Аршалы ауданының мемлекеттік архивінің есепті кезеңдегі қызметі Қазақстан Республикасының Президентінің Қазақстан халқына жолдауын іске асыруға «Қазақстан әрекет етудің жаңа уақытында». «Ұлттық архив қоры мен архивтер туралы» Қазақстан Республикасының Заңын басшылыққа ала отырып, оған енгізілген өзгерістер мен толықтырулар ескере отырып, архив жұмысын жетілдіруге көп көңіл бөлінді. 2021 жылдың қазанында өткен мемлекеттік архив қызметкерлерінің кеңесінде Мемлекет басшысы Қасым-Жомарт Тоқаев Жолдауының негізгі бағыттары бойынша түсініктемелер берілді. «Қазақстан әрекет етудің жаңа уақытында», бұл қызметкерлердің жұмысын одан әрі жандандыруға ынталандыратын іс-әрекет уақыты.

2021 жылғы тоғыз айының ішінде әзірленген жоспарға сәйкес, біз келесі тақырыптар бойынша аппараттық тренинг өткіздік: архив ісі саласындағы мемлекеттік қызметтерді көрсетудің жаңа ережелерін зерделеу, модельдік құжаттардың жаңа тізімімен танысу, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде қалыптасады, сақтау мерзімін көрсете отырып ҚБЭА (құжаттардың бірыңғай электронды архив) бағдарламасымен жұмыс істеу бойынша нұсқауларды зерделеу, Қазақстан Республикасы Заңы «Сыбайлас жемқорлыққа қарсы» құжаттау ережелері, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжат айналымы және электрондық құжат айналымы жүйесін қолдану. Қазақстан Республикасы Заңы «Мемлекттік қызметтер туралы» мемлекеттік архивтердің Ұлттық архив қорының құжаттарын алу, сақтау, есепке алу және пайдалану ережелерін зерделеу, сақтауға жатпайтын тауарлы-материалдық қорлар мен жоюға құжаттарды бөлу бойынша актілер құрастыру бойынша әдістемелік ұсыныстарды зерделеу, қабылдау және сақтау ережелерін зерттеу, ведомстволық архивтерде құжаттарды есепке алу мен қолдану мемлекеттік қызмет көрсету, архивтік анықтамалар беру және жеке және заңды тұлғалардың архивтік саласындағы мемлекеттік қызметтерді көрсету ережерін іске асыру аясында өтініштермен жұмыс бойынша шаралар кешені жүргізілді Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт Министрінің 2020 жылғы 29 мамырдағы № 159 Бұйрығымен және Қазақстан Республикасының 2007 жылғы 12 қаңтардағы № 2340 Заңы «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін орындау мерзімдерін сақтау туралы» электронды үкімет порталы арқылы сұраныстарын ұлғайту, өтініштерді қарау тәртібі туралы

Жұмыс жоспарына сәйкес 2021 жылдың тоғыз айында құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатында құжаттармен жұмыс кезінде және әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды орындау кезінде құжаттардың физикалық жағдайы жақсарды, жапсырылған парақтар, кіріс құжаттарының есебін уақытында жүргізу, олардың сипаттамасы мен картондау.

01.01.2021 жылғы жағдай бойынша мемлекеттік архивте 169 қор бар, мемлекеттік қоймада 33430 сақтау бірлігі бар оның ішінде::

- тұрақты сақтаудың басқару құжаттары 20740 сақтау бірлігі.;

- жеке құрам бойынша 12477 сақтау бір.; - жеке шығу тегі 75 сақ.бір.;

- фотоқұжаттар 133 сақ.бір., 172 есеп.бір.; бейнеқұжаттар 5 сақ.бір.

2021 жылдың тоғыз айында құжаттардың сақталуын және мемлекеттік тіркеуді қамтамасыз ету үшін физикалық жағдайы жақсарды 113 сақ.бір., оның ішінде – 15 сақ.бір.86 парақ қалпына келтірілді. Құжаттардың үш парағында өшетін мәтін қалпына келтірілді.

