1. Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қоры құжаттарының мемлекеттiк есеп және сақталуын қамтамасыз ету
Архивтi техникалық жабдықтау және материалды-техникалық базасын нығайту бойынша жұмыстардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатында. Қағаз негiзiнде 200 бiрлiк құжаттардың физикалық күйi жақсартылатын болады, 110 бiрлiк сақталуы жаңғыртылады, 195 қағаз, қор тiзiмiне қосылады (№ 1 қосымша).
3000 iс құжаттарды картондаумен жабдықтау.
Өшiп қалған мәтiндердi төрт парақта қалпына келтiру көзделiп отыр.
Қолдағы бар жеке құрам бойынша және 1421 iс басқару құжаттары күйiн тексеру қарастырылады. Қор тiзiмiне қосымша (2 Қосымша)
Есептегi жинақталған құжаттарды салыстырып тексеру жыл бойына жүргiзiледi. Қор тiзiмiне қосымша. (3 қосымша)
Кәсiпорын, ұйымдар, мекемелерден мемлекеттiк сақтауға қабылданатын құжаттар жыл бойы жүзеге асырылады.
Жыл бойы қоймада санитарлық-гигиеналық және температура-ылғалдылық тәртiптiк қажеттiлiгiн сақтауды жоспарлау. Тоқсан бойы санитарлық күндi жүргiзу, құрылғы көрсеткiшiне барлық уақытта бақылау жасауын жүзеге асыру.
Жыл бойы жаңа ғимаратқа архивтiң көшiрiлуiн жоспарлау, жаңа ғимаратқа жөндеу жүргiзуге жобалау-сметалық құжаттарды дайындау.
2. ҚР Ұлттық архив қорын қалыптастыру.
Кәсiпорын мен ұйымдарда, ведомстволық архив басшыларымен ұйымдастыру-методикалық және мекемелерде iс жүргiзу құжаттарын ұйымдастыру. Мемлекеттiк емес заңды тұлғалармен және олардың ұжымдарымен архивтiк жұмыс жасау.
Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарының сапалы қалыптасуын қамтамасыз ету жұмыстарына ерекше көңiл бөлiнетiн болады, мемлекеттiк сақтауға iрiктелген жоғары сапалы құжаттар.
Мемлекеттiк архивтiң негiзгi кешендi көздерi және кешендi көздер тiзiмдерiн анықтау жоспарлануда.
Азаматтардан-5, фотоқұжаттар-20, барлық уақытта сақталынатын басқару құжаттары 150 iстердi қабылдау ұйғарылуда (№ 4 қосымша)
Ведомстволық сақталудағы тұрған бағалы құжаттарға сараптама жүргiзу қарастырылады. Жыл бойы келесi ұйымдардың құжаттарымен барлық жұмыс түрлерiнiң көрсеткiштерi қамтылатын болады:
1. Арнасай ауылдық округi әкiмiнiң аппараты
2. Ижевск ауылдық округi әкiмiнiң аппараты
3. Бiрсуат округы әкiмiнiң аппараты
Барлығы 150 сақ.бiр.
Келесi ведомстволарда 20 номенклатуралық iстер жаңартылады, 1 номенклатура iс өңделуде әдiстемелiк және методикалық көмек көрсету ұйғарылуда:
(өңделуде)
1. Аршалы ауданы әкiмiнiң аппараты
Барлық ұйымдарда жаңа құқықтар мен тiзбелерге сәйкес кешендi көздер iс номенклатуралары жаңғыртылады.
Ауданда ауылдық округ пен ұйымдардың мамандарымен келесi тақырыпқа 4 семинар жүргiзiлетiн болады:
1. «Ұйымдар және мемлекеттiк органдар ведомстволық архивтердегi құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету (бөлмелерге талап, жабдықтар, құжаттардың сақталыну режимi)».
2.«Архивтiк сақталынуға систематикалық iстердi дайындау. Құнды құжаттарды бағалау. Сараптау-тексеру комиссиясының жұмысын ұйымдастыру».
3. «Қазiргi талаптармен құжаттар айналымы және құжаттарды».
4. «Ұйым жұмыстары үшiн негiзгi құжаттар — iстер номенклатурасы. Құрылу тiзiмi».
Аршалы ауданының мемлекеттiк архивiнiң СК семинарлар жоспары келiсiммен жүргiзiледi.
