В 2021 году вся деятельность государственного архива Аршалынского района будет направлена на реализацию Послания Президента страны Токаева К.К. народу Казахстана, а так же на дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела, обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда, создание и совершенствование научно-справочного аппарата к хранящимся документам, их всестороннее использование, научно-методическое обеспечение выполняемых работ.
Государственным архивом будут решаться вопросы дальнейшего развития архивного дела в районе, выполнения объема работ по основным показателям плана, плана по платным услугам, по реализации Закона «О Национальном архивном фонде и архивах», «О внесении изменений и дополнений в закон Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», Закона «О государственных услугах», нормативных правовых актов Правительства РК, Комитета по управлению архивами и документацией, Управления культуры, архивов и документации Акмолинской области, руководителей местных исполнительных органов.
Особое внимание будет уделено:
- комплектованию государственного архива документами постоянного хранения, фотодокументами, по личному составу;
- государственному учету и обеспечению сохранности документов, хранящихся в государственном архиве;
- созданию личных фондов;
- организационному руководству ведомственными архивами;
-каталогизации архивных документов;
-установлению деловых контактов с представительными и исполнительными органами власти, учреждениями культуры, образования, общественными и другими организациями
-увеличению оборота приема заявлений и запросов граждан в электронном формате
- внедрению в практику работы стандартов и правил оказания государственных услуг
-переходу делопроизводства на государственный язык
В 2021 году для выполнения основных показателей будут осуществляться следующие мероприятия и виды работ:
В целях обеспечения сохранности продолжится работа по укреплению материально - технической базы и техническому оснащению архива. Будет улучшено физическое состояние 150 единиц хранения документов на бумажной основе, из них отреставрировано 60 единиц хранения, 115 листов, список фондов прилагается (приложение № 1).
Картонированием и перекартонированием намечено охватить 8000 дел документов.
Предполагается провести восстановление затухающих текстов на четырех листах.
Предполагается провести проверки наличия и состояния 1633 дел управленческих документов и по личному составу. Список фондов прилагается (Приложение № 2). В связи с тем, что архив переехал в новое здание проверкой наличия планируем охватить все фонды (документы) находящиеся на государственном хранении.
В течение года намечается провести выверку комплекта учетных документов пяти фондов. Список фондов прилагается (приложение № 3).
В течение года будет осуществляться прием документов от учреждений, организаций, предприятий на государственное хранение (приложение № 4).
В течение года планируется провести оцифровку (сканирование) 50 дел (2365 листов) документов фонда № 1 совхоз «Красноозерный» (опись № 1 дел постоянного хранения за 1961-1974 годы).
В течение года планируется внести в программу ЕЭАД 4 дела (800 листов) документов фонда № 1 совхоз «Красноозерный» (опись № 1 дел постоянного хранения за 1961-1974 годы).
В течение года планируется поддерживать необходимый температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режим в хранилищах. Ежеквартально проводить санитарные дни, осуществлять постоянный контроль за показаниями приборов.
В работе по данному направлению основное внимание будет уделено обеспечению качественного формирования документов Национального архивного фонда РК, повышению качества отбора документов на государственное хранение.
Предполагается принять 200 дел управленческих документов постоянного хранения и по личному составу (приложение № 4) , 10 –от граждан, 20- фотодокументов.
Намечено провести экспертизу ценности документов находящихся на ведомственном хранении. Всего указанным видом работы в течение года будут охвачены документы следующих организаций:
Аппарата акима аульного округа Арнасай Отдел экономики и финансов Аршалынского района Аппарат акима аульного округа Жибек-жолы
Всего 150 ед.хр.
Предполагается оказание методической и практической помощи в разработке 1 номенклатуры дел в аппарате акима Аршалынского района и усовершенствовании 20 номенклатур дел во всех организациях источниках комплектования в соответствии с перечнем документов 2020 года и новыми правилами документирования.
Будет проведено 4 семинара со специалистами организаций и сельских округов района по следующим темам:
Порядок управления документацией (Порядок обработки входящих, исходящих документов, прохождения внутренних документов, регистрации документов и т.д.) . Порядок оперативного хранения документов и передачи дел в архив организации Порядок проведения экспертизы ценности документов и оформление ее результатов, составления описей дел, документов Номенклатура дел – основополагающий документ для работы в организации
Планы семинаров будут согласованы с ЭК госархива Аршалынского района.
Планируется оказание методической и практической помощи в вопросах документирования и управления документацией с выходом в ведомства в следующих организациях и сельских округах:
Аппарат акима Акбулакского сельского округа Отдел культуры и развития языков Аршалынского района Районный акимат (административный отдел) Централизованная библиотечная система
На государственное хранение будут приняты документы учреждений и организаций с истекшим сроком ведомственного хранения (Приложение № 5).