№ 116 қор ММ «Аршалы ауданы әкімінің аппараты» бұл құжаттар жеке құрам бойынша және барлық уақытта сақталынатын құжаттар, барлығы 772 сақтау бірлігі және № 117 қор – Аудандық территориалдық инспекциясы, барлық уақытта сақталынатын құжаттар және жеке құрам бойынша - 108 сақтау бірлігі, жеке құрам бойынша құжаттар № 118 қор Вишневка аудандық тұтынушылар одағы – барлығы 662 сақтау бірлігі, №33 қор Новоалександровка ауылдық кеңесі құжаттары- 555 сақтау бірлігі, №119 қор Баспахана -22 сақтау бірлігі, №120 қор Аудандық коммуналдық меншік комитеті бойынша - 69 сақтау бірлік. Жоспарланған қорлар бойынша, құжаттардың болуын және жай-күйін тексердік 14 қорлар № 24-29, 34-42, 92-93, 116,140, барлығы 7775 сақтау бірліктері. Қалпына келтірілді: қол жетімділігін тексеру кезінде және құжаттармен жұмыс кезінде 45 сақтау бірлігі, 86 парақты жапсырдық. Барлық тиісті құжаттарды дайындадық. Құжаттардың болуы мен жай-күйі туралы акт пен тексеру параған толтырдық. Жоғалған құжаттар болған емес.

№ 116 қор ММ «Аршалы ауданы әкімдігінің аппаратындағы» есеп беру кезеңінде есептегі құжаттар жиынтығы тексерілді. 2003 жылғы 16 маусымдағы № 5 астында құжаттардың түсуін тіркеу кітабында Аршалы ауданы әкімінің аппараты қабылдау туралы жазба енгізілді барлық уақытта сақталынатын 1991-2001 жылдарға саны 157 сақтау бірлігі, 2011 жылғы 02 ақпандағы № 1 астында әкімдіктің құжаттарды қабылдау туралы жазба енгізілді 1999-2005 жылдарға саны 41 сақтау бірлігі., 2019 жылғы 15 маусымдағы № 38 астында әкімдіктің құжаттарды қабылдау туралы жазба енгізілді 200-2012 жылдарға саны 574 сақ.бір., № 117 Аудандық территориалдық инспекциясы есептегі құжаттар жиынтығы да тексерілді 2005 жылғы 1 сәуірдегі № 5 астында құжаттардың түсуін тіркеу кітабында 2000-2003 жылдарға Қазақстан Республикасы АШМ аумақтық басқармасынан саны 16 сақ. бір., 2012 жылғы 10 ақпандағы № 6 астында 2004-2010 жылдарға территориалдық инспекциясының қабылдау құжаттардың түсуін тіркеу кітабында, сандары 92 сақ.бір.. № 118 қор «Вишневка аудандық тұтынушылар одағы» есептегі құжаттар жиынтығы да тексерілді. 2005 жылғы 15 тамыздағы № 7 астында құжаттардың түсуін тіркеу кітабында Вишневка аудандық тұтынушылар одағы 1955-1998 жылдарға арнлаған саны 662 сақ.бір., Басқа да есептік құжаттар шығарылды: парақ, қор карталары, тізімдердің үш данасы және де басқалары.

2021 жылдың тоғыз айында картонға салынған және картонға қайта салынған- 12588 сақ.бір., жоспармен 6002 істер.

Ағымдағы кезеңде архив қоймаларында мезгіл мезгілімен дымқыл тазалау жүргізілді, құжаттарды шаңнан тазарту тәртіппен жүргізілді.

Есеп беру кезеңінде Аршалы аудандық мемлекеттік архивінің жұмысы аймақтық мекемелер мен ұйымдарда құжаттандыру мен құжат айналымы процестерінің жағдайын жақсартуға бағытталды. Кеңсе ісінде мамандардың жұмысына көмек көрсетті, аудан әкімі аппаратының ведомстволық архивтері, Михайловка, Константиновка, Ижевск, Волгодоновка, Бірсуат, Анар, Арнасай, Жібек-жолы, Сарыоба, Ақбұлақ ауылдық округтері, Аршалы ауданы әкімі аппараты, аудандық Мәслихат, Жұмыспен қамту бөлімі, Мәдениет бөлімі, жұмыспен қамту және әлеуметтік бағдарламалар бөлімі, Білім бөлімі, Балалар шығармашылығы орталығы, Ауыл шаруашылығы бөлімі, аудан мектептері және де тағы басқалары. Архив істер номенклатурасын ауданның 29 ұйымдары мен мекемелері келіскен, сараптамалық комиссия туралы ереже 25 және ұйымның 6 ведомстволық архивте.