Ауылдық округтер мен келесi ұйымдарда ведомствоға шығуға басқару құжаттары және құжаттаудағы сұрақтарды әдiстемелiк және тәжiрибелiк көмек көрсету жоспарлануда:
1.Бiрсуат ауылдық округi әкiмiнiң аппараты
2.Анар ауылдық округi әкiмiнiң аппараты
3.Жұмыспен қамту орталығы және халықты әлеуметтiк қорғау
4.Iшкi саясат бөлiмi
Мемлекеттiк сақталуға ұйымдар мен мекемелерден уақыты өтiп кеткен ведомстволық сақталудағы құжаттар қабылданатын болады ( № 5 Қосымша). Аршалы ауданының әкiмiмен бекiтiлген, барлық ұйымдар мен ведомстволық сақтауға уақыты өтiп кеткен құжаттарды кестеге сай құжаттауды тапсыру.
Аудандық ұйымдар мен мекемелерде номенклатуралық iстерде жаңғыртылу әдiстемелiк және методикалық көмек көрсету жүргiзiледi, жеке құрам бойынша және құжаттардың барлық уақытта өңделуi, ҒАА құру, тәжiрибелiк мәнiн жоғалтқан өңделудегi бөлiнген құжаттар актiлерi.
3. Ақпараттық-iздестiру құрылғысын құру. Ғылыми ақпараттық және қолданылған құжаттар
2019 жылға арналған жылдық жоспарларда iстердiң өңделуi және оған ғылыми анықтамалық аппараттардың жаңғыртуы бойынша жұмыстар жүргiзiлетiн болады. Бiрiншi, екiншi және үшiншi тоқсанда қор iстерiнiң № 35 НовоВладимировка ауылдық Советi (шаруашылық кiтабы) саны 101 сақ.бiр.., № 36 Михайловка ауылдық Советi (шаруашылық кiтабы) саны 49 сақ.бiр.., № 99 Мемлекеттiк нотариалдық контора саны 197 сақ.бiр.
Қазақстан халқының тарихи-мәдени мұрасы ажыратылмайтын бiр бөлiгi архив құжаттарында кең таралған, азаматтардың заңдық қызығушылығын және құқықтық бағытталуы үшiн архивтiк құжаттарды қолдану, қоғамның орнықты ақпараттық қажеттiлiгiн қанағаттандыруға бағытталуы жыл бойы архивте жүргiзiлетiн болады.
Қазақстан Республикасы тарихының ерекше мәндi күнгi және Аршалы ауданында өткiзiлетiн көрмеге ____ фотоқұжаттар келесi тақырыпта жүргiзiлетiн болады:
1. Г.С.Беляевтың жеке қорындағы 2019 жылға ақпандағы құжаттар бойынша.
2. Вишневка ауданындағы Ұлы Отан соғысының ардагерiне арналған мамырда фотоқұжаттар көрмесi
3. «Ижевск» Совхоздың құрылуы күнiне 65-жылғы фотоқұжаттар көрмесi шiлдеде
4. Кеңес еңбегiнiң батыры Н.В.Карпухинаның фотоқұжаттар көрмесi желтоқсанда.
Сондай-ақ аудан мектептерiнiң оқушылары үшiн архив ғимараты бойынша екi сабақ және екi экскурсия өткiземiз.
Мерекенiң жүргiзiлуiне қызығушылығы бар органдар, азаматтарды, мектеп оқушыларын шақыру.
5 баптарды дайындау қарастырылады, баптар, ақпараттар, суреттер, бұқара ақпарат құралдары шығарылымымен жұмыс жасау жүргiзiледi.
Жақын және алыс шет елдерден, Қазақстан Республикасы ұйымдардан және азаматтардан келiп түскен, тематикалық мазмұнда, әлеуметтiк-құқықтық азаматтардың сұранымдары белсендi түрде жүргiзiледi. Мәтiн мазмұнында әдептiлiк, сенiмдiлiк, ұқыптылық және сонымен қатар толықтыру қамтамасыз етiледi. «Архивтiк анықтамаларды беру» мемлекеттiк қызметтi Стандартпен регламенттеуге, сұранымдарға ерекше мән берiлетiн болады. Электронды портал үкiметi арқылы архивтiк анықтамалардың жүргiзу мақсатында жарнамалау үшiн: азаматтардан архивтiк ақпаратты жекеше кеңес алу арқылы ақпараттандыру. Халыққа қызмет көрсету орталығы қызметкерлерi үшiн 4- семинар лекциясын жүргiзу. Халыққа қызмет көрсету орталығы жұмыстарын белсендiру, өтiнiштердi хаттауда ескерту қателерiн жiбермеу мақсатында.
