О развитии архивного дела в Аршалынском районе
за 2015 год
Деятельность Государственного архива Аршалынского района за отчетный период была направлена на реализацию Послания Президента РК народу Казахстана от 11 ноября 2014 года «Нұрлы жол — Путь в будущее». Руководствуясь Законом РК «О Национальном архивном фонде и архивах», с учетом внесенных в него изменений и дополнений, значительное внимание уделялось совершенствованию архивной работы. На прошедшем в январе 2015 года собрании коллектива государственного архива были даны разъяснения основных направлений Послания главы государства Н. А. Назарбаева, который стал стимулом для дальнейшей активизации работы сотрудников. За 2015 год по разработанному плану были проведены четыре аппаратных занятия: 1. «Послание Президента народу Казахстана, основные направления»; 2. «Исполнение запросов физических и юридических лиц в соответствии с новыми законодательными актами и требованиями»; 3. «Научно-техническая обработка документов постоянного хранения». 4. Об итогах работы государственного архива Аршалынского района за 2015 год и задачах на предстоящий год; Проведен комплекс мероприятий по работе с обращениями физических и юридических лиц в свете выполнения Закона Республики Казахстан от 12 января 2007 года № 2340 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», по соблюдению сроков исполнения запросов
Обеспечение сохранности и государственный учет документов
Национального архивного Фонда Республики Казахстан
В соответствии с планом работы и в целях обеспечения сохранности документов в течение 2015 года во время работы с документами и при исполнении запросов социально-правового характера улучшали физическое состояние документов, подклеивали листы. Согласно плану работы, своевременно вели учет поступающих документов, их обработку, описание и картонирование. При перезагрузке программы «Архивный фонд», на новый компьютер, произошел сбой, данные на все фонды приходится вносить в программу заново, за отчетный период в программу внесены данные на 70 фондов. По состоянию на 01.01.2016 года в государственном архиве числится 159 фондов, на государственном хранении находится 29564 ед.хр., в том числе: - управленческой документации постоянного хранения 17961 ед.хр.; - по личному составу 11518 ед.хр.; - личного происхождения 70 ед.хр.; - фотодокументов 10 ед.хр.; - видеодокументов 5 ед.хр. Для обеспечения сохранности и государственного учета документов за 2015 год было улучшено физическое состояние 160 ед.хр., в том числе отреставрировано — 110 ед.хр./138 листов. В первом квартале 2015 года провели проверку наличия и физического состояния документов фондов № 45 и № 46. Это (фонд № 45) документы Вишневского хлебоприемного пункта, а именно приказы по личному составу, ведомости начисления заработной платы — всего 45 единиц хранения, и документы (фонд № 46) Вишневского районного объединения «Госкомсельхозтехника», приказы по личному составу, лицевые счета работников¸ всего 56 единиц хранения. Во втором квартале проверили наличие и состояние документов фонда № 47 Центральная районная больница, приказы по личному составу, расчетно платежные ведомости начисления заработной платы, списки и платежные поручения по перечислению обязательных пенсионных взносов, всего 470 ед хр. В третьем квартале провели проверку состояния и наличия документов трех фондов: № 48 Вишневский ДЭУ, это приказы по личному составу и ведомости начисления заработной платы, всего 56 ед.хр.; № 49 Дирекция киносети, это приказы по личному составу и ведомости начисления заработной платы, всего 22 ед.хр.; № 50 ДЭУ № 63, это приказы по личному составу и ведомости начисления заработной платы, всего 19 ед.хр . В четвертом квартале проверили документы фонда № 51 Вишневский райком профсоюза работников АПК, это: протоколы районных профсоюзных конференций, годовые статотчеты, отчетные доклады, годовые сметы и другие, всего 179 ед.хр. Отреставрировали за 2015 год при проверке наличия и при работе с документами при исполнении запросов 110 единиц хранения, а именно заменили 12 обложек, подклеили 138 листов. Оформили все соответствующие документы. Заполнили акт и лист проверки наличия и состояния документов. Утери документов не обнаружено. За отчетный период выверены комплекты учетных документов восьми фондов, в первом квартале, провели выверку комплекта учетных документов фонда № 45- Вишневский хлебоприемный пункт и фонда № 46 -Вишневское районное объединения «Госкомсельхозтехника». В книге учета поступления документов под № 18 от 21 января 1991 года сделана запись о приеме от Вишневского ХПП (фонд № 45) документов по личному составу за 1958-1987 годы, в количестве 45 единиц хранения, под № 19 от 21 января 1991 года сделана запись о приеме от Вишневского РПО «Сельхозтехника» (фонд № 46) документов по личному составу за 1961-1985 годы в количестве 56 единиц хранения. Во втором квартале провели выверку комплекта учетных документов фонда № 47- Центральная районная больница. В книге учета поступления документов под № 20 от 15.07.1992 года сделана запись о приеме от районной больницы документов по личному составу за 1941-1988 годы, под № 4 от 27.06.1997 о приеме документов за 1993 год, под № 8 от 02.12.1998 года также от райбольницы приняты документы за 1957, 1963-1964, 1966-1967, 1988 годы. Под № 4 от 02.02.2011 года сделана запись в книге учета документов о приеме от ЦРБ документов за 1999-2005 годы. В третьем квартале провели выверку комплекта учетных документов фондов № 48, № 49, № 50. В книге учета поступления документов под № 21 от 15.07.1992 года сделана запись о приеме от Производственно-дорожного участка документов Вишневского ДЭУ за 1938-1985 годы в количестве 56 ед.