2021 жылғы наурызда Ақбұлақ ауылдық округі әкімі аппаратының басқару құжаттарына құжаттау кезінде көмек көрсетілді, маусымда Аршалы аудандық мәдениет және тілдерді дамыту бөлімінде, тамызда Аршалы ауданы әкімі аппаратына (әкімшілік бөлімі).

2021 жылғы 17 наурызда «Құжат айналымы тәртібі (Кіріс өңдеу тәртібі, шығыс құжаттары, ішкі құжаттарды тапсыру, тіркеу құжаттары және т.б.)» тақырыбы бойынша электронды семинар өткізілді, 2021 жылғы 13 мамырда «Құжаттарды жедел сақтау және істерді архив ұйымына беру тәртібі» тақырыбы бойынша семинар, 2021 жылғы 18 тамызда «Құжаттардың, құжаттар құндылығын сараптау және оның нәтижелерін тіркеу тәртібі, қорларды жасау» тақырып бойынша семинар.

Аршалы ауданы әкімі аппаратының барлық уақытты сақталынатын және

жеке құрам бойынша құжаттар сақталынуға қабылданды саны

- 222 сақ.бір., «Нұр Отан» партиясының филиалы саны 63 сақ.бір., КММ «Аршалы ауданының мемлекеттік архиві» - 88 сақ.бір., фотоқұжаттар саны - 31 сақ.бір, 40 сақ.ес..

Ағымдағы кезеңде аудандық архив қызметкерлері аудан мекемелері мен ұйымдарының кеңсе қызметтерінің өкілдерінен әр түрлі мәселелер бойынша кеңес алады, 76 кеңес берілді.

№ 62 Вишневка аудандық атқару комитеті қорының құжаттарын каталогтау бойынша жұмысты жалғастырды, 15 карта жасалды, 15 карта жоспарымен.

«Қазақстан Республикасы ҰАҚ кешенді көздерінің ұйымдарында мемлекеттік архивте сақталынған жеке құрам бойынша анықтамалық құжаттар» жаңа мәліметтермен толықтырылды. 2022-2026 жылдарға арналған Аршалы ауданы және Аршалы кентінің маңызды және есте қаларлық күндердің күнтізбесін дайындадық.

Қазақстан Республикасы Президентінің Қазақстан халқына Жолдауына сәйкес «Қазақстан әрекет етудің жаңа жолында», «Жолдаудан жолдауға дейін» стенд дайындалып архивке қойылды.

Архивтің веб-сайтында және инстаграмм парақшасында салынған «Ұлттық киіммен жұмыс жасау» мемлекеттік архив қызметкерлері Наурыз мерекесі қарсаңына шақыруды қолдады.

Жұмыс жоспарға сәйкес 2021 жылғы 12 наурыздағы № 11 аудандық «Алға» газетіне архивтік құжаттар бойынша «Соғыс әйелдің бет-бейнесіне ие емес» жазбасы жарияланды. 2021 жылғы 13 наурызда № 11 «Аршалы айнасы» аудандық газетке «Архивтік анықтаманы қалай алуға болады» жазбасы жарияланды, газеттің таралымы 2000 дана. 2021 жылғы 21 мамырда № 21 «Алға» аудандық газетке «В.С.Трикилованың майдандағы өмірінен» архив құжаттарына сәйкес дайындалған жазба. 2021 жылғы 11 маусымдағы № 24 «Алға» аудандық газетке «Архивтік анықтаманы қалай алуға болады» жазбасы жарияланды, газеттің таралымы 2000 дана. 2021 жылғы 14 маусымдағы № 29 «Аршалы айнасы» аудандық газетке «Архивтік анықтаманы қалай алуға болады» жазбасы жарияланды, газеттің таралымы – 2000 дана.

