Деятельность Государственного архива Аршалынского района за отчетный период была направлена на реализацию Послания Президента РК народу Казахстана «Конструктивный общественный диалог-основа стабильности и процветания Казахстана». Руководствуясь Законом РК «О Национальном архивном фонде и архивах», с учетом внесенных в него изменений и дополнений, значительное внимание уделялось совершенствованию архивной работы. На прошедшем в сентябре 2019 года собрании коллектива государственного архива были даны разъяснения основных направлений Послания главы государства Касым-Жомарта Токаева «Конструктивный общественный диалог-основа стабильности и процветания Казахстана», который стал стимулом для дальнейшей активизации работы сотрудников.

В течение 2020 года согласно разработанному плану, провели аппаратную учебу по темам: изучение дополнений внесенных в Закон РК «О Национальном архивном фонде и архивах», «Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документо -оборота в государственных и негосударственных организациях», изучение методических рекомендаций по ведению основных учетных документов архива и т.д. Проведен комплекс мероприятий по работе с обращениями физических и юридических лиц в свете выполнения Закона Республики Казахстан от 12 января 2007 года № 2340 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», по соблюдению сроков исполнения запросов, по увеличению запросов через портал электронного правительства.

В соответствии с планом работы и в целях обеспечения сохранности документов за 2020 год во время работы с документами и при исполнении запросов социально-правового характера улучшали физическое состояние документов, подклеивали листы, своевременно вели учет поступающих документов, их описание и картонирование.

По состоянию на 01.01.2021 года в государственном архиве числится 169 фондов, на государственном хранении находится 33043 ед.хр., в том числе:

- управленческой документации постоянного хранения 20537 ед.хр.;

- по личному составу 12309 ед.хр.; - личного происхождения 75 ед.хр.;

- фотодокументов 117 ед.хр.; видеодокументов 5 ед.хр.

С января по март 2020 года в государственном архиве прошли конкурсные процедуры на капитальный ремонт здания. В мае начались работы по капитальному ремонту здания, согласно договору все строительные мероприятия были завершены в срок и 28 августа подписан акт приема здания архива в эксплуатацию. В октябре 2020 года архив полностью переехал в новое здание.

Для обеспечения сохранности и государственного учета документов за 2020 год было улучшено физическое состояние 150 ед.хр., в том числе отреставрировано - 60 ед.хр./115 листов. Восстановили затухающий текст на 4 листах документа.

В отчетном периоде провели проверку наличия и физического состояния документов фонда № 108, это документы постоянного хранения «Частного нотариуса Меньшикова С.Д.», всего 18 единиц хранения и фонда № 109 – СПК «Вячеславский», документы по личному составу - 34 единицы хранения. Проверили документы фонда № 110 АО «Ижевскбанк» -5 ед.хр, документы фонда №111 КТ «Красноозерное» -45 ед.хр по личному составу, фонда №115 «Аршалынский районный маслихат» - 431 ед.хр.. Отреставрировали: при проверке наличия и при работе с документами, при исполнении запросов 60 единиц хранения, подклеили 150 листов. Оформили все соответствующие документы. Заполнили акт и лист проверки наличия и состояния документов. Утери документов не обнаружено.

За отчетный период выверены комплекты учетных документов фонда № 108- Частный нотариус Меньшиков С.Д.», фонда № 109- СПК «Вячеславский», фонда №110 АО «Ижевскбанк», фонда №111 СПК «Красноозерное», фонда № 115 «Аршалынский районный маслихат». В книге учета поступления документов под № 5 от 20 мая 2002 года сделана запись о приеме от нотариуса Меньшикова С.Д. документов постоянного хранения за 2001-2002 годы, в количестве 18 ед.хр.. В книге учета поступления документов под № 8 от 16 августа 2002 года сделана запись о приеме от ТОО «Кайсар» документов по личному составу СПК «Вячеславский» за 1996-1998 годы в количестве 19 ед.хр., под № 22 от 30 мая 2018 года о приеме документов СПК «Вячеславский» за 1996-1998 годы в количестве 15 ед.хр. В книге учета поступления документов под № 9 от 16 августа 2002 года сделана запись о приеме от АО «Ижевскбанк» документов по личному составу за 1993-1999 годы в количестве 5 ед.хр., под №10 от 2 декабря 2002 года сделана запись о приеме от КТ «Красноозерное» документов по личному составу СПК «Красноозерное» за 1985-2001 годы в количестве 45 ед.хр. В книге учета поступления документов под № 1 от 20 июня 2004 года сделана запись о приеме от районного маслихата документов по личному составу в количестве 18 ед.хр, за 1993-2001 годы, под №2 от 23 ноября 2004 года о приеме 157 документов постоянного хранения за 1994-2003 годы, под № 4 от 10 февраля 2012 года о приеме документов постоянного хранения в количестве 68 ед.хр., под № 9 от 18 сентября 2015 года о приеме документов за 2006-2010 годы в количестве 45 ед.хр., под № 31 от 01 декабря 2018 года о приеме от районного маслихата документов за 2004-2012 годы в количестве 143 ед.хр.. Оформлены и другие учетные документы: лист, карточка фонда, по три экземпляра описей и др.

