Ақмола облысы әкiмдiгiнiң
2019 жылғы 19 тамыздағы
№ А-8/391 қаулысымен
бекiтiлдi
«Архивтiк анықтамалар, архивтiк құжаттардың көшiрмелерiн немесе архивтiк үзiндiлер беру» мемлекеттiк көрсетiлетiн қызмет регламентi
1. Жалпы ережелер
1. «Архивтiк анықтамалар, архивтiк құжаттардың көшiрмелерiн немесе архивтiк үзiндiлер беру» мемлекеттiк көрсетiлетiн қызмет (бұдан әрi — мемлекеттiк көрсетiлетiн қызмет) облыстың, аудандардың, Көкшетау және Степногорск қалаларының мемлекеттiк архивтерiмен (бұдан әрi — көрсетiлетiн қызметтi берушi) көрсетiледi.
Өтiнiштi қабылдау және мемлекеттiк қызмет көрсетудiң нәтижесiн беру:
1) «Азаматтарға арналған үкiмет» мемлекеттiк корпорациясы» коммерциялық емес акционерлiк қоғамы (бұдан әрi — Мемлекеттiк корпорация);
2) «электрондық үкiмет» www.egov.kz веб-порталы (бұдан әрi — портал) арқылы жүзеге асырылады.
2. Мемлекеттiк қызметтi көрсету нысаны: электрондық (iшiнара автоматтандырылған) және (немесе) қағаз түрiнде.
3. Мемлекеттiк көрсетiлетiн қызмет нәтижесi — Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрiнiң 2019 жылғы 12 наурыздағы № 62 бұйрығымен бекiтiлген Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтiк құжаттарды мемлекеттiк және арнаулы мемлекеттiк архивтердiң жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану кезiнде ресiмделетiн (жасалатын) құжаттар нысандарының (Нормативтiк құқықтық актiлердi мемлекеттiк тiркеу тiзiлiмiнде № 18392 болып тiркелген) 51-қосымшасына сәйкес нысандағы әлеуметтiк-құқықтық сипаттағы мәлiметтердi растау туралы архивтiк анықтама не архивтiк құжаттың көшiрмесi немесе сұратылған мәлiметтердiң көрсетiлетiн қызметтi берушiде сақтауда болмауы туралы жауап немесе Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрiнiң 2015 жылғы 17 сәуiрдегi № 138 бұйрығымен бекiтiлген «Архивтiк анықтамалар, архивтiк құжаттардың көшiрмелерiн немесе архивтiк үзiндiлер беру» мемлекеттiк көрсетiлетiн қызмет стандартының (Нормативтiк құқықтық актiлердi мемлекеттiк тiркеу тiзiлiмiнде № 11086 болып тiркелген) 10-1-тармағымен көзделген негiздемелер бойынша мемлекеттiк қызметтi көрсетуден бас тарту туралы дәлелдi жауап.
Мемлекеттiк қызметтi көрсету нәтижесiн беру нысаны — қағаз немесе электрондық түрде.
Порталда мемлекеттiк көрсетiлетiн қызмет нәтижесi көрсетiлетiн қызметтi берушiнiң уәкiлеттi тұлғасының электрондық цифрлық қолтаңбасымен (бұдан әрi — ЭЦҚ) қол қойылған электрондық құжат нысанында көрсетiлетiн қызметтi алушының «жеке кабинетiне» жолданады.
Портал арқылы жүгiнген жағдайда мемлекеттiк көрсетiлетiн қызмет нәтижесiн қағаз жеткiзгiште алу үшiн көрсетiлетiн қызметтi алушының «жеке кабинетiне» мемлекеттiк көрсетiлетiн қызмет нәтижесiн алу орны мен күнi көрсетiлген хабарлама жолданады.
2. Мемлекеттiк қызметтi көрсету процесiнде көрсетiлетiн қызметтi берушiнiң құрылымдық бөлiмшелерiнiң (қызметшiлерiнiң) әрекет ету тәртiбiнiң сипаттамасы
4. Мемлекеттiк көрсетiлетiн қызметтi алу үшiн көрсетiлетiн қызметтi алушы Стандарттының 9-тармағында көрсетiлген құжаттарды ұсынады.
5. Мемлекеттiк көрсетiлетiн қызметтi көрсету процесiнiң құрамына кiретiн әр рәсiмнiң (әрекеттiң) мазмұны, оны орындау ұзақтығы:
1) кеңсе қызметкерi құжаттарды қабылдауды, оларды тiркеудi iске асырады — 15 минут.
Көрсетiлетiн қызметтi алушы Стандарттың 9-тармағында көрсетiлген құжаттардың толық емес топтамасын және (немесе) қолдану мерзiмi өтiп кеткен құжаттарды ұсынған жағдайда, көрсетiлетiн қызметтi берушi мемлекеттiк қызметтi көрсетуден бас тартады;
2) көрсетiлетiн қызметтi берушiнiң басшысы хат-хабармен танысады және архивтiк анықтамалар, архивтiк құжаттардың көшiрмелерiн немесе архивтiк үзiндiлер берудi орындау үшiн жауапты орындаушыны белгiлейдi — 1 сағат;
3) жауапты орындаушы құжаттарды тексерудi және әлеуметтiк-құқықтық сипаттағы мәлiметтердi растау туралы архивтiк анықтамалар, архивтiк құжаттардың көшiрмелерiн немесе архивтiк үзiндiлер беру немесе олардың болмауы туралы жауапты дайындауды жүзеге асырады — 10 жұмыс күнi.
