Деятельность Государственного архива Аршалынского района за отчетный период была направлена на реализацию Послания Президента РК народу Казахстана «Рост благосостояния казахстанцев: повышение доходов и качества жизни». Руководствуясь Законом РК «О Национальном архивном фонде и архивах», с учетом внесенных в него изменений и дополнений, значительное внимание уделялось совершенствованию архивной работы. На прошедшем в сентябре 2019 года собрании коллектива государственного архива были даны разъяснения основных направлений Послания главы государства Касым-Жомарта Токаева «Конструктивный общественный диалог-основа стабильности и процветания Казахстана», который стал стимулом для дальнейшей активизации работы сотрудников.

В течение 2019 года согласно разработанному плану, были проведены аппаратные занятия по темам: изучение дополнений внесенных в Закон РК «О Национальном архивном фонде и архивах», «Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документо -оборота в государственных и негосударственных организациях» и т.д. Проведен комплекс мероприятий по работе с обращениями физических и юридических лиц в свете выполнения Закона Республики Казахстан от 12 января 2007 года № 2340 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», по соблюдению сроков исполнения запросов, по увеличению запросов через портал электронного правительства.

В соответствии с планом работы и в целях обеспечения сохранности документов за 2019 года во время работы с документами и при исполнении запросов социально-правового характера улучшали физическое состояние документов, подклеивали листы, своевременно вели учет поступающих документов, их описание и картонирование.

При перезагрузке программы «Архивный фонд» на новый компьютер произошел сбой, данные на все фонды начали вносить в программу заново, в программу смогли занести данные на 70 фондов, но из за неполадок в работе программы (выдает ошибку) данные на остальные фонды внести не представляется возможным.

По состоянию на 01.01.2020 года в государственном архиве числится 164 фонда, на государственном хранении находится 32652 ед.хр., в том числе:

- управленческой документации постоянного хранения 20146 ед.хр.;

- по личному составу 12309 ед.хр.; - личного происхождения 75 ед.хр.;

- фотодокументов 117 ед.хр.; видеодокументов 5 ед.хр.

Для обеспечения сохранности и государственного учета документов за 2019 год было улучшено физическое состояние 200 ед.хр., в том числе отреставрировано - 110 ед.хр./195 листов.

В отчетном периоде провели проверку наличия и физического состояния документов фонда № 103, это документы по личному составу СХТ «Белоярское», всего 15 единиц хранения, фонда № 104 – Аршалынский районный центр занятости - 58 ед.хр., фонда № 105- Вишневский поселковый Совет депутатов трудящихся – 1240 ед хр., фонд № 106 -Анарское хлебоприемное предприятие -90 ед.хр., фонд №107 АО «Анарский хлебоприемный пункт»- 18 ед.хр. Отреставрировали при проверке наличия и при работе с документами, при исполнении запросов 110 единиц хранения, подклеили 195 листов. Оформили все соответствующие документы. Заполнили акт и лист проверки наличия и состояния документов. Утери документов не обнаружено.

За отчетный период выверены комплекты учетных документов фонда № 103- СХТ «Белоярское», фонда № 105- Вишневский поселковый Совет депутатов трудящихся, фонда № 104 – Аршалынский районный центр занятости. В книге учета поступления документов под № 1 от 13 марта 2002 года сделана запись о приеме от СХТ «Белоярское» документов по личному составу за 1995-1997 годы, в количестве 15 ед.хр.. В книге учета поступления документов под № 2 от 13 марта 2002 года сделана запись о приеме от Аршалынского поселкового округа документов поселкового Совета за 1952-1996 годы в количестве 93 ед.хр., под № 26 от 05 февраля 2008 года о приеме от областного архива документов поселкового Совета за 1963-1993 годы в количестве 606 ед.хр. В книге учета поступления документов под № 2 от 15 февраля 2005 года сделана запись о приеме от Аршалынского районного центра занятости документов за 1991-2004 годы в количестве 58 ед.хр. В книге учета поступления документов под № 3 от 19 апреля 2002 года сделана запись о приеме от АО «Анарское ХПП» документов Анарского хлебоприемного предприятия за 1941-1991 годы в количестве 90 ед.хр., под № 4 запись о приеме 18 ед.хр. за 1991-1999 годы документов АО «Анарское хлебоприемное предприятие». Оформлены и другие учетные документы: лист, карточка фонда, по три экземпляра описей и др.

