1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
В целях обеспечения сохранности продолжится работа по укреплению материально — технической базы и техническому оснащению архива. Будет улучшено физическое состояние 200 единиц хранения документов на бумажной основе, из них отреставрировано 110 единиц хранения, 195 листов, список фондов прилагается (приложение № 1).
Картонированием намечено охватить 3000 дел документов.
Предполагается провести восстановление затухающих текстов на четырех листах.
Предполагается провести проверки наличия и состояния 1421 дела управленческих документов и по личному составу. Список фондов прилагается (Приложение №2)
В течение года намечается провести выверку комплекта учетных документов. Список фондов прилагается (приложение № 3)
В течение года будет осуществляться прием документов от учреждений, организаций, предприятий на государственное хранение
В течение года планируется поддерживать необходимый температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режим в хранилищах. Ежеквартально проводить санитарные дни, осуществлять постоянный контроль за показаниями приборов.
В текущем году планируем провести конкурс на капитальный ремонт нового здания согласно проектно-сметной доументации.
2. Формирование Национального архивного фонда РК.
Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий. Работа с архивами негосударственных юридических лиц и их объединениями
В работе по данному направлению основное внимание будет уделено обеспечению качественного формирования документов Национального архивного фонда РК, повышению качества отбора документов на государственное хранение.
Планируется уточнить список источников комплектования и потенциальных источников комплектования государственного архива.
Предполагается принять 150 дел управленческих документов постоянного хранения (приложение № 4) , 5 –от граждан, 20- фотодокументов.
Намечено провести экспертизу ценности документов находящихся на ведомственном хранении. Всего указанным видом работы в течение года будут охвачены документы следующих организаций:
1. Аппарата акимааульного округа Арнасай
2. Аппарат акима Ижевского сельского округа
3. Аппарат акима Берсуатского округа
Всего 150 ед.хр.
Предполагается оказание методической и практической помощи в разработке 1 номенклатуры дел, усовершенствовании 20 номенклатур дел в следующих ведомствах:
(разработка)
1. Аппарат акима Аршалынского района
Усовершенствование номенклатур дел во всех организациях источниках комплектования в соответствии с перечнем документов 2017 года и новыми правилами документирования.
Будет проведено 4 семинара со специалистами организаций и сельских округов района по следующим темам:
1.«Обеспечение сохранности документов в ведомственном архиве в государственных органах и организациях (требования к помещению, оборудованию, режиму хранения и размещению дел).»
2.«Систематизация дел, подготовка к архивному хранению. Экспертиза ценности документов. Организация работы экспертно-проверочной комиссии»
3.«Современные требования к документам и документообороту»
4.«Номенклатура дел — основополагающий документ для работы в организации. Порядок ее составления»
Планы семинаров будут согласованы с ЭК госархива Аршалынского района.
Планируется оказание методической и практической помощи в вопросах документирования и управления документацией с выходом в ведомства в следующих организациях и сельских округах:
1. Аппарат акима Берсуатского сельского округа
2. Аппарат акима Анарского сельского округа
3. Отдел занятости и социальной защиты населения
4. Отдел внутренней политики
На государственное хранение будут приняты документы учреждений и организаций с истекшим сроком ведомственного хранения (Приложение № 5). Все организации с истекшим сроком ведомственного хранения документов включены в график сдачи документов, утвержденный акимом Аршалынского района.
Постоянно организациям и учреждениям района будет оказываться практическая и методическая помощь в усовершенствовании номенклатуры дел, в обработке документов постоянного срока хранения и по личному составу, составлении НСА, актов о выделении к уничтожению документов, утративших практическое значение.
3. Создание информационно-поисковых систем. Научная информация и использование документов
В 2019 году планомерно будет вестись работа по усовершенствованию и переработке описей и научно справочного аппарата к ним. В первом, втором и третьем квартале будет проведено усовершенствование описей фондов № 35 Нововладимировский сельский Совет (похозяйственные книги) в количестве 101 ед.хр., № 36 Михайловский сельский Совет (похозяйственные книги) в количестве 49 ед.хр., № 99 Государственная нотариальная контора в количестве 197 ед.хр., Деятельность архива в течение года будет направлена на удовлетворение потребности общества в ретроспективной информации, использование архивных документов для реализации прав и законных интересов граждан, популяризацию архивных документов- неотъемлемой части историко-культурного наследия народа Казахстана.
