № 89) — 132 ед.хр, Вишневская райветстанция (фонд № 91)-71 ед.хр.. Отреставрировали за 2017 год при проверке наличия и при работе с документами при исполнении запросов 210 единиц хранения, а именно заменили четыре обложки, подклеили 265 листов. Оформили все соответствующие документы. Заполнили акт и лист проверки наличия и состояния документов. Утери документов не обнаружено.
За 2017 год выверены комплекты учетных документов десяти фондов: в первом квартале фонда № 62- Вишневский райисполком. В книге учета поступления документов под № 14 от 15 сентября 1995 года сделана запись о приеме от госархива Акмолинской области документов Вишневского райисполкома постоянного хранения за 1935-1936, 1939-1942 годы, в количестве 7 ед.хр., под № 24 от 05 февраля 2008 года сделана запись о приеме от госархива Акмолинской области документов постоянного хранения Вишневского райисполкома за 1931, 1934-1951,1953-1993 годы в количестве 1805 единиц хранения. Во втором квартале выверены комплекты учетных документов фондов № 70, № 71, № 74. В книге учета поступления документов под № 14 от 15 сентября 1995 года сделана запись о приеме от госархива Акмолинской области документов колхоза им. Джамбула за 1953-1956 годы в количестве 49 ед.хр,; колхоза «Пятилетка» за 1946-1950 годы в количестве 24 ед.хр; колхоза им. Ворошилова за 1951-1959 годы в количестве 160 ед. хр. В третьем квартале выверены комплекты учетных документов фондов № 78, 83,84. В книге учета поступления документов под № 14 от 15 сентября 1995 года сделана запись о приеме от госархива Акмолинской области документов Сарабинского сельского Совета за 1951 год в количестве -1 ед.хр. и под № 12 от 05 февраля 2008 года о приеме 160 ед.хр. за 1943-1963 годы, под № 1 от 18 февраля 1996 года сделана запись о приеме от районной аптеки ее документов за 1967-1996 год в количестве 51 ед.хр, под № 2 от 25 февраля 1996 года о приеме от районного отдела социальной защиты документов райсобеса за 1951-1983 годы в количестве 31 ед.хр., под № 2 от 01 марта 1999 года сделана запись о приеме от отдела соц защиты населения документы райсобеса за 1943-1980 годы в количестве 80 ед.хр, под № 23 от 12 ноября 2007 года сделана запись о приеме от областного архива документов райсобеса за 1951-1980 годы в количестве 89 ед.хр. В четвертом квартале 2017 года провели выверку комплекта учетных документов трех фондов, а именно: Вишневский райфинотдел ф.№ 87, Вишневский щебзавод №5 ф.№ 89, Вишневская райветстанция ф.№ 91. В книге учета поступления документов под № 5 от 20 сентября 1997 года сделана запись о приеме от госархива Акмолинской области документов Вишневского районного финансового отдела за 1959-1961 годы, под № 24 от 12.11.2007 года сделана запись о приеме от областного архива документов Вишневского райфинотдела за 1955-2002 годы, под № 3 от 30 апреля 1998 года о приеме от АО «Мер мер» документов Вишневского щебзавода
№ 5 за 1954-1993 годы -132 ед.хр, под № 1 от 16.02.1999 года сделана запись о приеме от Аршалынской райветстанции документов ветстанции за 1947-1995 годы- 50 ед.хр., под № 1 от 01 апреля 2005 года сделана запись о приеме от Территориального управления МСХ РК документов райветстанции за 1993-1999 годы в количестве 21 ед.хр.Оформлены и другие учетные документы: лист, карточка фонда, по три экземпляра описей и др.
За отчетный период закартонировано — 3028 ед.хр., при плане 800 дел. За 2017 год работникам архива из архивохранилищ выдано более восьми тысяч ед. хр.
В течение текущего периода в архивохранилище поддерживали порядок, периодически проводили влажную уборку, обеспыливание документов. В сентябре провели косметический ремонт помещений архива.
В текущем году провели конкурсные процедуры и изготовили проектно-сметную документацию на капитальный ремонт здания архива.