2021 жылғы 04 ақпанында Аршалы ауданының мемлекеттік архиві Мемлекеттік корпорация қызметкерлерімен осы тақырыпта: «Архивтік анықтамаларды беру» дөңгелек үстел өткізді. Қызмет көрсету үдерісінде Халыққа қызмет көрсету орталығымен жұмыс істеу және ақпараттық жүйелерді қолдану тәртібі, Мемлекеттік корпорацияның 13 қызметкері қатысты.

2021 жылғы 17 маусымдағы Аршалы ауданының мемлекеттік архиві Мемлекеттік корпорация қызметкерлерімен осы тақырыпта: «Архивтік анықтамаларды беру, архив құжаттарының көшірмелері немесе архивтік үзінділер» дөңгелек үстел өткізді, Мемлекеттік корпорацияның 14 қызметкері қатысты.

2021 жылғы 19 тамызда Ақмола облысы бойынша «Азаматтарға арналған үкімет» Мемлекеттік корпорациясы» Мемлекеттік емес акционерлік қоғамы филиалы Аршалы ауданының тұрғындарына қызмет көрсету бөлімінің қызметкерлерімен семинар өткізілді, мемлекеттік қызметтерді көрсету Ережесін түсіндіру үшін «Архивтік анықтаманы беру, архивтік құжаттамалардың көшірмесі немесе архивтік үзінділер», Мемлекеттік корпорациясының 12 қызметкері қатысты.

2021 жылғы 08 сәуірде Аршалы ауданының мемлекеттік архивінде аудан тұрғындары үшін «Архив кеңес береді» акциясы ұйымдастырылды. Архивтен кеңес алуға үш үміткер жүгінген, олар сұрақтарына оң жауап алды. Акция барысында өтініш білдіргендерге архивтік анықтаманы алу жолдары бойынша түсіндірмелер берілді, электронды үкімет порталы арқылы www.egov.kz. «Архивтік анықтаманы беру» мемлекеттік қызметтерді алу туралы ақпарат бар брошюлар берілді.

2021 жылғы 20 сәуірде Аршалы ауданының мемлекеттік архивінің қызметкерлері мемлекеттік қызметтерді танымал ету бойынша «Архивтік анықтаманы беру» акциясын өткізді. Архивистер ауылдың ұйымдары мен қоғамдық орындарында болды, egov.kz электронды үкімет порталы арқылы «Архивтік анықтаманы беру» мемлекеттік қызметтерді алу мүмкіндігін түсіндірді, мемлекеттік қызмет көрсету тәртібін сипаттайтын буклеттер таратты. Мемлекеттік архив қызметкерлері ауыл тұрғындарымен түсіндіру жұмыстарын жүргізіп, 25 буклет таратты.

2021 жылғы 5 мамырда Аршалы ауданының мемлекеттік архивінде аудан тұрғындары үшін «Архив кеңес береді» акциясы өткізілді. Архивке кеңес алуға бес өтініш беруші жүгінген, олар сұрақтарына оң жауап алды. Акция барысында өтініш білдіргендерге архивтік анықтаманы алу жолдары бойынша түсініктемелер берілді, egov.kz электронды үкімет порталы арқылы «Архивтік анықтаманы беру» мемлекеттік қызметтерді алу туралы ақпарат бар буклеттер тапсырды.

2021 жылғы 03 тамызында Инстаграмм әлеуметтік желісінде Аршалы аудандық мемлекеттік архивінде архивистер «Архивтік анықтаманы беру, архив құжаттарының көшірмелері немесе архивтік үзінділер» тақырыпта тікелей эфир өткізді .

