Деятельность Государственного архива Аршалынского района за отчетный период была направлена на реализацию Послания Президента РК народу Казахстана от 31 января 2017 года «Третья модернизация Казахстана: глобальная конкурентоспособность». Руководствуясь Законом РК «О Национальном архивном фонде и архивах», с учетом внесенных в него изменений и дополнений, значительное внимание уделялось совершенствованию архивной работы. На прошедшем в феврале 2017 года собрании коллектива государственного архива были даны разъяснения основных направлений Послания главы государства Н. А. Назарбаева, который стал стимулом для дальнейшей активизации работы сотрудников.
В первом квартале 2017 года согласно разработанному плану, были проведены аппаратные занятия по темам: «Исполнение запросов физических и юридических лиц в соответствии с новыми законодательными актами и требованиями», «Изучение стандарта государственной услуги «Выдыча архивных справок», «Повышение правовой грамотности архивных работников. Изучение антикоррупционного законодательства». Проведен комплекс мероприятий по работе с обращениями физических и юридических лиц в свете выполнения Закона Республики Казахстан от 12 января 2007 года № 2340 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», по соблюдению сроков исполнения запросов.
В соответствии с планом работы и в целях обеспечения сохранности документов за первый квартал 2017 года во время работы с документами и при исполнении запросов социально-правового характера улучшали физическое состояние документов, подклеивали листы, своевременно вели учет поступающих документов, их описание и картонирование.
При перезагрузке программы «Архивный фонд» на новый компьютер произошел сбой, данные на все фонды начали вносить в программу заново, в программу смогли занести данные на 70 фондов, но из за неполадок в работе программы (выдает ошибку) данные на остальные фонды внести не представляется возможным.
По состоянию на 01.01.2017 года в государственном архиве числится 159 фондов, на государственном хранении находится 30221 ед.хр., в том числе:
- управленческой документации постоянного хранения 18459 ед.хр.;
- по личному составу 11669 ед.хр.; — личного происхождения 70 ед.хр.;
- фотодокументов 18 ед.хр.; видеодокументов 5 ед.хр.
Для обеспечения сохранности и государственного учета документов за первый квартал 2017 года было улучшено физическое состояние 71 ед.хр., в том числе отреставрировано — 53 ед.хр./67 листов, поменяли 1 обложек.
В отчетном периоде провели проверку наличия и физического состояния документов фонда № 62. Это управленческие документы Вишневского райисполкома, всего 1812 единиц хранения. Отреставрировали за первый квартал 2017 года при проверке наличия и при работе с документами при исполнении запросов 71 единицу хранения, а именно заменили одну обложку, подклеили 67 листов. Оформили все соответствующие документы. Заполнили акт и лист проверки наличия и состояния документов. Утери документов не обнаружено.
За первый квартал 2017 года выверены комплекты учетных фонда № 62- Вишневский райисполком. В книге учета поступления документов под № 14 от 15 сентября 1995 года сделана запись о приеме от госархива Акмолинской области документов Вишневского райисполкома постоянного хранения за 1935-1936, 1939-1942 годы, в количестве 7 единица хранения, под № 24 от 05 февраля 2008 года сделана запись о приеме от госархива Акмолинской области документов постоянного хранения Вишневского райисполкома за 1931, 1934-1951,1953-1993 годы в количестве 1805 единиц хранения. Оформлены и другие учетные документы: лист, карточка фонда, по три экземпляра описей и др.
За отчетный период закартонировано — 2044 ед.хр., За первый квартал 2017 года работникам архива из архивохранилищ выдано — 1848 ед. хр.
В течение текущего периода в архивохранилище поддерживали порядок, периодически проводили влажную уборку, обеспыливание документов.
В феврале текущего года провели конкурсные процедуры на изготовление проектно-сметной документации на капитальный ремонт здания архива.
