Деятельность Государственного архива Аршалынского района за отчетный период была направлена на реализацию Послания Президента РК народу Казахстана «Казахстан в новой реальности: время действий». Руководствуясь Законом РК «О Национальном архивном фонде и архивах», с учетом внесенных в него изменений и дополнений, значительное внимание уделялось совершенствованию архивной работы. На прошедшем в октябре 2021 года собрании коллектива государственного архива были даны разъяснения основных направлений Послания главы государства Касым-Жомарта Токаева «Казахстан в новой реальности: время действий», который стал стимулом для дальнейшей активизации работы сотрудников.

В течение 2021 года согласно разработанному плану, провели аппаратную учебу по темам: изучение новых Правил оказания государственных услуг в области архивного дела; ознакомление с новым Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения; изучение инструкции по работе с программой ЕЭАД (Единый электронный архив документов), закона РК «О противодействии коррупции», Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и не государственных организациях, Закона РК «О государственных услугах», изучение Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда государственными архивами, изучение методических рекомендаций по составлению описей дел и актов о выделению к уничтожению документов не подлежащих хранению, изучение правил приема и хранения, учета и использования документов ведомственными архивами, изучение Методических рекомендаций по ведению основных учетных документов архива и другим. Проведен комплекс мероприятий по оказанию государственной услуги выдача архивных справок и по работе с обращениями физических и юридических лиц в свете выполнения Правил оказания государственных услуг в области архивного дела утвержденных Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 мая 2020 года № 159 и Закона Республики Казахстан от 12 января 2007 года № 2340 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», по соблюдению сроков исполнения запросов, по увеличению запросов через портал электронного правительства.

В соответствии с планом работы и в целях обеспечения сохранности документов за 2021 год во время работы с документами и при исполнении запросов социально-правового характера улучшали физическое состояние документов, подклеивали листы, своевременно вели учет поступающих документов, их описание и картонирование.

По состоянию на 25.12.2022 года в государственном архиве числится 170 фондов, на государственном хранении находится 33619 ед.хр., в том числе:

- управленческой документации постоянного хранения 20811 ед.хр.;

- по личному составу 12530 ед.хр.; - личного происхождения 116 ед.хр.;

- фотодокументов 157 ед.хр., 212 ед.уч.; видеодокументов 5 ед.хр.

Для обеспечения сохранности и государственного учета документов за 2021 год было улучшено физическое состояние 150 ед.хр., в том числе отреставрировано - 60 ед.хр./115 листов. Восстановили затухающий текст на четырех листах документов.

В отчетном периоде провели проверку наличия и физического состояния документов фонда № 116, это документы постоянного хранения и по личному составу ГУ «Аппарат акима Аршалынского района», всего 772 единицы хранения и фонда № 117 – Районная территориальная инспекция, документы постоянного хранения и по личному составу - 108 единиц хранения, документы по личному составу фонда № 118 Вишневский районный потребительский союз – всего 662 ед.хр, документы фонда № 33 Новоалександровский сельский Совет- 555 ед.хр., фонда №119 Типография -22 ед.хр, фонда №120 Районный комитет по коммунальной собственности - 69 ед.хр. Помимо запланированных фондов, провели проверку состояния и наличия документов 24 фондов № 24-29, 34-42, 92-93, 116, 140-150 всего 9000 единиц хранения. Отреставрировали: при проверке наличия и при работе с документами, при исполнении запросов 60 единиц хранения, подклеили 115 листов. Оформили все соответствующие документы. Заполнили акт и лист проверки наличия и состояния документов. Утери документов не обнаружено.