В 2021 году планируем оказать платные услуги по обработке документов следующим организациям: Отдел экономики и финансов, Центральная районная больница на сумму 200 тысяч тенге.
Постоянно организациям и учреждениям района будет оказываться практическая и методическая помощь в усовершенствовании номенклатуры дел, в обработке документов постоянного срока хранения и по личному составу, составлении НСА, актов о выделении к уничтожению документов, утративших практическое значение.
В 2021 году планомерно будет вестись работа по усовершенствованию и переработке описей и научно справочного аппарата к ним. Планируем провести усовершенствование описи фонда № 23 «Вишневский завод железобетонных шпал» в количестве 147 ед.хр. по личному составу,
В течение года планируем активно работать с программой ЕЭАД (единый электронный архив документов).
Деятельность архива в течение года будет направлена на удовлетворение потребности общества в ретроспективной информации, использование архивных документов для реализации прав и законных интересов граждан, популяризацию архивных документов- неотъемлемой части историко-культурного наследия народа Казахстана.
К знаменательным датам в истории Республики Казахстан и Аршалынского района будут подготовлены 4 фотодокументальные выставки на следующие темы:
Выставка посвященная первому директору совхоза «Ижевский» Зайчуковой Е.А. (март) «Один из героев панфиловцев» выставка, посвященная Герою Советского Союза Митченко Н.А. к очередной годовщине Победы в Великой Отечественной войне. (май) Выставка фотодокументов Героя социалистического труда Карпухина Н.В. (август) Выставка по документам личного фонда Беляева Г.С. (декабрь)
В октябре 2021 года проведем экскурсию по архиву для учащихся средних школ района.
В декабре 2020 года планируем провести открытый урок подготовленный ко Дню Первого Президента РК
При проведении мероприятий приглашать заинтересованные органы, граждан, школьников.
Продолжится работа по публикациям в средствах массовой информации, зарисовок, информаций, статей, намечено подготовить 4 статьи.
Также будет активизирована работа по исполнению запросов граждан социально- правового, тематического характера, поступающие от граждан и организаций республики Казахстан, дальнего и ближнего зарубежья. При этом обеспечиваться полнота, достоверность, своевременность, корректность в изложении текста. Особое внимание будет уделено запросам, регламентируемым Правилами оказания государственных услуг в области архивного дела. Для этих целей предполагается публикация заметок о преимуществах получения архивных справок посредством портала электронного правительства; размещение данной информации в социальных сетях, информирование потенциальных получателей о возможностях получения архивной информации посредством индивидуальных консультаций граждан. С целью предупреждения ошибок при оформлении заявлений, активизации поступления заявок через портал электронного правительства, провести 4 семинара- лекции для работников Государственной корпорации, помогать улугополучателям оформлять запросы через уголок самообслуживания в районном архиве .
Продолжить работу по каталогизации фонда № 62.
Планируем ежеквартальное обновление web-сайта Государственного архива Аршалынского района. При этом будут обеспечены следующие основные задачи: бесперебойная работа сайта; актуализация и размещение новой информации; расширение функционала и устранение ошибок; разработка и размещение визуальных материалов в соответствии со стилистикой сайта и фирменным стилем.
В 2021 году будет продолжена работа по обслуживанию компьютерной и оргтехники, заправка картриджей, замена запчастей принтеров и компьютеров
Для повышения квалификации сотрудников будет организовано всестороннее изучение нормативных правовых актов по вопросам архивного дела.
Активное использование в практической работе положительного опыта деятельности архивных учреждений РК. Продолжится практика проведения обзоров методической и архивоведческой литературы на аппаратных занятиях. На оперативных совещаниях заслушивать отчеты сотрудников архива о ходе выполнения плановых показателей.
Все работники архива будут повышать квалификацию на различных курсах и других формах учебы.
Исходя из реальных возможностей. Будет уделено внимание вопросам социальной защиты работников архива.