В течение отчетного периода работа госархива Аршалынского района была направлена на улучшение состояния процессов документирования и управления документацией в районных учреждениях и организациях. Помогали в работе специалистам по делопроизводству, ведомственных архивов аппарата акима района, Михайловского, Константиновского, Ижевского, Волгодоновского, Берсуатского, Анарского, Арнасайского, Жибек-жолы, Сарыобинского, Акбулакского сельских округов, Аппарата акима п.Аршалы, районного Маслихата, Центра занятости, Отдела культуры, Отдела занятости и социальных программ, отдела образования, ресурсного центра молодежи, центра детского творчества, отдела ветеринарии, школ района и др. Номенклатуру дел с архивом согласовали 27 организации и учреждения района, положение об экспертной комиссии 10 и ведомственном архиве — 5 организаций.
В марте 2017 года оказали помощь в документировании и управлении документацией с выходом в ведомство в аппарате акима Аршалынского района.
16 февраля 2017 года государственным архивом Аршалынского района со специалистами организаций и сельских округов проведен семинар по теме «Порядок документирования, подготовки и оформления документов. Порядок оформления реквизитов документа». 14 февраля с работниками Аршалынского ЦОНа круглый стол по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок».
На хранение поступили документы аппарата акима п.Аршалы, за 2006-2010 годы в количестве 127 ед. хр. Из них 102 ед.хр. похозяйственные книги, 20 ед.хр. –документы постоянного хранения и 5 ед.хр. по личному составу. Описи отправлены на ЭПМК управления.
В течение текущего периода работники районного архива постоянно консультировали представителей делопроизводственных служб учреждений и организаций района по самым различным вопросам, оказано 14 консультаций.
Работники государственного архива Аршалынского района в первом квартале 2017 год провели работу по усовершенствованию описи фонда № 35 Нововладимировский сельский Совет в количестве 54 ед.хр . Опись отправлена на согласование ЭПМК управления архивов и документации Акмолинской области. Продолжили работу по каталогизации документов фонда № 62. Подготовили и разместили в архиве стенд «От послания к посланию», по Посланию Президента РК народу Казахстана от 31 января 2017 года «Третья модернизация Казахстана: глобальная конкурентоспособность», выставку фотографий к пятилетию посещения ПК «Ижевский» Президентом Республики Казахстан Назарбаевым Н.А.
Согласно плану работы в первом квартале 2017 года в районной газете должны были опубликовать заметки по документам архива и по государственной услуге, но в связи с тем, что до сих пор идут конкурсные процедуры газета не выходит.
1кв 2 кв. 3 кв. 4 кв за год
Исполнение запросов 218
Всего
тематических — —
социально-правового характера 218
по документам архива 205
с положительным результатом 205
непрофильных
На 18 марта 2017 года по данным программы Е-акимат в архив поступило 218 запросов, из них через ЦОН поступило -122 заявления, через ПЭП — 48 заявлений, по почте 48 запросов.
В течение первого квартала 2017 года работники райгосархива знакомились с Законами и актами Правительства и Президента Республики Казахстан, комитета и управления по управлению архивами и документацией. В коллективе обсуждено Послание Президента Республики Казахстан Назарбаева Н.А. 22 февраля 2017 года (протокол № 3 от 22.02.2017) на аппаратном совещании прошло обсуждение результатов общественного мониторинга качества оказания государственных услуг. В марте 2017 года приняли активное участие в подготовке и праздновании Наурыза, совместно с другими организациями райцентра участвовали в конкурсе национальных кухонь, устанавливали юрту на площади поселка.
За отчетный период своевременно информировали работников государственного архива о передовом опыте в архивной отрасли, новых формах и методах работы. Делопроизводство в архиве ведется в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144.
За первый квартал 2017 года подготовлены 6 аутентичных приказов по основной деятельности, 2 — по личному составу, 2 — о предоставлении командировок, дисциплинарных взысканиях. Ежемесячно проводилась аппаратная учеба. Ведется регулярный учет проделанной работы. Уделяется внимание вопросам социальной защиты работников государственного архива и ветеранов архивного дела.
ОСНОВНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ
выполнения плана работы Государственного архива
Аршалынского района за первый квартал 2017 год
| № | Показатели | Единицизмерен | Объем | |
| Нагод | период | |||
| За первый квартал 2017 год | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1 | Обеспечение сохранности и государственный учет документов Национальногоархивного фонда РК | |||
| 1.1 | Улучшение физическогосостояния документов | |||
| 1.1.1 | Документов на бумажной основе (всего)в том числе реставрация док-ов |
ед.хр |
260210265 | 745367 |
| 1.1.2. | Консервационно-профилактическая обработка | |||
| 1.1.2.1. | Кинодокументов | ед.х р | ||
| 1.1.2.2. | Фотодокументов | ед.хр | ||
| 1.1.2.3. | Фонодокументов | ед.хр | ||
| 1.1.2.4. | Страхового фонда | ед.хр/рулон тыс.кадров |
||
| 1.2. | Картонирование документов | ед.хр | 800 | 2044 |
| 1.3. | Восстановление затухающих текстов | лист | ||
| 1.4. | Дезинфекция (дезинсекция) | Ед.хр | ||
| 1.5. | Выявление особо ценных документов | |||
| 1.5.1. | Описание особо ценных документов | |||
| 1.5.1.1. | На бумажной основе | Ед.хр | ||
| 1.5.1.2. | кинодокументов | Ед.учета | ||
| 1.5.1.3. | фотодокументов | Ед.хр | ||
| 1.5.1.4. | фонодокументов | Ед.учета | ||
| 1.6. | Создание страхового фонда на | |||
| 1.6.1. | Бумажной основе | Ед.хр Ед.учета |
||
| 1.6.2. | кинодокументов | Ед.хр. Ед.учета |
||
| 1.6.3. | фотодокументов | Ед.хр | ||
| 1.6.4 | фонодокументов | Ед.хр Ед.учета |
||
| 1.7. | Проверка наличия и состояниядокументов | |||
| 1.7.1. | На бумажной основе | ед.хр | 3067 | 1812 |
| 1.7.2. | кинодокументов | Ед.хр | ||
| 1.7.3. | фотодокументов | Ед.хр | ||
| 1.7.4. | фонодокументов | Ед.хр | ||
| 1.7.5. | Страхового фонда | ед.хр/рулон Тыс.кадров |
||
| 1.8. | Выверка комплекта учетных документов | фонд | 10 | 1 |
| 2 | Формирование Национального архивногофонда РК, организационно-методическоеруководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводствеучреждений, организаций и предприятий | |||
| 2.1. | Прием документов | |||
| 2.1.1. | От учреждений, организаций и предприятий | |||
| 2.1.1.1. | Управленческой документации | ед.хр. | 250 | |
| 2.1.1.2. | Научно –технической документации | Ед.хр | ||
| 2.1.1.3. | кинодокументов | Ед.хр | ||
| 2.1.1.4. | видеодокументов | Ед.хр | ||
| 2.1.1.5. | фотодокументов | Ед.хр | 5 | |
| 2.1.1.6. | фонодокументов | Ед.хр | ||
| 2.1.1.7. | по личному составу | ед.хр | 150 | |
| 2.1.2. | От граждан | Е д.хр | 5 | |
| 2.2. | Экспертиза ценности документов находящихся на гос.хранении: | |||
| 2.2.1. | Управленческой документации и документов личного происхождения | Ед.хр | 15 | |
| 2.2.2 | Научно –технической документации | Ед.хр | ||
| 2.2.3. | кинодокументов | Ед.хр | ||
| 2.2.4. | видеодокументов | Ед.хр | ||
| 2.2.5. | фотодокументов | Ед.хр | ||
| 2.2.6. | фонодокументов | Ед.хр | ||
| 2.3. | Экспертиза ценности документов, находящихся на ведомственном хранении (утверждение описей наЭПК) на: | |||
| 2.3.1. | Управленческую документацию | ед.хр | 250 | |
| 2.3.1.1 | По личному составу | |||
| 2.3.2. | Научно –техническую документацию | Ед.хр | ||
| 2.3.3. | Кинодокументы | Ед. учета | ||