В течение отчетного периода работа госархива Аршалынского района была направлена на улучшение состояния процессов документирования и управления документацией в районных учреждениях и организациях. Помогали в работе специалистам по делопроизводству, ведомственных архивов аппарата акима района, Михайловского, Константиновского, Ижевского, Волгодоновского, Берсуатского, Анарского, Арнасайского, Жибек-жолы, Сарыобинского, Акбулакского сельских округов, Аппарата акима п.Аршалы, районного Маслихата, Центра занятости, Отдела культуры, Отдела занятости и социальных программ, отдела образования, ресурсного центра молодежи, центра детского творчества, отдела ветеринарии, школ района и др. Номенклатуру дел с архивом согласовали 30 организации и учреждения района, положение об экспертной комиссии 10 и ведомственном архиве — 5 организаций. В ноябре текущего года все организации источники комплектования района ознакомили с новым перечнем 2017 года, объяснили что с 2018 года делается упор на безбумажный документооборот и провели семинар по составлению номенклатуры дел.
В марте 2017 года оказали помощь в документировании и управлении документацией с выходом в ведомство в аппарате акима Аршалынского района. В апреле 2017 года оказали помощь в вопросах ведения делопроизводства в Ижевском сельском округе, августе в районном Маслихате, в ноябре в Аршалынском районном управлении казначейства.
16 февраля 2017 года государственным архивом Аршалынского района со специалистами организаций и сельских округов проведен семинар по теме «Порядок документирования, подготовки и оформления документов. Порядок оформления реквизитов документа», 14 мая 2017 года со специалистами организаций и сельских округов проведен семинар по теме «Порядок приема документов на хранение в ведомственный архив». 14 февраля с работниками Аршалынского ЦОНа круглый стол по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок», 25 мая 2017 года семинар по теме «Разьяснение по изменениям и дополнениям внесенным в стандарт государственных услуг в области архивного дела» . 10 августа с работниками делопроизводственных служб района проведен семинар на тему «Порядок подготовки и оформления распорядительных документов», 20 сентября с работниками ЦОНа проведен семинар по государственной услуге. «Выдача архивных справок» (ознакомление с новым регламентом государственной услуги «Выдача архивных справок»). В ноябре проведен семинар со специалистами сельских округов и учреждений по теме «Номенклатура дел — основополагающий документ для работы в организации».
На хранение поступили документы аппарата акима п.Аршалы, за 2006-2010 годы в количестве 127 ед. хр. Из них 102 ед.хр. похозяйственные книги, 20 ед.хр. –документы постоянного хранения и 5 ед.хр. по личному составу. Фотодокументы по истории Аршалынского района в количестве -10 (десять) ед. уч., 8 (восемь) ед. хр. Описи утверждены протоколом ЭПМК управления архивов и документации Акмолинской области. На ЭПМК отправлены документы ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства Аршалынского района» в количестве 66 дел, а именно 45 дел постоянного хранения и 21 дело по личному составу.
27 ноября т.г. в зале заседании районного акимата состоялось аппаратное совещание под председательством акима района А.Тайжанова. На совещании с докладом выступила директор районного архива М.А. Руденко о проблемах сохранности архивных документов. В ходе совещания главой района были даны конкретные поручения.
В течение текущего периода работники районного архива постоянно консультировали представителей делопроизводственных служб учреждений и организаций района по самым различным вопросам, оказано 36 консультаций.
Работники государственного архива Аршалынского района в течение 2017 года провели работу по усовершенствованию описей фондов № 35 Нововладимировский сельский Совет в количестве 101 ед.хр, № 36 Михайловский сельский Совет- 49 ед.хр., № 39 Белоярский сельский Совет- 55 ед.хр. Описи отправлены на согласование ЭПМК управления архивов и документации Акмолинской области.
Продолжили работу по каталогизации документов фонда № 62.
За 2017 год оставлена компьютерная база на документы фонда
№ 120 Отдел коммунальной собственности Аршалынского района (договоры приватизации) и фонда № 99 Государственная нотариальная контора (завещания) .