2021 жылғы 16 қыркүйекте Аршалы ауданының мемлекеттік архивінде аудан тұрғындары үшін «Архив кеңес береді» акцисы өткізілді. Архивке кеңес алуға бес өтініш беруші жүгінген, олар сұрақтарына оң жауап алды. Акция барысында өтініш білдіргендерге архивтік анықтаманы алу жолдары бойынша түсініктемелер берілді, egov.kz электронды үкімет порталы арқылы «Архивтік анықтаманы беру» мемлекеттік қызметтерді алу туралы ақпарат бар буклеттер тапсырды.

2021 жылғы наурызда, жұмыс жоспарына сәйкес, архивте «Ижевский» совхозының бірінші директоры Е.А.Зайчуковаға арналған көрме бар. Стендте қол жетімді фотосуреттер бар, газет басылымдары және басқа құжаттар, көрме туралы ақпарат архивтің веб-сайтында және инстаграмм парақшасында да орналастырылған.

2021 жылғы сәуірде жұмыс жоспарына сәйкес мемлекеттік архивте Қазақстан Республикасы тәуелсіздігінің 30 жылдығы мен Ұлы Жеңістің 76 жылдығын мерекелеуге дайындық аясында «Біз бәрін атымен еске аламыз» көрме ұйымдастырылды, онда ауданның Ұлы Отан соғысына қатысушылардың фотолары орналастырылды.

2021 жылғы 04 мамырда жұмыс жоспарына сәйкес мемлекеттік архивте Қазақстан Республикасы тәуелсіздігінің 30 жылдығы мен Ұлы Жеңістің 76 жылдығын мерекелеуге дайындық аясында «Біз бәрін атымен еске аламыз» Ұлы отан соғысының ардагері Г.С.Беляевтың жеке қорының құжаттарына сәйкес көрме ұйымдастырылды.

2021 жылғы 06 мамырда мемлекеттік архивте Қазақстан Республикасы Тәуелсіздігінің 30 жылдығы мен Ұлы Жеңістің 76 жылдығын мерекелеуге дайындық аясында «Біз бәрін атымен еске аламыз» көрме ұйымдастырылды, стендте Ұлы Отан соғысы кезінде қаза тапқан жауынгерлердің тізімі көрсетілді.

2021 жылғы 31 мамырында мемлекеттік архивте Қазақстан Республикасы Тәуелсіздігінің 30 жылдығы мен Саяси қуғын-сүргін мен ашаршылық құрбандарын еске алу күнін мерекелеуге дайындық аясында «Қайғылы тағдырларды парақтау».

2021 жылғы 06 мамырында жұмыс жоспарына сәйкес Қазақстан Республикасы Тәуелсіздігінің 30 жылдығы мен Елорда күніне арналған мерекеге дайындық барысында айтулы күнге арналған фотосуреттер көрмесі ұйымдастырылды.

2021 жылғы 25 тамызында Конституция күні қарсаңында мемлекеттік архивте Қазақстан Республикасы Тәуелсіздігінің 30 жылдығы мен Конституция күнін мерекелеуге дайындық жұмыс жоспарына сәйкес айтулы күнге арналған фотосуреттер көрмесі ұйымдастырылып, реттелді. Көрмелер туралы ақпарат архивтің веб-сайтында және instagramm парақшасында орналастырылған.

2021 жылғы 19 мамырда аудандық кітапхана қызметкерлерімен бірге жұршылықпен онлайн-кездесу ұйымдастырылып өткізілді, Ұлы Отан соғысының ардагері Г.С.Беляевты еске алуға арналған, еңбек, Қазақ КСР еңбек сіңірген мұғалімі. Онлайн-кездесуге қатысушылар Георгий Семеновичтің аймақтағы білім беру саласына қосқан зор үлесін атап өтті. Г.С.Беляевтың арқасында Аршалы ауданы Михайловка ауылы туралы бірегей өлкетану мәліметтері жиналды. Ол «Аршалы ауданының естелік кітабын» шығаруға бастамашы болды.

2021 жылғы 05 сәуірде мемлекеттік архивте саяси қуғын-сүргін құрбандарын оңалту жөніндегі жұмыс тобы құрылды және аршалы өңірінің ғылыми-зерттеу жұмыс тобының бірінші отырысы өтті, топтың іс-шаралар жоспары жасалды. Кездесу барысында жұмыс тобының мүшелері саяси қуғын-сүргін құрбандарын толық ақтау жөніндегі комиссиялардың жұмысы туралы жадынаманы (нұсқаулықты) зерделеді, өзекті мәселелер талқыланды. Қазақстанның қуғын-сүргінге ұшыраған азаматтары туралы құжаттарды іздеу жалғасуда.