хр. Под № 22 сделана запись о приеме от Отдела культуры документов Дирекции киносети в количестве 22 ед.хр. Под № 23 сделана запись о приеме документов ДЭУ 63 на 1976-1987 годы в количестве 19 единиц хранения. В четвертом квартале проверили комплект учетных документов фонда № 51 Вишневский райком профсоюза работников АПК. 04 июля 1992 года под № 24 в книге учета поступления документов сделана запись о приеме от райкома профсоюзов документов за 1965-1987 годы в количестве 31 ед.хр, 10 февраля 2003 года под № 1 сделана запись о приеме 58 ед.хр за 1983-1997 годы, 05 февраля 2008 года, о приеме от областного архива документов райкома профсоюза работников АПК за 1970-1997 годы в количестве 90 ед.хр. Оформлены и другие учетные документы: лист, карточка фонда, по три экземпляра описей и др. За отчетный период закартонировано — 200 ед.хр., эта работа продолжена по фондам: № 159 ГУ «Аппарат акима Сарыобинского сельского округа», № 87 ГУ «Отдел финансов Аршалынского раойна», № 115 ГУ«Аршалынский районный маслихат» и др. За 2015 год работникам архива из архивохранилищ выдано — 1900 ед. хр. В течение текущего периода в архивохранилище поддерживали порядок, периодически проводили влажную уборку, обеспыливание документов. В связи с тем, что ждем переезда в другое здание, текущий ремонт помещений архива не производили.
Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан.
Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и
организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций
и предприятий. Работа с архивами негосударственных юридических лиц и их объединениями.
В течение отчетного периода работа госархива Аршалынского района была направлена на улучшение состояния процессов документирования и управления документацией в районных учреждениях и организациях. Помогали в работе специалистам по делопроизводству, ведомственных архивов аппарата акима района, Михайловского, Константиновского, Ижевского, Волгодоновского, Берсуатского, Анарского, Арнасайского, Жибек-жолы, Сарыобинского, Акбулакского сельских округов, Аппарата акима п.Аршалы, районного суда, районного Маслихата, Территориальной инспекции, Центра занятости, Отдела культуры, Отдела занятости и социальных программ, районной больницы, центра фитосанитарии , отдела образования, ресурсного центра молодежи, центра детского творчества, отдела ветеринарии, агротехнического колледжа, средних школ района и др. Номенклатуру дел с архивом согласовали 34 организаций и учреждений района, положение об экспертной комиссии 10 и ведомственном архиве — 5 организаций. В марте 2015 года оказали помощь в документировании и управлении документацией с выходом в ведомство в Акбулакском сельском округе, в мае в Анарском сельском округе, в сентябре в аульном округе Турген, в ноябре текущего года в Ижевском сельском округе. За текущий год государственным архивом Аршалынского района проведены пять семинаров. Девятого февраля текущего года со специалистами документационной службы сельских округов и организаций района провели семинар по теме «Нормативно методические основы работы с документами», 10 февраля с работниками Аршалынского отделения ГЦВП семинар по теме « Внедрение в практику работы Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях РК», 16 июня семинар по внедрению в практику работы сельских округов и организаций района «Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях». 18 августа 2015 года со специалистами районных организаций провели семинар на тему «Правила подготовки и оформления документов». 24 ноября 2015 года со специалистами делопроизводственных служб учреждений и сельских округов семинар по теме «Что такое номенклатура дел. Порядок ее составления» За отчетный период Аршалынским райгосархивом проведена следующая работа по формированию Национального архивного фонда Республики Казахстан. За 2015 год приняли на хранение документы: Фонд № 159 ГУ «Аппарат акима Сарабинского сельского округа» в количестве 131 ед. хр., из них 109 ед. хр. постоянного хранения, 22 ед.хр. по личному составу; Фонд № 87 ГУ «Отдел финансов Аршалынского района» в количестве 46 ед.хр. , из них 13ед.хр. постоянного хранения , 33 ед.хр. по личному составу; Фонд № 115 ГУ «Аршалынский районный Маслихат» в количестве 45 ед.хр., из них 41 ед.хр. постоянного хранения, 4 ед.хр. по личному составу. Приняты на государственное хранение видеодокументы — 5 ед.хр. 5 ед. учета.; фотодокументы — 10 ед.хр. 10 ед. учета, по истории Аршалынского района. Создан один новый фонд № 159 ГУ «Аппарат акима Сарыобинского сельского округа». По состоянию на 01.01.2016 года по списку источников комплектования Национального архивного фонда Республики Казахстан Аршалынского района значится 43 источника комплектования, 2 потенциальных источника комплектования. В течение текущего периода работники районного архива постоянно консультировали представителей делопроизводственных служб учреждений и организаций района.