№ 62 қорды каталогтау жұмыстарын жүргiзу.
Аршалы ауданының мемлекеттiк архивiнiң web-сайтын тоқсанмен жаңарту жоспарланады. Фирмалық стильде және стилистикалық сайт негiзiнде визуалдық материалдар жарияланады және дайындалады, актуалды және жаңа ақпараттар жарияланады; функционалды кеңейтiлу және қателердi түзеу; сайттың тоқтаусыз жұмыс жасауы; жаңа ақпараттың мәнi мен өзектiлiгiн негiзгi көрсеткiштермен қамтамасыз ету.
2018 жылда компьютерлер мен принтерлердiң қосалқы бөлшектерiн ауыстыру, картридждердi толтыру, оргтехника мен компьютерлердiң күтiмдерiмен жұмыстар жүргiзiлетiн болады.
4. Ғылыми-техникалық ақпарат. Кадрлардың бiлiктiлiгiн жоғарылату. Ұжымның әлеуметтiк дамуы.
Архив iстерiнiң сұрақтарымен қызметкерлердiң бiлiктерiн жоғарылату үшiн нормативтiк құқықтық актiлерiн жан-жақты ұйымдастыру жүргiзiлетiн болады.
ҚР мекемелерiнiң архив құрамының ұнамды сынақтарын тәжiрибелiк жұмыстарда белсендi пайдалану жүргiзiлуде. Архивтiк жүргiзу әдебиеттерiн аппараттық сабақтарда және әдiстемелiк шолуды тәжiрибеде жүргiзу. Жоспардың орындалу көрсеткiштерiнiң жүргiзiлуiн шұғыл жиналыстарда архив қызметкерлерiнiң есептерiнен тыңдау.
Барлық архив қызметкерлерi әртүрлi курстар және басқа да оқу түрлерiнде бiлiктiктерiн жоғарылату жоспарлануда. Жаңадан қабылданған архивистердi 2018 жылы бiлiктiгiн жоғарылату курстарына жiберiлу жоспарлануда.
Шынайы мүмкiндiктерден шыға отырып, архив қызметкерлерiнiң әлеуметтiк сұрақтарына көп көңiл бөлiнетiн болады.
Қосымша: 2019 жылға арналған мемлекеттiк архив құрамының нәтижелерi мен негiзгi көрсеткiштерiнiң бағыттары
2019 жылға арналған Аршалы ауданы
Мемлекеттiк архивiнiң жұмыс жоспарының
НЕГIЗГI КӨРСЕТКIШТЕРI
| № | Көрсеткіштері | Бірлік өлшемдері | Көлемі | ||||
| Жылға | тоқсанға | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1 | ҚР Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттік есептеу және сақталуын қамтамасыз ету. | ||||||
| 1.1 | Құжаттардың физикалық күйін жақсарту | ||||||
| 1.1.1 | Құжаттарды қағаз негізінде (барлығы) сонымен қатар құжаттарды жаңғырту | сақ.бірсақ.бірпарақтар | 200110195 | 502748 | 502848 | 502748 | 502851 |
| 1.1.2. | Консервацилық-алдын-ала өңдеу | ||||||
| 1.1.2.1. | Киноқұжаттар | сақ.бір | |||||
| 1.1.2.2. | Фотоқұжаттар | сақ.бір | |||||
| 1.1.2.3. | Фоноқұжаттар | сақ.бір | |||||
| 1.1.2.4. | Сақтандыру қоры | сақ.бір/бума мың.кадр | |||||
| 1.2. | Құжаттарды картондау | сақ.бір | 3000 | 750 | 750 | 750 | 750 |
| 1.3. | Ұмытыла бастаған мәтіндерді қалпына келтіру | парақ | 4 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 1.4. | Дезинфекция (дезинсекция) | Сақ.бір | |||||
| 1.5. | Айрықша құнды құжаттарды анықтау | ||||||
| 1.5.1. | Айрықша құнды құжаттарды тізімдеу | ||||||
| 1.5.1.1. | Қағаз негізінде | Сақ.бір | |||||
| 1.5.1.2. | киноқұжаттар | Есеп.бір | |||||
| 1.5.1.3. | фотоқұжаттар | Сақ.бір | |||||