Ағымдағы кезеңге арналған жұмыс жоспары бойынша № 1 «Красноозерный» селосы 10 істер, 1750 парақтар сканерленген.

1тоқ 2 тоқ. 3 тоқ. 4 тоқ бір жылда

Сұраныстарды орындау

Барлығы 214 213 151 139 717

тематикалық - - - - -

әлеуметтік-құқықтық сипат 214 213 151 139 717

архив құжаттарына сәйкес 214 213 151 139 717

оң нәтижемен 176 190 149 131 646

негізігі емес - -

2021 жылғы 27 қыркүйектегі жағдай бойынша «Электронды әкімдік» бағдарламасы бойынша архивке 659 сұраныс келіп түсті, оның ішінде Халыққа қызмет көрсету орталығынан- 5 өтінім, электронды үкімет порталы арқылы – 545 өтініш және 109 жазбаша өтініш.

В 2021 жылы аудандық мемлекеттік архив қызметкерлері Қазақстан Республикасының Үкіметі мен Президентінің заңдарымен және актілерімен танысты, архивтер мен іс қағаздарын басқару комитеті. Ұжымда Қазақстан Республикасының Президенті Қасым-Жомарт Тоқаевтың Жолдауын талқылады.

Жұмысшылардың құқықтық сауаттылығын барлық уақытта арттыру үшін Аршалы ауданының мемлекеттік архиві, 2021 жылға арналған аппараттық оқу жоспарына сәйкес, ай сайын мемлекеттік қызметтер мен архивтер саласындағы заңнамалық актілер бойынша аппараттық сабақтар өткізіледі. Сыбайлас жемқорлыққа қарсы буклеттер мен брошюролар архивтегі стендте орналастырылған. Апта сайын техникалық кездесулерде біз азаматтардың өтініштерін орындау кезінде сыбайлас жемқорлық құқық бұзушылықтардың алдын алу мәселелерін талқылаймыз, біз «Сыбайлас жемқорлыққа қарсы күрес туралы» Қазақстан Республикасының Заңының негізгі баптарын қайталаймыз. «Ашық бюджет» жобасы аясында мемлекеттік архив директоры «Инстаграмм» (тікелей эфирде) әлеуметтік желісінде мекеменің 2020 жылғы бюджетінің орындалуы туралы еаепті енгізді.

2021 жылдың 26 тамызында архивистер М.М.Петренко., Е.Г.Шильман. Қазақстан Республикасының Президенті жанындағы Мемлекеттік басқару Академиясының Ақмола облысы Филиалында «Мемлекеттік реттеу және архив ісі саласындағы мемлекеттік қызметтерді көрсету» тақырыбы бойынша оқудан өтті

Есеп беру кезеңінде мемлекеттік архив қызметкерлеріне архив ісінің озық тәжірибесі, жұмыстың жаңа формалары мен әдістері туралы жедел ақпарат берілді.

Архивтегі жазбаларды басқару Құжаттау ережелеріне сәйкес жүзеге асырылады, құжат айналымы және мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар үшін электрондық құжат айналымы жүйесін қолдау, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 қаулысымен бекітілген

2021 жылдың тоғыз айына дайындалған: 14 (он төрт) негізгі қызмет бойынша түпнұсқалық тапсырыс, 8 (сегіз) – жеке құрам бойынша. Аппараттық оқыту ай сайын өткізілді. Жасалған жұмыстың жүйелі есептері жүргізіледі. Біз мемлекеттік архив қызметкерлері мен архив ісінің ардагерлерін әлеуметтік қорғау мәселелеріне назар аударамыз.

2021 жылғы арналған Аршалы ауданы мемлекттік архивінің жұмыс жоспарының НЕГІЗГІ КӨРСЕТКІШТЕРІ