К знаменательным датам в истории Республики Казахстан и Аршалынского района будут подготовлены 4 фотодокументальные выставки на следующие темы:
1.В феврале 2019 года выставку по документам личного фонда Беляева Г.С.
2.В мае выставка фотодокументов посвященная ветеранам Великой отечественной войны Вишневского района
3.В июле выставку фотодокументов к 65 -летию со дня образования совхоза «Ижевский»
4.В декабре выставку фотодокументов Героя социалистического труда Карпухина Н.В.
Так же проведем два урока и две экскурсии по зданию архива для учащихся школ района.
При проведении мероприятий приглашать заинтересованные органы, граждан, школьников.
Продолжится работа по публикациям в средствах массовой информации, зарисовок, информаций, статей, намечено подготовить 5 статей.
Также будет активизирована работа по исполнению запросов граждан социально- правового, тематического характера, поступающие от граждан и организаций республики Казахстан, дальнего и ближнего зарубежья. При этом обеспечиваться полнота, достоверность, своевременность, корректность в изложении текста. Особое внимание будет уделено запросам, регламентируемым Стандартом государственной услуги «Выдача архивных справок». Для этих целей предполагается публикация объявлений о преимуществах получения архивных справок посредством портала электронного правительства; информирование потенциальных получателей о возможностях получения архивной информации посредством индивидуальных консультаций граждан. С целью предупреждения ошибок при оформлении заявлений, активизации работы через Центры обслуживания населения, провести 4 семинара- лекции для работников ЦОН.
Продолжить работу по каталогизации фонда № 62.
Планируем ежеквартальное обновление web-сайта Государственного архива Аршалынского района. При этом будут обеспечены следующие основные задачи: бесперебойная работа сайта; актуализация и размещение новой информации; расширение функционала и устранение ошибок; разработка и размещение визуальных материалов в соответствии со стилистикой сайта и фирменным стилем.
В 2018 году будет продолжена работа по обслуживанию компьютерной и оргтехники, заправка картриджей, замена запчастей принтеров и компьютеров
4. Научно-техническая информация. Повышение квалификации кадров. Социальное развитие коллектива.
Для повышения квалификации сотрудников будет организовано всестороннее изучение нормативных правовых актов по вопросам архивного дела.
Активное использование в практической работе положительного опыта деятельности архивных учреждений РК. Продолжится практика проведения обзоров методической и архивоведческой литературы на аппаратных занятиях. На оперативных совещаниях заслушивать отчеты сотрудников архива о ходе выполнения плановых показателей.
Все работники архива будут повышать квалификацию на различных курсах и других формах учебы.
Исходя из реальных возможностей. Будет уделено внимание вопросам социальной защиты работников архива.