За 2020 год закартонировано и перекартонировано- 5900 ед.хр., при плане 5000 дел.

В течение текущего периода в архивохранилищах поддерживали порядок, периодически проводили влажную уборку, обеспыливание документов.

В течение отчетного периода работа госархива Аршалынского района была направлена на улучшение состояния процессов документирования и управления документацией в районных учреждениях и организациях. Помогали в работе специалистам по делопроизводству, ведомственных архивов аппарата акима района, Михайловского, Константиновского, Ижевского, Волгодоновского, Берсуатского, Анарского, Арнасайского, Жибек-жолы, Сарыобинского, Акбулакского сельских округов, Аппарата акима п.Аршалы, районного Маслихата, Центра занятости, Отдела культуры, Отдела занятости и социальных программ, Отдела образования, Центра детского творчества, Отдела сельского хозяйства, школ района и др. Номенклатуру дел с архивом согласовали 27 организаций и учреждений района, положение об экспертной комиссии 27 и ведомственном архиве - 27 организаций.

В феврале 2020 года оказали помощь в документировании и управлении документацией с выходом в ведомство в аппарате акима Ижевского сельского округа. В связи с объявленным карантином выходы в ведомства для оказания помощи в ведении делопроизводства прекратили.

31 января 2020 года провели в здании архива с работниками делопроизводствен ных служб учреждений и организаций района семинар на тему «Порядок составления описей дел, документов» в семинаре участвовали 7 человек. В связи с объявленным карантином семинары по делопроизводству проводили в электронной форме, так 13 мая 2020 года провели электронный семинар по теме «Порядок составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению», 5 августа 2020 года по теме «Порядок передачи документов НАФ на постоянное хранение в государственный архив», 3 декабря 2020 года по теме «Номенклатура дел – основополагающий документ для работы организации. Порядок ее составления».

Приняты на хранение документы постоянного хранения нотариуса

Мещеряковой Т.У. в количестве 197 ед.хр, и нотариуса Ибрагимовой А.Ф. в

количестве 8 ед.хр., Аршалынского районного филиала Акмолинской области ОО

«Партия «Nur Оtan» - 45 ед.хр, управления юстиции Аршалынского района - 71

ед.хр., Отдела записи актов гражданского состояния – в количестве 70 ед.хр, всего 391 документ постоянного хранения.

В течение текущего периода работники районного архива консультировали представителей делопроизводственных служб учреждений и организаций района по самым различным вопросам, дано 87 консультации.

Провели работу по усовершенствованию описей дел фонда № 19 совхоз «Нововладимировский» за 1963- 1969 годы, а так же описи дел постоянного хранения фонда № 99 Государственная нотариальная контора за 1978-2000 годы.

Продолжили работу по каталогизации документов фонда № 62 Вишневский районный исполнительный комитет, составили 20 карточек.

Дополнили новыми сведениями «Справочник документов по личному составу, хранящиеся в государственном архиве и в организациях источниках комплектования НАФ РК.»

Подготовили и разместили в архиве стенд «От послания к посланию», по Посланию Президента РК народу Казахстана «Конструктивный общественный диалог-основа стабильности и процветания Казахстана».

Согласно плану работы, в районной газете «Аршалы айнасы» № 1 от 03 января 2020 года опубликована заметка по документам архива к 66 - летию Целины «Хлебороб с большой буквы». 27-31 января 2020 года в газете «Вперед» № 4-5 опубликована заметка по документам архива к 75-ой годовщине Победы «Это было на Курско-орловской дуге», в районной газете «Аршалы айнасы» № 13 от 26 марта 2020 года опубликована заметка «Архивная справка через портал электронного правительства EGOV.KZ», тираж газеты составляет 2000 экземпляров.