Мемлекеттiк қызметтi көрсету үшiн екi немесе одан да көп ұйымдардың, және (немесе) уақыты 5 жылдан асқан кезеңнiң құжаттарын зерделеу қажет болғанда көрсетiлетiн қызметтi берушi кейiннен көрсетiлетiн қызметтi алушыны Мемлекеттiк копорация немесе портал арқылы мерзiмдi ұзарту туралы 2 жұмыс күнi iшiнде хабардар ете отырып, мемлекеттiк қызметтi көрсету мерзiмi аяқталғаннан кейiн мемлекеттiк қызмет көрсету мерзiмiн күнтiзбелiк 30 күннен аспайтын мерзiмге ұзартады.
Көрсетiлетiн қызметтi алу үшiн көрсетiлетiн қызметтi берушiмен ұсынылған құжаттардың және (немесе) өздерiнде бар мәлiметтердiң (деректердiң) дұрыс есемтiгi анықталған жағдайда, көрсетiлетiн қызметтi берушi мемлекеттiк қызмет көрсетуден бас тартады;
4) көрсетiлетiн қызметтi берушiнiң басшысы әлеуметтiк-құқықтық сипаттағы мәлiметтердi растау туралы архивтiк анықтамалар, архивтiк құжаттардың көшiрмелерiн немесе архивтiк үзiндiлер беруге немесе олардың болмауы туралы жауапқа немесе себептi бас тартуға қол қояды — 1 сағат;
5) кеңсе қызметкерi әлеуметтiк-құқықтық сипаттағы мәлiметтердi растау туралы архивтiк анықтамалар, архивтiк құжаттардың көшiрмелерiн немесе архивтiк үзiндiлердi беру немесе олардың болмауы туралы немесе себептi бас тартуға жауап бередi жүзеге асырады — 15 минут.
6. Келесi рәсiмдi (әрекеттi) орындауды бастау үшiн негiз болатын мемлекеттiк көрсетiлетiн қызметтi көрсету бойынша рәсiмнiң (әрекеттiң) нәтижесi:
1) құжаттарды қабылдау және тiркеу;
2) хат-хабармен танысу және жауапты орындаушыны белгiлеу;
3) құжаттарды тексеру және әлеуметтiк-құқықтық сипаттағы мәлiметтердi растау туралы архивтiк анықтамалар, архивтiк құжаттардың көшiрмелерiн немесе архивтiк үзiндiлер беру немесе олардың болмауы туралы жауапты дайындау;
4) әлеуметтiк-құқықтық сипаттағы мәлiметтердi растау туралы архивтiк анықтамалар, архивтiк құжаттардың көшiрмелерiн немесе архивтiк үзiндiлер беру немесе олардың болмауы туралы жауапқа қол қою;
5) әлеуметтiк-құқықтық сипаттағы мәлiметтердi растау туралы архивтiк анықтамалар, архивтiк құжаттардың көшiрмелерiн немесе архивтiк үзiндiлер беру немесе олардың болмауы туралы жауап берудi жүзеге асыру.
3. Мемлекеттiк қызмет көрсету процесiнде Мемлекеттiк корпорациясымен және (немесе) өзге де көрсетiлетiн қызметтi берушiлермен өзара әрекет ету тәртiбiнiң, сондай-ақ ақпараттық жүйелердi пайдалану тәртiбiнiң сипаттамасы
7. Мемлекеттiк корпорацияға өтiнiш бiлдiрудiң тәртiбiн сипаттау, көрсетiлетiн қызметтi берушiнiң сұрау салуын өңдеудiң ұзақтылығы:
1-процесс — Мемлекеттiк корпорация қызметкерi ұсынылған құжаттарды тексередi, көрсетiлетiн қызметтi алушының өтiнiшiн қабылдайды және тiркейдi, құжаттарды қабылдаған күнi мен уақыты көрсетiлген құжаттарды қабылдау туралы қолхат бередi;
1-шарт — көрсетiлетiн қызметтi алушы Стандарттың 9-тармағында көрсетiлген құжаттар топтамасын толық ұсынбаған жағдайда Мемлекеттiк корпорация қызметкерi құжаттарды қабылдаудан бас тартады және Стандарттың 2-қосымшасына сәйкес нысан бойынша құжаттарды қабылдаудан бас тарту туралы қолхат бередi;
2-процесс — көрсетiлетiн қызметтi берушiнiң осы регламенттiң 5-тармағында қаралған рәсiмдерi (әрекеттерi);
3-процесс — Мемлекеттiк корпорация қызметкерi тиiстi құжаттарды қабылдау туралы қолхатта көрсетiлген мерзiмде көрсетiлетiн қызметтi алушыға мемлекеттiк көрсетiлетiн қызметтi көрсетудiң дайын нәтижесiн бередi.