Приложение: Показатели основных направлений и результатов деятельности государственного архива на 2019 год
ОСНОВНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ
плана работы Государственного архива
Аршалынского района на 2019 год
| № | Показатели | Единицизмерен | Объем | ||||
| Нагод | на квартал | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1 | Обеспечение сохранности и государственный учет документов Национальногоархивного фонда РК | ||||||
| 1.1 | Улучшение физическогосостояния документов | ||||||
| 1.1.1 | Документов на бумажной основе (всего)в том числе реставрация док-ов | ед.хред.хрлистов | 200110195 | 502748 | 502848 | 502748 | 502851 |
| 1.1.2. | Консервационно-профилактическая обработка | ||||||
| 1.1.2.1. | Кинодокументов | ед.хр | |||||
| 1.1.2.2. | Фотодокументов | ед.хр | |||||
| 1.1.2.3. | Фонодокументов | ед.хр | |||||
| 1.1.2.4. | Страхового фонда | ед.хр/рулонтыс.кадров | |||||
| 1.2. | Картонирование документов | ед.хр | 3000 | 750 | 750 | 750 | 750 |
| 1.3. | Восстановление затухающих текстов | лист | 4 | 1 | 1 | 1 | |
| 1.4. | Дезинфекция (дезинсекция) | Ед.хр | |||||
| 1.5. | Выявление особо ценных документов | ||||||
| 1.5.1. | Описание особо ценных документов | ||||||
| 1.5.1.1. | На бумажной основе | Ед.хр | |||||
| 1.5.1.2. | кинодокументов | Ед.учета | |||||
| 1.5.1.3. | фотодокументов | Ед.хр | |||||
| 1.5.1.4. | фонодокументов | Ед.учета | |||||
| 1.6. | Создание страхового фонда на | ||||||
| 1.6.1. | Бумажной основе | Ед.хрЕд.учета | |||||
| 1.6.2. | кинодокументов | Ед.хр.Ед.учета | |||||
| 1.6.3. | фотодокументов | Ед.хр | |||||
| 1.6.4 | фонодокументов | Ед.хрЕд.учета | |||||
| 1.7. | Проверка наличия и состояниядокументов | ||||||
| 1.7.1. | На бумажной основе | ед.хр | 1421 | 173 | 620 | 620 | 108 |
| 1.7.2. | кинодокументов | Ед.хр | |||||
| 1.7.3. | фотодокументов | Ед.хр | |||||
| 1.7.4. | фонодокументов | Ед.хр | |||||
| 1.7.5. | Страхового фонда | ед.хр/рулонТыс.кадров | |||||
| 1.8. | Выверка комплекта учетных документов | фонд | 5 | 2 | 1 | 1 | 1 |
| 2 | Формирование Национального архивногофонда РК, организационно-методическоеруководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводствеучреждений, организаций и предприятий | ||||||
| 2.1. | Прием документов | ||||||
| 2.1.1. | От учреждений, организаций и предприятий | ||||||
| 2.1.1.1. | Управленческой документации | ед.хр. | 150 | 50 | 50 | 50 | |
| 2.1.1.2. | Научно –технической документации | Ед.хр | |||||
| 2.1.1.3. | кинодокументов | Ед.хр | |||||
| 2.1.1.4. | Видеодокументов | Ед.хр | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 2.1.1.5. | фотодокументов | Ед.хр | 20 | 20 | |||
| 2.1.1.6. | фонодокументов | Ед.хр | |||||
| 2.1.1.7. | по личному составу | ед.хр | 50 | 20 | 20 | 10 | |
| 2.1.2. | От граждан | ед.хр | 5 | 5 | |||
| 2.2. | Экспертиза ценности документов находящихся на гос.хранении: | ||||||
| 2.2.1. | Управленческой документации и документов личного происхождения | Ед.хр | 15 | 15 | |||
| 2.2.2 | Научно –технической документации | Ед.хр | |||||
| 2.2.3. | кинодокументов | Ед.хр | |||||
| 2.2.4. | видеодокументов | Ед.хр | |||||
| 2.2.5. | фотодокументов | Ед.хр | |||||
| 2.2.6. | фонодокументов | Ед.хр | |||||
| 2.3. | Экспертиза ценности документов, находящихся на ведомственном хранении (утверждение описей наЭПК) на: | ||||||
| 2.3.1. | Управленческую документацию | ед.хр | 150 | 50 | 50 | 50 | |
| 2.3.2. | Научно –техническую документацию | Ед.хр | |||||
| 2.3.3. | Кинодокументы | Ед. учета | |||||
| 2.3.4. | Видеодокументы | Ед. учета | |||||
| 2.3.5. | Фотодокументы | Ед.хр | 20 | 20 | |||
| 2.3.6. | Фонодокументы | Ед. учета | |||||