Приложение: Показатели основных направлений и результатов деятельности государственного архива на 2021 год
ОСНОВНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ
плана работы Государственного архива
Аршалынского района на 2021 год
| № | Показатели | Единицизмерен | Объем | ||||
| Нагод | на квартал | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1 | Обеспечение сохранности и государственный учет документов Национальногоархивного фонда РК | ||||||
| 1.1 | Улучшение физическогосостояния документов | ||||||
| 1.1.1 | Документов на бумажной основе (всего)в том числе реставрация док-овв т.ч. переплет, подшивка | ед.хред.хрлистовед.хрлистов | 1506011560115 | 3815291529 | 3715291529 | 3815281528 | 3715291529 |
| 1.1.2. | Консервационно-профилактическая обработка | ||||||
| 1.1.2.1. | Кинодокументов | ед.хр | |||||
| 1.1.2.2. | Фотодокументов | ед.хр | |||||
| 1.1.2.3. | Фонодокументов | ед.хр | |||||
| 1.1.2.4. | Страхового фонда | ед.хр/рулонтыс.кадров | |||||
| 1.2. | Картонирование документов | ед.хр | 8000 | 2000 | 2000 | 2000 | 2000 |
| 1.3. | Восстановление затухающих текстов | лист | 4 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 1.4. | Дезинфекция (дезинсекция) | Ед.хр | |||||
| 1.5. | Выявление особо ценных документов | ||||||
| 1.5.1. | Описание особо ценных документов | ||||||
| 1.5.1.1. | На бумажной основе (просмотр) | Ед.хр | |||||
| 1.5.1.2. | кинодокументов | Ед.учета | |||||
| 1.5.1.3. | фотодокументов | Ед.хр | |||||
| 1.5.1.4. | фонодокументов | Ед.учета | |||||
| 1.6. | Создание страхового фонда на | ||||||
| 1.6.1. | бумажной основе | Ед.хрЕд.учета | |||||
| 1.6.2. | кинодокументов | Ед.хр.Ед.учета | |||||
| 1.6.3. | фотодокументов | Ед.хр | |||||
| 1.6.4 | фонодокументов | Ед.хрЕд.учета | |||||
| 1.7. | Проверка наличия и состояниядокументов | ||||||
| 1.7.1. | На бумажной основе | ед.хр | 4000 | 1000 | 1000 | 1000 | 1000 |
| 1.7.2. | кинодокументов | Ед.хр | |||||
| 1.7.3. | фотодокументов | Ед.хр | |||||
| 1.7.4. | фонодокументов | Ед.хр | |||||
| 1.7.5. | Страхового фонда | ед.хр/рулонТыс.кадров | |||||
| 1.8. | Выверка комплекта учетных документов | фонд | 5 | 1 | 1 | 2 | 1 |
| 2 | Формирование Национального архивногофонда РК, организационно-методическоеруководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводствеучреждений, организаций и предприятий | ||||||
| 2.1. | Прием документов | ||||||
| 2.1.1. | От учреждений, организаций и предприятий | ||||||
| 2.1.1.1. | Управленческой документации | ед.хр. | 150 | 50 | 50 | 50 | |
| 2.1.1.2. | Научно –технической документации | Ед.хр | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 2.1.1.3. | кинодокументов | Ед.хр | |||||
| 2.1.1.4. | Видеодокументов | Ед.хр | |||||
| 2.1.1.5. | фотодокументов | Ед.хр | 20 | 20 | |||
| 2.1.1.6. | фонодокументов | Ед.хр | |||||
| 2.1.1.7. | по личному составу | ед.хр | 50 | 20 | 20 | 10 | |
| 2.1.2. | от граждан | ед.хр | 10 | 10 | |||
| 2.2. | Экспертиза ценности документов находящихся на гос.хранении: | ||||||
| 2.2.1. | Управленческой документации и документов личного происхождения | Ед.хр | |||||
| 2.2.2 | Научно –технической документации | Ед.хр | |||||
| 2.2.3. | кинодокументов | Ед.хр | |||||
| 2.2.4. | видеодокументов | Ед.хр | |||||
| 2.2.5. | фотодокументов | Ед.хр | |||||
| 2.2.6. | фонодокументов | Ед.хр | |||||
| 2.2.7. | от граждан | Ед.хр | |||||
| 2.3. | Экспертиза ценности документов, находящихся на ведомственном хранении (утверждение описей на ЭПК) на: | ||||||
| 2.3.1. | Управленческую документацию | ед.хр | 150 | 50 | 50 | 50 | |
| 2.3.2. | Научно –техническую документацию | Ед.хр | |||||
| 2.3.3. | Кинодокументы | Ед. учета | |||||
| 2.3.4. | Видеодокументы | Ед. учета | |||||
| 2.3.5. | Фотодокументы | Ед.хр | 20 | 20 | |||
| 2.3.6. | Фонодокументы | Ед. учета | |||||
| 2.3.7. | От граждан | Ед.хр | 10 | 10 | |||
| 2.3.8. | По личному составу | 50 | 20 | 20 | 10 | ||