За отчетный период выверены комплекты учетных документов фонда № 116- ГУ «Аппарат акима Аршалынского района». В книге учета поступления документов под № 5 от 16 июня 2003 года сделана запись о приеме от Аппарата акима Аршалынского района документов постоянного хранения за 1991-2001 годы, в количестве 157 ед.хр., под №1 от 02 февраля 2011 года сделана запись о приеме документов за 1999-2005 годы в количестве 41 ед.хр., под № 38 от 15 июня 2019 года сделана запись о приеме документов акимата за 2006-2012 годы в количестве 574 ед.хр.. Выверены также комплекты учетных документов фонда № 117 Районная территориальная инспекция. В книге учета поступления документов под № 5 от 01 апреля 2005 года сделана запись о приеме от Территориального управления МСХ РК документов за 2000-2003 годы в количестве 16 ед.хр, под № 6 от 10.02.2012 года сделана запись о приеме документов территориальной инспекции за 2004-2010 годы в количестве 92 ед.хр.. Выверены также комплекты учетных документов фонда № 118 «Вишневский районный потребительский союз». В книге учета поступления документов под № 7 от 15 августа 2005 года сделана запись о приеме документов Вишневского районного потребительского союза за 1955-1998 годы в количестве 662 ед.хр. В четвертом квартале 2021 года выверены комплекты учетных документов двух фондов: фонда № 119 Типография, фонда № 120 Районный комитет по коммунальной собственности. В книге учета поступления документов под № 6 от 07 июля 2005 года сделана запись о приеме документов районной типографии за 1965-2000 годы в количестве 22 ед.хр. В книге учета поступления документов под № 4 от 28 марта 2005 года сделана запись о приеме от Отдела экономики документов Районного комитета по коммунальной собственности за 1992-2004 годы в количестве 64 ед.хр. Оформлены и другие учетные документы: лист, карточка фонда, по три экземпляра описей и др.

За 2021 год закартонировано и перекартонировано- 16095 ед.хр., при плане 8000 дел.

В течение текущего периода в архивохранилищах поддерживали порядок, периодически проводили влажную уборку, обеспыливание документов.

В течение отчетного периода работа госархива Аршалынского района была направлена на улучшение состояния процессов документирования и управления документацией в районных учреждениях и организациях. Помогали в работе специалистам по делопроизводству, ведомственных архивов аппарата акима района, Михайловского, Константиновского, Ижевского, Волгодоновского, Берсуатского, Анарского, Арнасайского, Жибек-жолы, Сарыобинского, Акбулакского сельских округов, Аппарата акима п.Аршалы, районного Маслихата, Центра занятости, Отдела культуры, Отдела занятости и социальных программ, Отдела образования, Центра детского творчества, Отдела сельского хозяйства, школ района и др. Номенклатуру дел с архивом согласовали 29 организаций и учреждений района, положение об экспертной комиссии 25 и ведомственном архиве – 6 организаций.

В марте 2021 года оказали помощь в документировании и управлении документацией в аппарате акима Акбулакского сельского округа, в июне в Отделе культуры и развития языков Аршалынского района, в августе в Аппарате акима Аршалынского района (административный отдел), в октябре в районной библиотеке.

17 марта 2021 года провели электронный семинар по теме «Порядок управления документацией (Порядок обработки входящих, исходящих документов, прохождения внутренних документов, регистрации документов и т.д.)», 13 мая 2021 года семинар по теме «Порядок оперативного хранения документов и передачи дел в архив организации», 18 августа 2021 года семинар по теме «Порядок проведения экспертизы ценности документов и оформление ее результатов, составления описей дел, документов», 17 ноября 2021 года семинар по теме «Номенклатура дел – основополагающий документ для работы в организации».

Приняты на хранение документы постоянного хранения и по личному составу

Аппарата акима Аршалынского района в количестве- 345 ед.хр., филиала партии

«Нур Отан» в количестве 63 ед.хр., КГУ «Государственный архив Аршалынского

района» - 88 ед.хр., фотодокументы в количестве - 40 ед.хр, 31 ед.уч., личные

документы Пристинской Т.В. в количестве 41 ед.хр, 76 документов.

В течение текущего периода работники районного архива консультировали представителей делопроизводственных служб учреждений и организаций района по самым различным вопросам, дано 105 консультации.

Продолжили работу по каталогизации документов фонда № 62 Вишневский районный исполнительный комитет, составили 20 карточек, при плане 20 карточек.