| 1.5.1.4. | фоноқұжаттар | Есеп.бір | |||||
| 1.6. | Сақтандыру қорын құруға | ||||||
| 1.6.1. | Қағаз негізінде | Сақ.бірЕсеп.бір | |||||
| 1.6.2. | киноқұжаттар | Сақ.бір.Есеп.бір | |||||
| 1.6.3. | фотоқұжаттар | Сақ.бір | |||||
| 1.6.4 | фоноқұжаттар | Сақ.бірЕсеп.бір | |||||
| 1.7. | Қолдағы бар құжаттардың күйін тексеру | ||||||
| 1.7.1. | Қағаз негізінде | сақ.бір | 1421 | 173 | 620 | 620 | 108 |
| 1.7.2. | киноқұжаттар | Сақ.бір | |||||
| 1.7.3. | фотоқұжаттар | Сақ.бір | |||||
| 1.7.4. | фоноқұжаттар | Сақ.бір | |||||
| 1.7.5. | Сақтандыру қоры | сақ.бір/ бума мың.кадр | |||||
| 1.8. | Есептегі жинақтық құжаттардың алынуы | қор | 5 | 2 | 1 | 1 | 1 |
| 2 | Ведомстволық архив басшылығы ұйымдастыру-әдістемелікті ұйымдар мен кәсіпорындар, ұжымдарда іс жүргізудегі құжаттауды ұйымдастыру. ҚР Ұлттық архив қорын қалыптастыру | ||||||
| 2.1. | Құжаттарды қабылдау | ||||||
| 2.1.1. | Кәсіпорындар мен ұйымдар, мекемелерден | ||||||
| 2.1.1.1. | Басқару құжаттары | сақ.бір. | 150 | 50 | 50 | 50 | |
| 2.1.1.2. | Ғылыми-техникалық құжаттар | Сақ.бір | |||||
| 2.1.1.3. | киноқұжаттар | Сақ.бір | |||||
| 2.1.1.4. | видеоқұжаттар | Сақ.бір | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 2.1.1.5. | фотоқұжаттар | Сақ.бір | 20 | 20 | |||
| 2.1.1.6. | фоноқұжаттар | Сақ.бір | |||||
| 2.1.1.7. | жеке құрам бойынша | сақ.бір | 50 | 20 | 20 | 10 | |
| 2.1.2. | Азаматтардан | сақ.бір | 5 | 5 | |||
| 2.2. | Мемлекеттік сақталынған бағалы сарапталынған құжаттар: | ||||||
| 2.2.1. | Басқару құжаттары және жеке шығарылған құжаттар | Сақ.бір | 15 | 15 | |||
| 2.2.2 | Ғылыми-техникалық құжаттар | Сақ.бір | |||||
| 2.2.3. | киноқұжаттар | Сақ.бір | |||||
| 2.2.4. | видеоқұжаттар | Сақ.бір | |||||
| 2.2.5. | фотоқұжаттар | Сақ.бір | |||||
| 2.2.6. | фоноқұжаттар | Сақ.бір | |||||
| 2.3. | Бағалы сарапталынған құжаттар, (СТК-на тізіліп бекңітілген) ведомстволық сақталынып тұрған құжаттарға: | ||||||
| 2.3.1. | Басқару құжаттары | сақ.бір | 150 | 50 | 50 | 50 | |
| 2.3.2. | Ғылыми-техникалық құжаттар | Сақ.бір | |||||
| 2.3.3. | Киноқұжаттары | Есеп. бір | |||||
| 2.3.4. | Видеоқұжаттары | Есеп. бір | |||||
| 2.3.5. | Фотоқұжаттары | Сақ.бір | 20 | 20 | |||
| 2.3.6. | Фоноқұжаттары | Есеп. бір | |||||
| 2.3.7. | Азаматтардан | Сақ.бір | 5 | 5 | |||
| 2.3.8. | Жеке құрам бойынша | 50 | 20 | 20 | 10 | ||
| 3. | Ғылыми ақпараттық және қолданылған құжаттармен ақпараттық-іздестіру жүйесін құру | ||||||
| 3.1. | Тізімдеу | ||||||
| 3.1.1. | Басқару құжаттары және жеке шығарылған құжаттар | Сақ.бір | 155 | 50 | 50 | 55 | |
| 3.1.2. | Ғылыми-техникалық құжаттар | Сақ.бір | |||||
| 3.1.3. | киноқұжаттар | Есеп. бір | |||||
| 3.1.4. | видеоқұжаттар | Есеп .бір | |||||
| 3.1.5. | фотоқұжаттар | Сақ.бір | 20 | 20 | |||
| 3.1.6. | фоноқұжаттар | Есеп.бір | |||||
| 3.1.7. | Жеке құрам бойынша | Сақ.бір. | 50 | 20 | 20 | 10 | |
| 3.2. | Тізімдерді өңдеу | ||||||