| 2.3.7. | От граждан | Ед.хр | 5 | 5 | |||
| 2.3.8. | По личному составу | 50 | 20 | 20 | 10 | ||
| 3. | Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов | ||||||
| 3.1. | Описание | ||||||
| 3.1.1. | Управленческой документации и документов личного происхождения | Ед.хр | 155 | 50 | 50 | 55 | |
| 3.1.2. | Научно –технической документации | Ед.хр | |||||
| 3.1.3. | кинодокументов | Ед. учета | |||||
| 3.1.4. | видеодокументов | Ед .учета | |||||
| 3.1.5. | фотодокументов | Ед.хр | 20 | 20 | |||
| 3.1.6. | фонодокументов | Ед. учета | |||||
| 3.1.7. | По личному составу | Ед.хр. | 50 | 20 | 20 | 10 | |
| 3.2. | Переработка описей | ||||||
| 3.2.1. | Управленческой документации и документов личного происхождения | Ед.хр | |||||
| 3.2.2. | кинодокументов | Ед. учета | |||||
| 3.2.3. | видеодокументов | Ед. учета | |||||
| 3.2.4. | фотодокументов | Ед.хр | |||||
| 3.2.5. | фонодокументов | Ед. учета | |||||
| 3.3 | Усовершенствование описей (редактирование и создание комплекса научно-справочного аппарата к описи): | ||||||
| 3.3.1.3.3.2. | Управленческой документации и документов по личному составу и личного происхождения | Ед.хр | 347 | 101 | 49 | 197 | |
| 3.3.3. | кинодокументов | Ед. учета | |||||
| 3.3.4. | видеодокументов | Ед. учета | |||||
| 3.3.5. | фотодокументов | Ед.хр | |||||
| 3.3.6. | фонодокументов | Ед. учета | |||||
| 3.4. | Каталогизация: | ||||||
| 3.4.1. | Управленческой документации и документов личного происхождения | Ед.хркарт | 20 | 5 | 5 | 5 | 5 |
| 3.4.2. | Научно –технической документации | Ед.хр | |||||
| 3.4.3. | Кинодокументов | Ед. учета | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 3.4.4. | видеодокументов | Ед. учета | |||||
| 3.4.5. | фотодокументов | Ед.хр | |||||
| 3.4.6. | фонодокументов | Ед. учета | |||||
| 3.4.7. | Вливание тематических карточек в каталогина: | ||||||
| Управленческую документацию и документы личного происхождения | карт | 20 | 5 | 5 | 5 | 5 | |
| Научно –техническую документацию | карт | ||||||
| Кинодокументы | карт | ||||||
| Видеодокументы | карт | ||||||
| Фотодокументы | карт | ||||||
| фонодокументы | карт | ||||||
| 3.5. | Создание научно-справочного аппарата к документам | ||||||
| 3.5.1. | Создание межфондовых указателей | ФондЕд.хр | |||||
| 3.5.2. | Составление межведомственного архивного справочника по личному составу | справочник | |||||
| 4. | Научная информация ииспользование документов | ||||||
| Подготовка: | |||||||
| 4.1. | Выставок документов | выстав | 4 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 4.2. | Радио и телепередач | передача | |||||
| 4.3. | Статей и подборок документов | статья | 9 | 2 | 2 | 2 | 3 |
| а. | По документам архива | статья | 5 | 1 | 1 | 1 | 2 |
| б. | По гос. услугам | статья | 4 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 4.4 | Информационных документов | документ | |||||
| 4.5. | Экскурсия | экскурсия | 2 | 1 | 1 | ||
| 4.5.1 | Урок | урок | 2 | 1 | 1 | ||
| 5.1. | Оказание помощи с выходом в ведомство в вопросах документирования и управления документацией | 4 | 1 | 1 | 1 | 1 | |
| 5.2. | Разработка номенклатуры дел | Номенкл. | 1 | 1 | |||
| 5.3. | Согласование номенклатуры дел | Номенкл. | 21 | 21 | |||
| 5.4. | Проведение семинаров -совещаний | семинар | 8 | 2 | 2 | 2 | 2 |
| а. | По делопроизводству | семинар | 4 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| б. | По гос. услугам | семинар | 4 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 5.5. | Согласование положений о ведомственном архиве | положение. | 5 | 5 | |||
| 5.6. | Согласование положений об экспертной комиссии | положение | 10 | 10 | |||