Дополнили новыми сведениями «Справочник документов по личному составу, хранящиеся в государственном архиве и в организациях источниках комплектования НАФ РК.»№. Подготовили календарь знаменательных и памятных дат п.Аршалы и Аршалынского района на 2022-2026 годы.

Подготовили и разместили в архиве стенд «От послания к посланию», по Посланию Президента РК народу Казахстана «Казахстан в новой реальности: время действий».

Коллектив государственного архива в преддверии праздника Наурыз-мейрамы поддержал челлендж «На работу в национальной одежде», соответствующий ролик размещен на сайте и на странице инстаграмм архива.

Согласно плану работы, в районной газете «Вперед» № 11 от 12 марта 2021 года опубликована заметка по документам архива « У войны не женское лицо». В районной газете «Arshaly ainasy» № 11 от 13 марта 2021 года опубликована заметка «Как получить архивную справку», тираж газеты составляет 2000 экземпляров. В районной газете «Вперед» № 21 от 21 мая 2021 года опубликована заметка подготовленная по документам архива « Из фронтовой жизни В.С. Трикилова». В районной газете «Arshaly ainasy» № 23 от 31 мая 2021 года опубликована заметка подготовленная по документам архива «И грянула война (из воспоминаний ветеранов)». В районной газете «Вперед» № 24 от 11 июня 2021 года опубликована заметка «Как получить архивную справку», тираж газеты составляет 2000 экземпляров. 14 июля 2021 года в районной газете «Arshaly ainasy» № 29 опубликована заметка «Как получить архивную справку», тираж газеты – 2000 экземпляров. 12 ноября 2021 года в районной газете «Arshaly ainasy» № 46 опубликована заметка «Как получить архивную справку», тираж газеты – 2000 экземпляров. В районной газете «Вперед» № 50 от 10 декабря 2021 года опубликована заметка по документам архива «Была такой директор».

04 февраля 2021 года государственным архивом Аршалынского района

с работниками Госкорпорации проведен круглый стол по теме: «Выдача архивных справок. Порядок взаимодействия с ЦОНом и использования информационных систем в процессе оказания услуги», присутствовали 13 работников Госкорпорации.

17 июня 2021 года государственным архивом Аршалынского района

с работниками Госкорпорации проведен семинар на тему "Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок", присутствовали 14 работников Госкорпорации.

19 августа 2021 года проведен семинар с сотрудниками Отдела по обслуживанию населения Аршалынского района Филиала НАО «Государственная корпорация «Правительство для граждан» по Акмолинской области, по разьяснению Правил оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов и архивных выписок», присутствовали 12 работников госкорпорации.

21 декабря 2021 года проведен семинар с сотрудниками Отдела по обслуживанию населения Аршалынского района Филиала НАО «Государственная корпорация «Правительство для граждан» по Акмолинской области, по разьяснению Правил оказания государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов и архивных выписок», присутствовали 10 работников госкорпорации.

08 апреля 2021 года в государственном архиве Аршалынского района для жителей района провели акцию «Архив консультирует». За консультацией в архив обратились три заявителя, которые получили положительные ответы на свои вопросы. В ходе акции обратившимся дали разъяснения по получению архивной справки, вручили буклеты с информацией о получении государственной услуги «Выдача архивных справок» через портал электронного правительства www.egov.kz.

20 апреля 2021 года работниками Государственного архива Аршалынского района проведена акция по популяризации государственной услуги «Выдача архивных справок». Архивисты посетили организации и общественные места поселка, разъясняли возможности получения государственной услуги «Выдача архивных справок» через портал электронного правительства egov.kz, раздавали буклеты с описанием порядка оказания государственной услуги. Работники государственного архива провели разъяснительную работу с жителями поселка и раздали 25 буклетов.