За отчетный период закартонировано - 6000 ед.хр., при плане 3000 дел. За 2019 год работникам архива из архивохранилищ выдано 11940 ед. хр..

В течение текущего периода в архивохранилище поддерживали порядок, периодически проводили влажную уборку, обеспыливание документов.

В течение отчетного периода работа госархива Аршалынского района была направлена на улучшение состояния процессов документирования и управления документацией в районных учреждениях и организациях. Помогали в работе специалистам по делопроизводству, ведомственных архивов аппарата акима района, Михайловского, Константиновского, Ижевского, Волгодоновского, Берсуатского, Анарского, Арнасайского, Жибек-жолы, Сарыобинского, Акбулакского сельских округов, Аппарата акима п.Аршалы, районного Маслихата, Центра занятости, Отдела культуры, Отдела занятости и социальных программ, Отдела образования, Центра детского творчества, Отдела ветеринарии, школ района и др. Номенклатуру дел с архивом согласовали 28 организаций и учреждений района, положение об экспертной комиссии 10 и ведомственном архиве - 5 организаций.

В марте 2019 года оказали помощь в документировании и управлении документацией с выходом в ведомство в аппарате акима Берсуатского селького округа, в мае в аппарате акима Анарского сельского округа, в июле в отделе занятости и социальных программ, в октябре в отделе внутренней политики Аршалынского района.

13 февраля 2019 года государственным архивом Аршалынского района с работниками Госкорпорации проведен круглый стол по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок» по увеличению количества обращений через портал электронного правительства. 20 февраля провели с работниками делопроизводственных служб учреждений и организаций района семинар на тему «Обеспечение сохранности документов в ведомственном архиве в государственных органах и организациях (требования к помещению, оборудованию, режиму хранения и размещению дел).». В мае 2019 года провели два семинара: 21 мая с работниками делопроизводственных служб учреждений и организаций района семинар на тему «Систематизация дел, подготовка к архивному хранению. Экспертиза ценности документов. Организация работы экспертно-проверочной комиссии», 27 мая с работниками Госкорпорации проведен круглый стол по оказанию государственной услуги «Выдача архивных справок» (по увеличению количества обращений через портал электронного правительства). В июне 2019 года также проведены два семинара: 18 июня с работниками делопроизводственной сферы организаций и учреждений района на тему «Современные требования к документам и документообороту», 27 июня с работниками Госкорпорации по теме «Выдача архивных справок». В августе 2019 года провели два семинара: 20 августа с работниками делопроизводственной службы организаций и учреждений семинар по теме «Номенклатура дел – основополагающий документ для работы в организации. Порядок ее составления», 26 августа семинар с работниками Госкорпорации семинар по теме «Выдача архивных справок». 20 ноября 2019 года провели семинар с работниками делопроизводственной службы организаций и предприятий района и круглый стол с работниками Госкорпорации по государственной услуге «Выдача архивных справок».

21 октября 2019 года директор выступила на аппаратном совещании в акимате Аршалынского района по вопросу «О проблемных вопросах в сфере хранения и учета документов образующихся в государственных организациях района»

За 2019 год приняты на хранение документы Аппарата акима Сарабинского сельского округа в количестве 68 ед.хр, районной прокуратуры 344 ед.хр., частных нотариусов -403 ед.хр, аппарата акима Аршалынского района -574 ед.хр., Управления госдоходов -31 ед.хр., аульного округа Арнасай – 127 ед.хр, всего 1547 ед.хр., из них постоянного хранения-1206, по личному составу - 341ед.хр, 34 ед.уч и 49 ед.хр. фото документов.

В течение текущего периода работники районного архива постоянно консультировали представителей делопроизводственных служб учреждений и организаций района по самым различным вопросам, дано 48 консультации.

В 2019 году работники государственного архива Аршалынского района провели работу по усовершенствованию описи №1 дел постоянного хранения фонда № 99 Государственная нотариальная контора в количестве 197 ед.хр.