Мемлекеттiк корпорацияға өтiнiш бiлдiру кезiнде құжаттарды қабылдау күнi мемлекеттiк көрсетiлетiн қызметтi көрсету мерзiмiне кiрмейдi.
8. Портал арқылы мемлекеттiк көрсетiлетiн қызметтi көрсету кезiндегi көрсетiлетiн қызметтi берушi мен көрсетiлетiн қызметтi алушының өтiнiш бiлдiру және рәсiмдер (әрекеттер) кезектiлiгi тәртiбiнiң сипаттамасы.
Көрсетiлетiн қызметтi алушы Порталда жеке сәйкестендiру нөмiрiнiң (бұдан әрi — ЖСН) және бизнес-сәйкестендiру нөмiрiнiң (бұдан әрi — БСН), сондай-ақ парольдiң (Порталда тiркелмеген көрсетiлетiн қызметтi алушылар үшiн жүзеге асырылады) көмегiмен тiркелудi жүзеге асырады;
1-процесс — көрсетiлетiн қызметтi алушының көрсетiлетiн қызмет алу үшiн Порталда ЖСН/БСН мен паролiн енгiзу процесi (авторландыру процесi);
1-шарт — Порталда тiркелген көрсетiлетiн қызметтi алушы туралы мәлiметтердiң түпнұсқалығын ЖСН/БСН мен пароль арқылы тексеру;
2-процесс — Порталдың көрсетiлетiн қызметтi алушының мәлiметтерiндегi бұзушылықтарға байланысты авторизациялаудан бас тарту туралы хабарлама қалыптастыруы;
3-процесс — көрсетiлетiн қызметтi алушының осы регламентте көрсетiлген қызметтi таңдауы, экранға қызмет көрсетуге арналған сұраныс нысанын шығару және көрсетiлетiн қызметтi алушының нысанды оның құрылымы мен форматтық талаптарын ескере отырып толтыруы (мәлiметтердi енгiзу), сұраныс нысанына Стандарттың 9-тармағында көрсетiлген құжаттардың қажеттi көшiрмелерiн электрондық түрде бекiту, сондай-ақ сұранысты куәландыру (қол қою) үшiн көрсетiлетiн қызметтi алушының электрондық цифрлық қолтаңба тiркеу куәлiгiн (бұдан әрi — ЭЦҚ) немесе бiр реттiк парольдi таңдауы;
2-шарт — Порталда ЭЦҚ тiркеу куәлiгiнiң қолданылу мерзiмiн және тiзiмде керi қайтарылған (жойылған) тiркеу куәлiктерiнiң болмауын, сондай-ақ сәйкестендiру мәлiметтерiнiң (сұраныста көрсетiлген ЖСН/БСН мен ЭЦҚ тiркеу куәлiгiнде көрсетiлген ЖСН/БСН арасындағы) сәйкестiгiн тексеру;
4-процесс — көрсетiлетiн қызметтi алушының ЭЦҚ түпнұсқалығының расталмауымен байланысты сұратылып отырған қызметтi көрсетуден бас тарту туралы хабарлама қалыптастыру;
5-процесс — сұранысты көрсетiлетiн қызметтi берушiнiң өңдеуi үшiн «электрондық үкiмет» шлюзi арқылы автоматтандырылған жұмыс орнындағы «электрондық үкiметтiң» өңiрлiк шлюзiне көрсетiлетiн қызметтi алушының ЭЦҚ куәландырылған (қол қойылған) электрондық құжатты жолдау;
6-процесс — көрсетiлген қызметтi берушiнiң осы регламенттiң 5-тармағында көзделген рәсiмдерi (әрекеттерi);
7-процесс — көрсетiлетiн қызметтi алушының мемлекеттiк көрсетiлетiн қызметтiң нәтижесiн көрсетiлетiн қызметтi алушының «жеке кабинетiнде» алуы. Электрондық құжат көрсетiлетiн қызмет берушi басшысының ЭЦҚ қолданумен қалыптасады.
Портал арқылы мемлекеттiк көрсетiлетiн қызмет көрсету кезiнде iске қосылған ақпараттық жүйелердiң функционалдық өзара әрекет ету диаграммасы осы регламенттiң 1-қосымшасында келтiрiлген.
Мемлекеттiк көрсетiлетiн қызмет көрсету процесiнде көрсетiлетiн қызмет берушiнiң құрылымдық бөлiмшелерiнiң (қызметкерлердiң) өзара әрекет етуiнiң, рәсiмдердiң (әрекеттердiң) кезектiлiгiн толық сипаттамасы, сондай-ақ мемлекеттiк көрсетiлетiн қызмет көрсету процесiнде өзге де көрсетiлетiн қызмет берушiлермен және (немесе) Мемлекеттiк корпорациямен өзара әрекет ету кезектiлiгiн және ақпараттық жүйелердi пайдалану кезектiлiгiн сипаттамасы осы регламенттiң 2-қосымшасына сәйкес мемлекеттiк көрсетiлетiн қызметтi көрсету бизнес-процесiнiң анықтамалығында көрсетiледi.