| 3.2.1. | Басқару құжаттары және жеке шығарылған құжаттар | Сақ.бір | |||||
| 3.2.2. | киноқұжаттар | Есеп. бір | |||||
| 3.2.3. | видеоқұжаттар | Есеп. бір | |||||
| 3.2.4. | фотоқұжаттар | Сақ.бір | |||||
| 3.2.5. | фоноқұжаттар | Есеп. бір | |||||
| 3.3 | Тізімдердің жаңартылуы (тізімдер аппаратына ғылыми-анықтамалық және редакторлық кешенді құру): | ||||||
| 3.3.1.3.3.2. | Жеке шығарылған және жеке құрам бойынша басқару құжаттары | Сақ.бір | 347 | 101 | 49 | 197 | |
| 3.3.3. | киноқұжаттар | Есеп. бір | |||||
| 3.3.4. | видеоқұжаттар | Есеп. бір | |||||
| 3.3.5. | фотоқұжаттар | Сақ.бір | |||||
| 3.3.6. | фоноқұжаттар | Есеп. бір | |||||
| 3.4. | Каталогтау: | ||||||
| 3.4.1. | Жеке шығарылған құжаттар және басқару құжаттары | Сақ.біркәртішке | 20 | 5 | 5 | 5 | 5 |
| 3.4.2. | Ғылыми-техникалық құжаттар | Сақ.бір | |||||
| 3.4.3. | Киноқұжаттар | Есеп. бір | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 3.4.4. | видеоқұжаттар | Есеп. бір | |||||
| 3.4.5. | фотоқұжаттар | Сақ.бір | |||||
| 3.4.6. | фоноқұжаттар | Есеп. бір | |||||
| 3.4.7. | Каталогқа тематикалық кәртішкелерді салуға: | ||||||
| Жеке шығарылған құжаттар және басқару құжаттары | кәртішке | 20 | 5 | 5 | 5 | 5 | |
| Ғылыми-техникалық құжаттар | кәртішке | ||||||
| Киноқұжаттары | кәртішке | ||||||
| Видеоқұжаттары | кәртішке | ||||||
| Фотоқұжаттары | кәртішке | ||||||
| фоноқұжаттары | кәртішке | ||||||
| 3.5. | Құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппараттарды құру | ||||||
| 3.5.1. | Қораралық көрсеткіштерін құру | қорСақ.бір | |||||
| 3.5.2. | Жеке құрам бойынша ведомствоаралық архивтік анықмамаларын құру | анықтама | |||||
| 4. | Ғылыми-ақпараттық және құжаттардың қолданылуы | ||||||
| Дайындау: | |||||||
| 4.1. | Құжаттар көрмелері | көрме | 4 | 1 | 1 | 1 | |
| 4.2. | Радио және телебағдарлама | бағдарлама | |||||
| 4.3. | Баптар мен құжаттарды таңдау | бап | 9 | 2 | 2 | 2 | 3 |
| а. | Архив құжаттары бойынша | бап | 5 | 1 | 1 | 1 | 2 |
| б. | Мемлекеттік қызметтер бойынша | бап | 4 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 4.4 | Ақпараттық құжаттар | құжат | |||||
| 4.5. | Экскурсия | экскурсия | 2 | 1 | 1 | ||
| 4.51 | сабақ | сабақ | 2 | 1 | 1 | ||
| 5.1. | Басқару құжаттары және құжаттау сұрақтарымен ведомствоға шығуға көмек көрсету | 4 | 1 | 1 | 1 | 1 | |
| 5.2. | Номенклатуралық істерді өңдеу | Номенкл. | 1 | 1 | |||
| 5.3. | Номенклатуралық істерді келісіммен | Номенкл. | 21 | 21 | |||
| 5.4. | Семинар-жиналыстарды өткізу | семинарлар | 8 | 2 | 2 | 2 | 2 |
| а. | Іс жүргізу бойынша | семинарлар | 4 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| б. | Мемлекеттік қызметтер бойынша | семинарлар | 3 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 5.5. | Ведомстволық архив жағдайы келісіммен | жағдайы. | 5 | 5 | |||
| 5.6. | Эксперттік комиссия жағдайы келісіммен | жағдайы | 10 | 10 | |||