25 мая 2021 года в государственном архиве Аршалынского района для жителей района провели акцию «Архив консультирует». За консультацией в архив обратились пять заявителей, которые получили положительные ответы на свои вопросы. В ходе акции обратившимся дали разъяснения по получению архивной справки, вручили буклеты с информацией о получении государственной услуги «Выдача архивных справок» через портал электронного правительства www.egov.kz

03 августа 2021 года был проведен Прямой эфир в социальной сети Instaqram архивистом Государственного архива Аршалынского района на тему: «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок».

16 сентября 2021 года в государственном архиве Аршалынского района для жителей района провели акцию «Архив консультирует». За консультацией в архив обратились пять заявителей, которые получили положительные ответы на свои вопросы. В ходе акции обратившимся дали разъяснения по получению архивной справки, вручили буклеты с информацией о получении государственной услуги «Выдача архивных справок» через портал электронного правительства www.egov.kz

19 октября 2021 года архивист Петренко М.М. участвовала в ONLINE ярмарке по вопросам оказания государственных услуг в сфере образования, культуры и архивов, спорта, соцальной защиты населения, по вопросам оказания госуслуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок». ". Прямой эфир размещен на сайтах аппарата акима Аршалынского района, госархива и в социальных сетях Инстаграмм и Фейсбук. Всего разъяснительными мероприятиями охват населения составил 457 человек.

26 октября 2021 года в государственном архиве Аршалынского района для жителей района провели акцию «Архив консультирует» для популяризации государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок». За консультацией в архив обратились девять заявителей, которые получили положительные ответы на свои вопросы. В ходе акции обратившимся дали разъяснения по получению архивной справки, вручили буклеты с информацией о получении государственной услуги «Выдача архивных справок» через портал электронного правительства www.egov.kz.

05 ноября 2021 года и 22 ноября 2021 года, в целях определения уровня удовлетворенности качеством оказания государственных услуг, в социальных сетях оннонсировано онлайн анкетирование на площадке «Открытый диалог». Олайн анкетирование по удовлетворенности качеством оказания госуслуг прошли все пять членов коллектива архива.

17 ноября 2021 года в государственном архиве Аршалынского района для жителей района провели акцию «Архив консультирует» для популяризации государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок». За консультацией в архив обратились пятнадцать заявителей, которые получили положительные ответы на свои вопросы. В ходе акции обратившимся дали разъяснения по получению архивной справки, вручили буклеты с информацией о получении государственной услуги «Выдача архивных справок» через портал электронного правительства www.egov.kz.

В марте 2021 года, согласно плану работы, в архиве оформлена выставка посвященная первому директору совхоза «Ижевский» Зайчуковой Е.А.. На стенде размещены имеющиеся фотографии, газетные публикации и другие документы, информация о выставке также размещена на сайте и на странице instagramm архива.

В апреле 2021 года согласно плану работы в государственном архиве в рамках подготовки празднования 30-летия независимости Республики Казахстан и 76-ой годовщины Великой Победы оформлена выставка «Мы помним всех поименно», где были размещены фотографии участников Великой отечественной войны района.

04 мая 2021 года согласно плану работы в государственном архиве в рамках подготовки празднования 30-летия независимости Республики Казахстан и 76-ой годовщины Великой Победы оформлена выставка «Мы помним всех поименно» по документам личного фонда ветерана Великой отечественной войны Беляева Г.С.

06 мая 2021 года в государственном архиве в рамках подготовки празднования 30-летия Независимости Республики Казахстан и 76-ой годовщины Великой Победы оформлена выставка «Мы помним всех поименно», на стенде разместили списки погибших воинов в годы Великой Отечественной войны.

31 мая 2021 года в государственном архиве в рамках подготовки празднования 30-летия Независимости Республики Казахстан и Дня памяти жертв политических репрессий и голода оформлена выставка «Листая страницы трагических судеб».

06 июля 2021 года согласно плана работы в рамках подготовки празднования 30-летия Независимости Республики Казахстан и Дня Столицы была оформлена выставка фотографий посвященная знаменательному дню.

25 августа 2021 года в преддверии Дня Конституции согласно плана работы в государственном архиве в рамках подготовки празднования 30-летия Независимости Республики Казахстан и Дня Конституции оформлена выставка фотографий посвященная знаменательной дате. Информация о выставках размещена на сайте и на странице instagramm архива.