| 3. | Создание информационно-поисковых систем, научная информация и использование документов | ||||||
| 3.1. | Описание | ||||||
| 3.1.1. | Управленческой документации и документов личного происхождения | Ед.хр | 160 | 50 | 60 | 50 | |
| 3.1.2. | Научно –технической документации | Ед.хр | |||||
| 3.1.3. | кинодокументов | Ед. учета | |||||
| 3.1.4. | видеодокументов | Ед .учета | |||||
| 3.1.5. | фотодокументов | Ед.хр | 20 | 20 | |||
| 3.1.6. | фонодокументов | Ед. учета | |||||
| 3.1.7. | По личному составу | Ед.хр. | 50 | 20 | 20 | 10 | |
| 3.2. | Переработка описей | ||||||
| 3.2.1. | Управленческой документации и документов личного происхождения | Ед.хр | |||||
| 3.2.2. | кинодокументов | Ед. учета | |||||
| 3.2.3. | видеодокументов | Ед. учета | |||||
| 3.2.4. | фотодокументов | Ед.хр | |||||
| 3.2.5. | фонодокументов | Ед. учета | |||||
| 3.2.6. | По личном составу | Ед.хр. | |||||
| 3.3 | Усовершенствование описей (редактирование и создание комплекса научно-справочного аппарата к описи): | ||||||
| 3.3.1.3.3.2. | Управленческой документации и документов личного происхождения | Ед.хр | 147 | 147 | |||
| 3.3.3. | кинодокументов | Ед. учета | |||||
| 3.3.4. | видеодокументов | Ед. учета | |||||
| 3.3.5. | фотодокументов | Ед.хр | |||||
| 3.3.6. | фонодокументов | Ед. учета | |||||
| 3.3.7. | По личному составу | Ед.хр. | |||||
| 3.4. | Каталогизация: | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 3.4.1. | Управленческой документации и документов личного происхождения | Ед.хркарт | 1020 | 25 | 35 | 35 | 25 |
| 3.4.2. | Научно –технической документации | Ед.хр | |||||
| 3.4.3. | Кинодокументов | Ед. учета | |||||
| 3.4.4. | видеодокументов | Ед. учета | |||||
| 3.4.5. | фотодокументов | Ед.хр | |||||
| 3.4.6. | фонодокументов | Ед. учета | |||||
| 3.4.7. | Вливание тематических карточек в каталогина: | ||||||
| 3.4.7.1. | Управленческую документацию и документы личного происхождения | карт | 20 | 5 | 5 | 5 | 5 |
| 3.4.7.2. | Научно –техническую документацию | карт | |||||
| 3.4.7.3. | Кинодокументы | карт | |||||
| 3.4.7.4. | Видеодокументы | карт | |||||
| 3.4.7.5. | Фотодокументы | карт | |||||
| 3.4.7.6. | фонодокументы | карт | |||||
| 3.5. | Создание научно-справочного аппарата к документам | ||||||
| 3.5.1. | Создание межфондовых указателей | ФондЕд.хр | |||||
| 3.5.2. | Составление межведомственного архивного справочника по личному составу | справочник | |||||
| 4. | Научная информация ииспользование документов | ||||||
| Подготовка: | |||||||
| 4.1. | Выставок документов | выстав | 4 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 4.2. | Радио и телепередач | передача | |||||
| 4.3. | Статей и подборок документов | статья | 8 | 2 | 2 | 2 | 2 |
| а. | По документам архива | статья | 4 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| б. | По гос. услугам | статья | 4 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 4.4 | Информационных документов | документ | |||||
| 4.5. | Экскурсия | экскурсия | 1 | 1 | |||
| 4.5.1 | Урок | урок | 1 | 1 | |||
| 5.1. | Оказание помощи с выходом в ведомство в вопросах документирования и управления документацией | 4 | 1 | 1 | 1 | 1 | |
| 5.2. | Разработка номенклатуры дел | Номенкл. | 1 | 1 | |||
| 5.3. | Согласование номенклатуры дел | Номенкл. | 21 | 21 | |||
| 5.4. | Проведение семинаров: | семинар | 8 | 2 | 2 | 2 | 2 |
| а. | По делопроизводству | семинар | 4 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| б. | По гос. Услугам | семинар | 4 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 5.5. | Согласование положений о ведомственном архиве | положение. | 5 | 5 | |||
| 5.6. | Согласование положений об экспертной комиссии | положение | 10 | 10 | |||
| 6.1. | Оцифровка документов (сканирование) | Ед.хр/лист | 50/2365 | 10/591 | 15/592 | 15/591 | 10/591 |
| 6.2 | Обновление сайта | обновление | 4 | 1 | 1 | 1 | 1 |
Директор М. Руденко
25.10.2020
Исп: М. Руденко
Тел: 2-15-66