Согласно плану работы, в районной газете «Вперед» № 15 от 10 апреля 2020 года опубликована заметка по документам архива « И на запад и на восток». В районной газете «Аршалы айнасы» № 16 от 14 апреля 2020 года опубликованы заметки по документам архива «Перелистывая страницы жизни» и по госуслуге «Архивная справка через портал электронного правительства EGOV.KZ», тираж газеты составляет 2000 экземпляров. В июне, сентябре, октябре, декабре 2020 года в социальных сетях инстаграмм, фейсбук размещена публикация «Архивная справка через портал электронного правительства EGOV.KZ» количество просмотров – 345.

03 марта 2020 года в агротехническом колледже № 4 работниками архива проведено мероприятие и открытый урок посвященные Дню благодарности.

06 марта 2020 года, работники КГУ «Государственный архив Аршалынского района» совместно с работниками районной библиотеки провели мероприятие посвященное 175-летию Абая Кунанбаева. Аудитория была ознакомлена с биографией великого поэта, с его творчеством.

20 февраля 2020 года государственным архивом Аршалынского района

с работниками Госкорпорации проведен круглый стол по теме: «Выдача архивных справок. Порядок взаимодействия с ЦОНом и использования информационных систем в процессе оказания услуги», присутствовали 11 работников Госкорпорации.

За отчетный период 2020 года проведено 19 онлайн выставок: фотовыставка по истории Аршалынского района, к 66 годовщине освоения целинных и залежных земель, акция «Горькой памяти свеча» к 75 годовщине Великой Победы, о рабочей поездке Назарбаева Н.А. в Аршалынский район, онлайн круглый стол по обсуждению статьи «Семь граней великой степи», мероприятия посвященные Дню репрессированных и Дню государственных символов.

В середине июня 2020 года работниками АО «Нит» установлен браузер Google Chrome на компьютере, где установлена программа ЕЭАД и программа начала работать. Дополнительно внесли в программу фонды и описи вновь принятых документов.

Согласно плану работы за текущий период отсканированы 35 дел, 4494 листа фонда № 1 совхоз «Красноозерный», но в связи с переездом в новое здание и проблемами по установке сканера и накопителя оставшиеся 15 дел находятся в процессе сканирования.

1кв 2 кв. 3 кв. 4 кв за год

Исполнение запросов

Всего 177 156 223 190 746

тематических - - - - -

социально-правового характера 177 156 223 190 746

по документам архива 177 156 223 190 746

с положительным результатом 153 144 201 160 658

непрофильных - -

На 21 декабря 2020 года по данным программы Е-акимат в архив поступило 679 запросов, из них через ЦОН поступило - 9 заявлений, через ПЭП -590 заявления, и 193 письменных обращений с неучтенными письмами за первое полугодие.

Заключили договор на обработку документов отдела ветеринарии с отделом сельского хозяйства Аршалынского района на сумму 300 тыс.тенге, деньги поступили на счет, работа по обработке документов заканчивается. Так же заключили договор по обработке документов партии Нур Отан за 2010-2014 годы на сумму 78500 тенге. Документы обработаны и описаны. На счет платных услуг архива поступило 378500 тенге, из них 124000 тенге заплатили за приобретение и установку приборов учета электроэнергии и за разметку участка для установки ограждения участка вокруг нового здания архива, на 254500 приобрели в архив мебель (шкафы для хранения документов и одежды), установили на окна жалюзи.

2020 году работники райгосархива знакомились с Законами и актами Правительства и Президента Республики Казахстан, комитета по управлению архивами и документацией. В коллективе обсуждено Послание Президента Республики Казахстан Касым-Жомарта Токаева.

24-25 июня работники государственного архива: директор Руденко М.А. и архивист Петренко М.М. прошли онлайн курсы повышения квалификации организованные ТОО «Институт информационных и административных технологий» г.Алматы.

18 августа 2020 года директор архива Руденко М.А. и архивист Ережепова С.С. прошли онлайн обучение по вопросам архивного дела. 22 сентября 2020 года все работники государственного архива прошли техобучение по вопросам оказания государственных услуг.

За отчетный период своевременно информировали работников государственного архива о передовом опыте в архивной отрасли, новых формах и методах работы.

Делопроизводство в архиве ведется в соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан
от 31 октября 2018 года № 703

За 2020 год подготовлены 21 аутентичный приказ по основной деятельности, 14 - по личному составу. Ежемесячно проводилась аппаратная учеба. Ведется регулярный учет проделанной работы. Уделяем внимание вопросам социальной защиты работников государственного архива и ветеранов архивного дела.

ОСНОВНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ

выполнения плана работы Государственного архива

Аршалынского района за 2020 год