Продолжили работу по каталогизации документов фонда № 62 Вишневский районный исполнительный комитет, составили десять карточек.

Подготовили и разместили в архиве стенд «От послания к посланию», по Посланию Президента РК народу Казахстана «Рост благосостояния казахстанцев: повышение доходов и качества жизни».

12 февраля 2019 года подготовили выставку к 95 летию ветерана ВОВ Беляева Г.С. по документам его личного фонда. 25 февраля 2019 года работниками государственного архива Аршалынского района проведена благотворительная акция «Забота» — помощь пенсионерам архива в очистке дворов от снега. 01 марта 2019 года в День Благодарности в коллективе КГУ «Государственный архив Аршалынского района» проведена беседа по теме «Благодарность исходит от души». Коллектив государственного архива Аршалынского района участвовал в подготовке и проведении торжественных мероприятий посвященных празднованию 1 мая- Дня единства народа Казахстана. 09 мая 2019 года работники государственного архива Аршалынского района участвовали в праздничных мероприятиях посвященных 74 годовщине Великой Победы, в архиве к праздничной дате организована фотовыставка. 31 мая, работники КГУ «Государственный архив Аршалынского района» совместно с работниками районной библиотеки провели мероприятие в память о жертвах политических репрессий, на которое были приглашены не только те люди, которые пережили эти события, но и их потомки. Директор архива представила информацию о годах репрессий подготовленную по документам архива. 24 сентября 2019 года провели областную выставку «История Акмолинской области в фотографиях», в нашем районе выставку посетили около тысячи жителей райцентра. В декабре 2019 года провели урок с учащимися Аршалынской средней школы №1 посвященный Дню Первого Президента РК и выставку фотодокументов Героя Социалистического труда Карпухина Н.В.

Согласно плану работы, в районной газете «Вперед» № 9 от 20-24 февраля 2019 года опубликована заметка по государственной услуге «Архивная справка через портал Электронного правительства», № 19 от 07 мая 2019 года опубликовали заметку по документам архива к 95- летию Беляева Г.С. «Эпизод из фронтовой жизни». 26 июля 2019 года № 31 и № 39 от 20 сентября 2019 года в районной газете «Вперед» опубликована заметка по госуслуге «Архивная справка через портал Электронного правительства». В районной газете «Вперед» от 04.10.2019 № 41; от 10.10.2019 № 42; от 18.10.2019 № 43; от 07.11.2019 № 46 - опубликованы четыре материала по документам архива, в газете «Аршалы айнасы» № 47 от 06 декабря 2019 года опубликована заметка по госуслуге «Архивная справка через портал Электронного правительства».

На 26 декабря 2019 года по данным программы Е-акимат в архив поступило 1019 запросов, из них через ЦОН поступило - 7 заявления, через ПЭП -916 заявлений, по почте 96 запросов, и неучтенные в программе 139 письменных обращений.

В течение 2019 года работники райгосархива знакомились с Законами и актами Правительства и Президента Республики Казахстан, комитета по управлению архивами и документацией. В коллективе обсуждено Послание Президента Республики Казахстан Касым-Жомарта Токаева.

В марте 2019 года приняли активное участие в подготовке и праздновании Наурыза, совместно с другими организациями райцентра участвовали в установке и оформлении юрты на площади поселка. Коллектив государственного архива Аршалынского района участвовал в подготовке и проведении торжественных мероприятий посвященных празднованию 1 мая- Дня единства народа Казахстана. 09 мая 2019 года работники государственного архива Аршалынского района участвовали в праздничных мероприятиях посвященных 74 годовщине Великой Победы.

За отчетный период своевременно информировали работников государственного архива о передовом опыте в архивной отрасли, новых формах и методах работы.

Делопроизводство в архиве ведется в соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан 
от 31 октября 2018 года № 703

За 2019 год подготовлены 18 аутентичных приказов по основной деятельности, 21 - по личному составу. Ежемесячно проводилась аппаратная учеба. Ведется регулярный учет проделанной работы. Уделяем внимание вопросам социальной защиты работников государственного архива и ветеранов архивного дела.

ОСНОВНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ
выполнения плана работы Государственного архива
Аршалынского района за 2019 год