Создание информационно-поисковых систем, научная информация
и использование документов
Работники государственного архива Аршалынского района за 2015 год провели работу по усовершенствованию описей: фонда № 101 Аршалынские электрические сети — опись № 1-л дел по личному составу за 1998-2001 годы, фонда № 61 Вишневский райагропромстрой -опись № 1-л дел по личному составу за 1991-1992. Продолжили работу по каталогизации документов фонда № 62. Подготовили и разместили в архиве стенд «От послания к посланию», по Посланию Президента РК Назарбаева Н.А. "Нұрлы жол — Путь в будущее", по документам архива подготовили выставку подлинных документов первого в районе Героя Социалистического Труда Джолдаспаева Мусалима. О нем же, в районной газете «Вперед» № 20 от 17 марта 2015 года опубликована статья «Он был первым…». В мае, к празднику Победы, по документам участника войны Беляева Г.С. в архиве подготовили выставку, и провели открытый урок с участниками агротехнического колледжа № 4. К дню Победы в районной газете «Вперед» № 32 от 28 апреля 2015 года опубликовали заметку «Так ковалась победа», в № 33 от 01 мая 2015 года заметку «Участник парада». К Дню столицы в районной газете «Вперед» № 52 от 06 июля 2015 года опубликовали заметку «Астана — город мира и согласия». По пропаганде республиканской программы 100 шагов и по новому посланию Президента страны Назарбаева Н.А. «Казахстан в новой глобальной реальности:рост, реформы, развитие» в районной газете «Вперед» № 98 от 19-25 декабря опубликовали заметку «Детализация действий». 25 ноября 2015 года с учащимися Акбулакской школы архивист Шильман Е.Г. провела открытый урок посвященный Дню первого Президента Республики Казахстан «Назарбаев, наш президент». 14 декабря 2015 года совместно с районной библиотекой проведен круглый стол ко Дню независимости Республики Казахстан «Цвети, Казахстан, родная земля». Для пропаганды электронной услуги «Выдача архивной справки» в районной газете «Вперед» за 2015 год опубликовали четыре объявления и две заметки. Подготовлен календарь знаменательных и памятных дат на 2016 год. На 20 декабря 2015 года в архив поступило 763 запроса, из них через ЦОН поступило 421 заявление, через ПЭП — 46 заявлений.
Научно-техническая информация. Повышение квалификации кадров.
Социальное развитие коллектива.
В течение 2015 года работники райгосархива знакомились с Законами и актами Правительства и Президента Республики Казахстан, комитета и управления по управлению архивами и документацией. В коллективе обсуждено Послание Президента Республики Казахстан Назарбаева Н.А. « Нұрлы жол-Путь в будущее» В марте 2015 года приняли активное участие в подготовке и праздновании Наурыза, за что коллектив государственного архива награжден грамотой акима Аршалынского района Ж.Ж. Нуркенова. В мае участвовали в праздничных мероприятиях посвященных 70-летию Победы, 30 августа в мероприятиях посвященных Дню Конституции. В декабре участвовалии в мероприятиях посвященных Дню первого Президента и Дню Независимости Республики. На постоянной основе велась работа по обновлению сайта госархива. За отчетный период своевременно информировали работников государственного архива о передовом опыте в архивной отрасли, новых формах и методах работы. Делопроизводство в архиве ведется в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144. За 2015 год подготовлены 7 аутентичных приказов по основной деятельности, 8 — по личному составу, 16 — о предоставлении отпусков, командировок, дисциплинарных взысканиях. Проведено 3 заседания комиссии по исчислению стажа работы по специальности, оформлены протоколы. Ежемесячно проводилась аппаратная учеба. Ведется регулярный учет проделанной работы. Уделяется внимание вопросам социальной защиты работников государственного архива и ветеранов архивного дела.