01 декабря 2021 года оформлена выставка книг посвященная Дню Первого Президента Республики Казахстан Назарбаеву Н.А. и выставка посвященная 30- летию Независимости Республики Казахстан.

19 мая 2021 года совместно с работниками районной библиотеки организована и проведена онлайн встреча с общественностью, посвященная памяти Беляева Г.С. ветерана Великой Отечественной войны, труда, заслуженного учителя Казахской ССР. Участники онлайн встречи отмечали огромный вклад Георгия Семеновича в развитие образования в районе. Благодаря Беляеву Г.С. собрана уникальная краеведческая информация о селе Михайловка, Аршалынском районе. Именно он был инициатором издания «Книги памяти Аршалынского района».

05 апреля 2021 года в государственном архиве создана рабочая группа по реабилитации жертв политических репрессий и прошло первое заседание исследовательской рабочей группы Аршалынского района, был разработан план деятельности группы. В ходе заседания членами рабочей группы изучена Памятка (инструкция) для работы комиссий по полной реабилитации жертв политических репрессий, обсуждены текущие вопросы, намечен план работы. За девять месяцев 2021 года рабочей группой были просмотрены документы 37 фондов хранившиеся в государственном архиве, найдены некоторые материалы по репрессированным гражданам района. Информация о найденных документах отправлена в Управление культуры архивов и документации Акмолинской области.

Согласно плану работы за текущий период отсканированы 79 дел, 8773 листов фонда № 1 совхоз «Красноозерный».

1кв 2 кв. 3 кв. 4 кв за год

Исполнение запросов

Всего 214 213 151 139 717

тематических - - - - - -

социально-правового характера 214 213 151 139 717

по документам архива 214 213 151 139 717

с положительным результатом 176 190 149 131 646

непрофильных - -

На 27 декабря 2021 года по данным программы Е-акимат в архив поступило 825 запросов, из них через ЦОН поступило - 15 заявлений, через ПЭП -557 заявлений, и 253 письменных обращений.

В 2021 году работники райгосархива знакомились с Законами и актами Правительства и Президента Республики Казахстан, комитета по управлению архивами и документацией. В коллективе обсуждено Послание Президента Республики Казахстан Касым-Жомарта Токаева.

Государственным архивом Аршалынского района по повышению правовой грамотности работников на постоянной основе, согласно плана аппаратной учебы на 2021 год, ежемесячно проводятся аппаратные занятия по законодательным актам в сфере государственных услуг и архивного дела. На стенде в архиве размещены антикоррупционные буклеты и брошюры. Еженедельно на аппаратных совещаниях обсуждаем вопросы недопущения коррупционных правонарушений при исполнении запросов граждан, повторяем основные статьи Закона РК «О противодействии коррупции». В рамках проекта «Ашық бюджет» директор государственного архива вступила с докладом об исполнении бюджета учреждения в 2020 году в социальной сети «Инстаграмм» (прямой эфир).

26 августа 2021 года архивисты Петренко М.М., Шильман Е.Г. прошли обучение в Филиале по Акмолинской области Академии государственного управления при Президенте Республики Казахстан по теме «Государственные регулирование и оказание государственной услуги в области архивного дела»

За отчетный период своевременно информировали работников государственного архива о передовом опыте в архивной отрасли, новых формах и методах работы.

Делопроизводство в архиве ведется в соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан
от 31 октября 2018 года № 703

За 2021 год подготовлены: 19 (девятнадцать) аутентичных приказов по основной деятельности, 17 (семнадцать) - по личному составу. Ежемесячно проводилась аппаратная учеба. Ведется регулярный учет проделанной работы. Уделяем внимание вопросам социальной защиты работников государственного архива и ветеранов архивного дела.

ОСНОВНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ выполнения плана работы Государственного архива Аршалынского района за 2021 год

Директор райгосархива М. Руденко

27.12.2021

2-15-66