| 2.3.4. | Видеодокументы | Ед. учета | ||
| 2.3.5. | Фотодокументы | Ед.хр | 5 | |
| 2.3.6. | Фонодокументы | Ед. учета | ||
| 2..3.7. | От граждан | Ед.хр | 5 | |
| 2.3.8. | По личному составу | Ед.хр | 50 | |
| 3. | Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов | |||
| 3.1. | Описание | |||
| 3.1.1. | Управленческой документации | Ед.хр | 250 | |
| 3.1.1.2. | документов личного происхождения | Ед.хр | 5 | |
| 3.1.1.3. | Документов по личному составу | Ед.хр | 50 | |
| 3.1.2. | Научно –технической документации | Ед.хр | ||
| 3.1.3. | кинодокументов | Ед. учета | ||
| 3.1.4. | видеодокументов | Ед .учета | ||
| 3.1.5. | фотодокументов | Ед.хр | 5 | |
| 3.1.6. | фонодокументов | Ед. учета | ||
| 3.2. | Переработка описей | |||
| 3.2.1. | Управленческой документации и документов личного происхождения | Ед.хр | ||
| 3.2.2. | кинодокументов | Ед. учета | ||
| 3.2.3. | видеодокументов | Ед. учета | ||
| 3.2.4. | фотодокументов | Ед.хр | ||
| 3.2.5. | фонодокументов | Ед. учета | ||
| 3.3 | Усовершенствование описей (редактирование и создание комплекса научно-справочного аппарата к описи): | |||
| 3.3.1.3.3.2. | Управленческой документации и документов личного происхождения и по личному составу | Ед.хр | 130 | 54 |
| 3.3.3. | кинодокументов | Ед. учета | ||
| 3.3.4. | видеодокументов | Ед. учета | ||
| 3.3.5. | фотодокументов | Ед.хр | ||
| 3.3.6. | Фонодокументов | Ед. учета | ||
| 3.4. | Каталогизация: | |||
| 3.4.1. | Управленческой документации и документов личного происхождения | Ед.хр | 20 | 5 |
| 3.4.2. | Научно –технической документации | Ед.хр | ||
| 3.4.3. | Кинодокументов | Ед. учета | ||
| 3.4.4. | видеодокументов | Ед. учета | ||
| 3.4.5. | фотодокументов | Ед.хр | ||
| 3.4.6. | фонодокументов | Ед. учета | ||
| 3.4.7. | Вливание тематических карточек в каталогина: | |||
| Управленческую документацию и документы личного происхождения | карт | 20 | 5 | |
| Научно –техническую документацию | карт | |||
| Кинодокументы | карт | |||
| Видеодокументы | карт | |||
| Фотодокументы | карт | |||
| фонодокументы | карт | |||
| 3.5. | Создание научно-справочного аппарата к документам | |||
| 3.5.1. | Создание межфондовых указателей | ФондЕд.хр | ||
| 3.5.2. | Составление межведомственного архивного справочника по личному составу | справочник | ||
| 4. | Научная информация ииспользование документов | |||
| Подготовка: | ||||
| 4.1. | Выставок документов | выстав | 2 | 1 |
| 4.2. | Радио и телепередач | передача | ||
| 4.3. | Статей и подборок документов | статья | 8 | |
| а | По документам архива | статья | 4 | |
| б | По госуслугам | статья | 4 | |
| 4.4 | Информационных документов | документ | ||
| 4.5. | экскурсий | Экскурсия | 1 | |
| 5. | Оказание помощи в ведении делопроизводства с выходом в ведомства | Проверка | 4 | 1 |
| 5.1. | Разработка номенклатуры дел | Номенкл. | 1 | 1 |
| 5.2. | Согласование номенклатуры дел | Номенкл. | 20 | |
| 5.3. | Проведение семинаров -совещаний | семинар | 8 | 2 |
| а | По делопроизводству | семинар | 4 | 1 |
| б | По госуслугам | семинар | 4 | 1 |
| 5.4. | Согласование положений о ведомственном архиве | полож. | 5 | 5 |
| 5.5. | Согласование положений об экспертной комиссии | полож | 10 | 10 |