Подготовили и разместили в архиве стенд «От послания к посланию», по Посланию Президента РК народу Казахстана от 31 января 2017 года «Третья модернизация Казахстана: глобальная конкурентоспособность», выставку фотографий к пятилетию посещения ПК «Ижевский» Президентом Республики Казахстан Назарбаевым Н.А., выставку по фотодокументам архива к 72 годовщине Великой Победы. 29 ноября т.г. в Акбулакской средней школе архивистом Шильман Еленой Георгиевной проведен открытый урок посвященный Дню первого Президента Республики Казахстан «Назарбаев, наш президент». 30 ноября т.г. в канун праздника Дня Первого Президента Республики Казахстан, в государственном архиве Аршалынского района оформлена выставка «Назарбаев, наш президент», проведен круглый стол в коллективе. На День Независимости в коллективе проведено торжественное собрание, работники архива участвовали в праздничных мероприятиях посвященных празднику.
Согласно плану работы в районной газете опубликовали заметки по документам архива «Шел солдат на запад», «Аршалынскому архиву 30 лет» к 30- летию образования архива района, «О подготовке документов к сдаче в государственный архив» по сохранности документов» и по государственной услуге четыре заметки, но в связи с тем, что газета выходит не регулярно из за финансовых проблем, публикация заметок задерживается.
К Международному Дню архивов 07 июня 2017 года в зданиях РГП ЦОН и архива, государственный архив Аршалынского района провел единовременную акцию «Архив консультирует» по разъяснению государственной услуги «Выдача архивных справок». Главная цель данной акции — осуществление информационно-разъяснительной работы среди населения. Предварительно в районной газете «Вперед» было опубликовано объявление о предстоящей акции, консультации в этот день получили 14 человек
1кв 2 кв. 3 кв. 4 кв за год
Исполнение запросов 245 263 279 273 1060
Всего
тематических — —
социально-правового характера 245 263 279 273 1060
по документам архива 223 243 249 254 969
с положительным результатом 223 243 249 254 969
непрофильных
На 29 декабря 2017 года по данным программы Е-акимат в архив поступило 1060 запросов, из них через ЦОН поступило -601 заявление, через ПЭП -271 заявление, по почте 215 запросов.
В течение 2017 года работники райгосархива знакомились с Законами и актами Правительства и Президента Республики Казахстан, комитета и управления по управлению архивами и документацией. В коллективе обсуждено Послание Президента Республики Казахстан Назарбаева Н.А. 22 февраля 2017 года (протокол № 3 от 22.02.2017) на аппаратном совещании прошло обсуждение результатов общественного мониторинга качества оказания государственных услуг.
В марте 2017 года приняли активное участие в подготовке и праздновании Наурыза, совместно с другими организациями райцентра участвовали в конкурсе национальных кухонь, устанавливали юрту на площади поселка. В майские дни приняли активное участие в праздновании Дня единства народа Казахстана и мероприятиях посвященных Дню Победы. 03 июня 2016 года участвовали в праздничных мероприятиях посвященных Дню Государственных символов Республики Казахстан. В августе работники районного архива участвовали в праздничных мероприятиях посвященных Дню Конституции. В коллективе провели мероприятия на День Первого президента и День Независимости РК.
С 20 июня по 22 июня 2017 года архивист Петренко Маргарита Маратовна, с 23 по 25 августа архивист Шильман Елена Георгиевна прошли обучение на курсах повышения квалификации в г Кокшетау.
За отчетный период своевременно информировали работников государственного архива о передовом опыте в архивной отрасли, новых формах и методах работы. Делопроизводство в архиве ведется в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144.
За 2017 год подготовлены 23 аутентичных приказа по основной деятельности, 12 — по личному составу, 14 — о предоставлении командировок, дисциплинарных взысканиях. Ежемесячно проводилась аппаратная учеба. Ведется регулярный учет проделанной работы. Уделяется внимание вопросам социальной защиты работников государственного архива и ветеранов архивного дела.
